Comprendre la Conduite du Changement et son Impact sur les Services Achat

La réussite de nombreuses organisations repose sur leur capacité à évoluer rapidement pour s'adapter aux évolutions des marchés, des technologies, de la réglementation, des attentes des clients et d'autres facteurs. Dans ce contexte de transformation continue, la fonction achats joue un rôle de plus en plus stratégique.

La transformation de la fonction achats est un processus qui a été engagé il y a déjà quelques décennies. Elle est passée d'un rôle essentiellement transactionnel à une position hautement stratégique au sein des entreprises. Pour réussir cette métamorphose, il est crucial de mettre en œuvre une véritable gestion du changement.

Aujourd'hui, les entreprises sont confrontées à une multitude de changements, qu'ils soient d'ordre stratégique, organisationnel, méthodologique, technologique ou culturel. En tant que pivot entre les fournisseurs et les clients internes, la fonction achats est directement touchée par ces évolutions. Selon une enquête récente réalisée par GEP, 39 % des responsables des achats considèrent que la gestion du changement et l'intégration des processus sont des défis cruciaux.

Les exemples de changements en achats sont nombreux : mise en place de nouvelles structures organisationnelles, adoption de solutions numériques, promotion de politiques d'achats responsables, optimisation des processus, adoption de l'approche Lean Management (également appelée Lean Purchasing), etc.

Pour réussir ces projets variés, les équipes de direction des achats doivent mettre en œuvre une gestion du changement efficace tout en faisant preuve d'agilité.

Les Étapes de la Gestion du Changement La gestion du changement, également connue sous le nom de management du changement, suit généralement un processus méthodique composé de quatre grandes étapes.

1. L'Initialisation du Changement : Dans cette phase initiale, le responsable du changement, également appelé manager de transition, et son équipe réalisent une évaluation complète de la situation. Ils identifient les défis liés au changement à venir, définissent les objectifs, décrivent les résultats attendus, identifient les parties prenantes clés, à la fois internes et externes, et élaborent une stratégie globale pour mettre en œuvre le changement avec succès.
2. La Communication du Projet : Cette deuxième étape implique un plan de communication pour préparer les parties prenantes à accepter et à soutenir le changement. Il est essentiel d'expliquer clairement le cadre du projet, de décrire en détail les modifications qui affecteront leur travail et de mettre en évidence les avantages attendus pour susciter l'adhésion du plus grand nombre de collaborateurs possible. Les responsables ont ici l'occasion de répondre aux questions et de dissiper toute confusion éventuelle au sein de l'entreprise. Il est essentiel de choisir soigneusement les messages, le ton et les canaux de communication pour garantir une compréhension et un soutien optimaux.
3. La Formation des Équipes : La troisième étape consiste à fournir la formation nécessaire aux équipes concernées afin qu'elles puissent s'approprier pleinement le nouveau cadre de travail. Cela implique généralement de planifier les formations en fonction des besoins spécifiques des collaborateurs.
4. L'Accompagnement des Collaborateurs : La quatrième et dernière phase vise à stabiliser les changements opérés au sein de l'entreprise et à aider les collaborateurs à s'adapter au nouveau cadre de travail. Cela comprend la gestion des craintes et des résistances au changement, ainsi que l'accompagnement personnalisé des collaborateurs.

Erreurs Courantes à Éviter La gestion du changement, en identifiant des bonnes pratiques, met également en évidence certaines erreurs à éviter.

1. Élaborer un Plan Trop Rigide : Un responsable du changement peut être tenté de tout planifier de manière exhaustive. Cependant, il doit être prêt à faire face à des événements imprévus qui pourraient perturber le projet. Il est donc essentiel de prévoir un système permettant de réagir rapidement en cas de besoin.
2. Concentrer les Efforts sur une Période Limitée : Bien que le lancement du projet soit un moment crucial, il est important de maintenir une communication régulière tout au long du processus de gestion du changement. Il ne faut pas tout miser sur le début du projet, mais plutôt s'efforcer de maintenir l'intérêt et l'engagement des équipes sur la durée.
3. Se Focaliser Exclusivement sur les Résistances au Changement : Dans chaque projet de changement, les collaborateurs se répartissent généralement en trois catégories : les promoteurs (20 %), les neutres (60 %) et les opposants (20 %). Bien qu'il soit important de convaincre les opposants, il est souvent plus judicieux de s'appuyer sur les promoteurs pour influencer favorablement la majorité neutre. Cette approche est souvent désignée sous le nom de stratégie des alliés.

En conclusion, la fonction achats est en constante évolution, cherchant à jouer un rôle de plus en plus stratégique et à créer de la valeur au sein des entreprises. La gestion du changement est un élément essentiel pour garantir le succès de cette transformation. Elle nécessite une approche méthodique en quatre étapes, tout en évitant les erreurs courantes qui pourraient entraver la progression vers une fonction achats plus performante et stratégique.