Optimisation du sourcing via les VMS : enjeux et bonnes pratiques

Les VMS, catalyseurs de performance pour le sourcing

Les VMS ont redéfini le paysage du sourcing des prestations intellectuelles. Ces plateformes permettent d'automatiser certaines tâches et de rationaliser la gestion des fournisseurs, des appels d'offres et même la contractualisation. En centralisant les demandes et en assurant un suivi en temps réel des performances, elles réduisent les coûts, les risques et les délais de mise en place des prestations. L'utilisation d'un VMS permet de réduire jusqu'à 25 % les coûts administratifs liés à la gestion des fournisseurs.

Cependant, si leur usage offre une transparence accrue et une meilleure conformité aux règles d'achat, leur implémentation ne se résume pas à un simple déploiement technologique. Elle requiert une approche structurée, impliquant l'ensemble des parties prenantes : acheteurs, donneurs d’ordres et fournisseurs.

Structurer son sourcing dans un VMS : les bonnes pratiques

1. Cartographier ses besoins et son écosystème fournisseurs
   Avant tout déploiement, une analyse fine des catégories d'achat et des spécificités métier est indispensable. Cette cartographie permet d'adapter le VMS aux enjeux de l'entreprise et d'anticiper les résistances internes.
    
2. Définir des critères de sélection pertinents
   Un sourcing efficace repose sur des KPIs clairs : compétences, disponibilités, tarifs et références. Un bon VMS intègre ces données pour un matching optimisé entre les besoins et les prestataires. On estime qu’un VMS bien configuré peut réduire de 40 % le temps de sélection des prestataires.
    
3. Intégrer les processus de validation et de conformité
   La digitalisation ne doit pas se faire au détriment de la gouvernance. Il est essentiel d'insérer des workflows de validation rigoureux pour garantir la conformité juridique et financière des contrats.
    
4. Favoriser une expérience fluide pour les utilisateurs
   Un VMS efficace est adopté par tous. Sa prise en main doit être intuitive, avec un accès simplifié aux offres et un reporting personnalisable. Les entreprises ayant investi dans l'expérience utilisateur d’un VMS constatent un taux d'adoption supérieur à 85 %.
    
5. Exploiter l’analyse de données pour améliorer le sourcing
   Certains VMS offrent des analyses prédictives. En exploitant ces données, les entreprises peuvent affiner leur stratégie d'achat et anticiper les besoins en compétences tout en réduisant les coûts de sourcing jusqu’à 20 % grâce à une meilleure analyse des tendances et de la performance des fournisseurs.
    

Un VMS bien exploité transforme la gestion des prestations intellectuelles en un levier de performance stratégique. Son adoption ne doit pas se limiter à un aspect technologique, mais s'inscrire dans une démarche globale d'optimisation et de gouvernance des achats.