En 5 révélations : ce que pensent les acheteurs de leurs outils eAchats (et de la digitalisation)

Vu de l'outil eAchats, les utilisateurs ne sont pas tous les mêmes : ils y a les "professionnels", qui utilisent une ou des applications spécialisées au quotidien (ils ont été 200 à répondre à l'étude*) ; ils y a les "occasionnels" qui, répartis dans les directions métiers de l'entreprise, s'en servent quelques fois dans le mois (ils représentent 1/3 des répondants). Tous ensemble, les répondants appartiennent à 60% à de grandes, sinon de très grandes entreprises. Celles-ci opérant principalement dans les secteurs de l'industrie, du commerce, du transport, de la banque/assurance, de l'énergie. Voici faites les présentations d'usage. Place aux révélations !

Mon cher, mon incontournable, mon vieil outil eAchats

Oui, disent unanimement 84% des acheteurs, ces outils logiciels nous sont indispensables (ils étaient 54% en 2017, 69% en 2018 de cet avis). Et même que... 2/3 d'entre eux s'estiment insuffisamment outillés pour mener efficacement leur travail d'acheteurs !

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En étudiant les outils installés - plus de 1500 pour notre panel de répondants -, on se rend compte que la moitié du parc (47%) a plus de 3 ans. Et que, parmi ces outils, les plus utilisés (gestion de référentiel articles, de référentiel Fournisseurs, de gestion des contrats et de eProcurement) sont... les plus anciens. A contrario, ceux dévolus à la gestion des campagnes fournisseurs, au procure-to-pay, aux informations et indicateurs DD et RSE sont les plus récents, en place depuis moins d'un an.

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Façon "ancien monde"...

Zoom sur l'outil-clé de chaque répondant : défauts et qualités, il n'a aucun secret pour son utilisateur. Voici le portrait-type qu'il en fait (slide 8) : tu es sécurisé, sûr, fonctionnellement robuste et partageur avec mes collègues équipés du même outil mais... tu es mono-tâche, limite égotiste, casanier, plan-plan, asocial, pas responsive pour deux sous ! Du coup, opérationnellement, tu travailles genre "ancien monde", sans capacité décisionnelle ou même prévisionnelle, sans m'être dévoué à l'atteinte de mes objectifs.

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Côté performances technologiques près de la moitié des utilisateurs jugent l'outil parfois défaillant, voire pas optimisé ou même obsolète. Ici, des questions se posent sur la conception de l'outil lui-même tout autant que sur les configurations d'exploitation en entreprise, ou même sur la capacité de la DSI à l'optimiser.

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Editeur, prends garde à toi

Et si... et si chaque répondant avait une baguette magique, un pouvoir décisionnel absolu et des budgets no limit que ferait-il pour améliorer son activité d'acheteur et celle de ses collègues ? Ben, il mettrait le paquet sur de nouvelles briques fonctionnelles (plus d'outils, encore !), sur la robotisation et l'automatisation des tâches répétitives (RPA), sur l'IA mais pas n'importe laquelle (voir ci-dessous). Et puisqu'on lui en donne les moyens , 1 répondant sur 5 serait prêt à jeter son vieil outil pour investir dans une suite toute neuve, up-to-date, quitte à changer d'éditeur !

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L'IA ? oui mais... pour moi tout.e seul.e

Petit rappel au sujet de l'IA. Interrogés l'an passé sur "ce qu'ils attendent concrètement de l'intelligence artificielle", les répondants acheteurs de la précédente étude en comprenaient les enjeux bien ordonnés (et qui commencent par eux-mêmes). Ils avaient essentiellement dit ceci : oui de l'IA pour analyser, traiter en volume et en profondeur les données achats/utiles à l'achat ; oui de l'IA pour optimiser mon efficacité et atteindre mes objectifs de performances ; oui de l'IA pour la prédictibilité des achats qui (me) donne des capacités d'anticipation.

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La digitalisation des achats : même pas peur !

La digitalisation est en marche (forcée ?), qui n'épargne pas les achats. Au point que de manière plus ou moins progressive, plus ou moins brutale ou anxiogène, les acheteurs vont devoir modifier leur façon de travailler. Ainsi mettent-ils en exergue deux conséquences principales de la digitalisation : "une libération de certaines tâches grâce à la robotisation" ; "un changement/un déplacement de (notre) valeur ajoutée d'acheteur". Ils font plus encore preuve de sérénité sur le risque que "l'IT va (leur) imposer un rythme de travail qui lui est propre". Et rejettent l'idée que "la dématérialisation, l'IA et l'automatisation dans les achats génèrent plutôt des contraintes, des tensions, de l'anxiété". Même pas peur, donc.

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De cette étude, ressort exigence et attente impatientes des acheteurs à l'égard des outils digitaux : ils en veulent plus, et des bons. De la robotisation pour les alléger des tâches consommatrices de leur temps. De l'IA pour les aider à mieux comprendre, à mieux connaître, à mieux jouer sur les leviers de performances. Du neuf pour briser le carcan, pour changer de paradigme...

*"L'étude "Révélations UX Achats", a été imaginée et conduite par Media Dell'Arte pour Décision Achats, avec le soutien du CNA et de PwC. L'enquête - dont c'est ici la 3e édition - a été réalisée par mail entre les mois de juillet et septembre 2019. 431 répondants, 300 questionnaires exploités.

Par Philippe Grange, directeur de Media Dell'Arte