Etudier ses achats pour mieux acheter demain : le cas particulier des prestations intellectuelles

Les acheteurs le savent : pour mieux acheter, il importe d’étudier les achats passés. Une approche qui impose un prérequis : disposer de données de qualité. Or les achats de prestations intellectuelles sont souvent le parent pauvre en la matière. Comment contrer cet éparpillement de l’information ?

« Si la Direction Achats a en général une bonne maitrise des achats des prestations intellectuelles auprès de leurs fournisseurs référencés (les partenaires stratégiques, de rang 1, voire les prestataires détenteurs d’expertise de niche, de rang 2), elles n’ont pas toujours de visibilité sur celles délivrées par des fournisseurs non référencés, ces dernières étant souvent pilotées par les directions métiers. D’où un éparpillement de l’information et une impossibilité de réaliser une analyse complète et approfondie » alerte Karine Vigier, directrice générale adjointe de Beteam, expert de l’intermédiation au service des acteurs de la prestation intellectuelle.

Données des fournisseurs de prestations intellectuelles non référencés et couverture des besoins

La règle est simple : « Si vous savez qualifier finement ce que vous avez acheté, vous serez plus pertinent pour vos achats futurs. Par exemple en identifiant des prestataires de petite taille détenteurs d’expertises de niche, mais néanmoins stratégiques » souligne Karine Vigier. Si vous avez lancé un changement d’ERP une année, et que le projet se poursuit l’année suivante, une analyse des prestations passées peut « mettre en lumière une petite Entreprise du Secteur Numérique (ESN) très performante. Vous aurez peut-être intérêt à la référencer en rang 2 et ainsi travailler avec elle sans commission intermédiaire ».

Autre bénéfice : répondre aux besoins réels : « visualiser exactement les profils, ou familles de profils, la séniorité auxquels l’entreprise a le plus recours permettra lors d’une remise en concurrence du panel de fournisseurs référencés, de concevoir un cahier des charges qui collera aux besoins actualisés, relève la directrice générale adjointe de Beteam. Cela peut conduire à intégrer dans l’évaluation des réponses des candidats une pondération plus importante pour un critère, comme les compétences SAP par exemple » pointe Karine Vigier.

Ajuster sa grille tarifaire, faire tomber les préjugés et monitorer les délais

L’analyse peut aussi révéler les besoins non pourvus et leurs raisons sous-jacentes (pénurie d’expertise, grille tarifaire trop contraignante...) ou, en appréhendant les tarifs pratiqués, favoriser l’ajustement des grilles tarifaires : « ce qui est possible si on connait les tarifs journaliers moyens, le tarif maximum par profil, par séniorité, ou par localisation ». Des éléments utiles pour une décision éclairée, qui peuvent être enrichis grâce à une plateforme d’intermédiation telle que Beteam : « nous pouvons mesurer en permanence le respect de la grille tarifaire et rapporter les dérogations faites à une typologie de profils, de séniorité et/ou de localisation. Cela permet d’ailleurs de faire tomber un préjugé selon lequel le recours à des prestataires non référencés couterait systématiquement plus cher. Un préjugé pénalisant pour les opérationnels qui ont besoin de renfort ».

Une gestion centralisée des fournisseurs de rang 2 ou 3 telle que la pratique Beteam permet aussi de sécuriser les prestations en configurant des alertes sur mesure : sur la durée des prestations, ou la part de prestations réalisées par des fournisseurs non conformes au regard de l’obligation de vigilance.

En savoir plus sur l’expertise Beteam.