(Tribune) La "Warm Up Session": un levier pour motiver ses fournisseurs

Avantages. Ce type de réunion permet réellement de créer un "buzz" autour d'un appel d'offres. En réunissant les potentiels fournisseurs, le gain de temps est considérable contrairement à un appel d'offres traditionnel par mail où les échanges de mail, d'appels téléphoniques seront interminables. Durant une warm up session, les fournisseurs posent leurs questions directement et profitent des échanges pour avancer sur la rédaction de leurs offres. Cela permet d'impliquer davantage les clients internes dans le processus achat. Pour finir, cette méthode permet de vendre son besoin et de casser le monopole présent sur le marché. En effet, cela permet de les "loger à la même enseigne" et de les faire "saliver" afin d'obtenir des offres compétitives dès le départ.

Dans certains secteurs (ex : transports, énergie, etc.), en phase d'offres, l'entreprise vise à obtenir les meilleures propositions de leurs fournisseurs qui serviront de base aux estimations budgétaires. Ces estimations détermineront le niveau de prix de l'entreprise et donc sa capacité à remporter l'appel d'offres par rapport à ses concurrents. Organiser ces warm-up va donc permettre à l'entreprise de motiver ses fournisseurs qui lui feront leurs meilleures offres. Ces sessions vont donc pouvoir être un avantage concurrentiel pour l'entreprise.

Cette technique est formidable d'efficacité pour peu que la préparation de l'événement soit professionnelle et retenir les trois conseils suivants :

- se placer dans le point de vue du commercial du fournisseur ;

- organiser tout de même des sessions de questions & réponses avec les fournisseurs. En effet, l'expérience montre que les fournisseurs posent relativement peu de questions lors de ces sessions voulant éviter de dévoiler une partie de leur stratégie à leurs concurrents présents dans la salle ;

- conserver un caractère exceptionnel. Le levier de ces sessions sur la motivation des fournisseurs est important. Si par contre, cela devient habituel, l'usure naturelle prendra le pas et alors ces sessions deviendront peu efficaces.

La "warm up session" est une véritable solution face aux différentes problématiques que connait l'acheteur lors d'un appel d'offre. Elle permet de communiquer en "one shot" de manière claire et percutante à tous les fournisseurs, au même moment et au même endroit. On dit bien que qui sème partout ne récolte nulle part.