[Gestion des risques] Organiser la collecte et la vérification des documents contractuels

Un risque complexe à gérer

Alors qu'attendent les entreprises pour collecter et vérifier l'ensemble de ces documents contractuels ? "Les entreprises ne sont pas conscientes des risques encourus, sauf celles qui ont déjà été confrontées à des problèmes", constate Olivier Audino, directeur de Buy Made Easy. Il souligne le coût que représente une bonne gestion de ce risque : "Relancer les fournisseurs, vérifier les documents, les mettre sur un serveur sécurisé, vérifier la validité, etc. Cela exige d'y consacrer une personne à plein temps." D'autant plus que les documents doivent être réactualisés régulièrement, leur validité étant souvent de seulement quelques mois. "Cette réactualisation est très chronophage. Ce qui fait que beaucoup d'entreprises sont hors-la-loi", estime Hicham Abbad Andaloussi, directeur commercial et associé de KLB Group, société spécialisée dans l'implémentation de projets.

Les entreprises sont donc avant tout confrontées à un problème de suivi, de traçabilité de ces documents légaux, afin de s'assurer qu'ils ont bien tous été collectés et qu'ils sont bien valides. Au-delà des problématiques de coûts et de temps évoquées plus haut, il existe donc un véritable problème d'organisation. Premier écueil: les entreprises n'ont pas une vision exhaustive de l'ensemble de leurs prestataires. D'autant moins quand elles possèdent plusieurs filiales et sites de production qui ont chacun leur propre outil de gestion. Jean-Charles Savornin, fondateur de Projectence, société de conseil en organisation, pointe aussi le fait qu'aujourd'hui n'importe quel opérationnel peut contracter avec un fournisseur sans forcément passer par les achats. En s'abonnant à un logiciel sur le cloud, par exemple. Qui donc est au courant que ce contrat existe et qu'il peut exister des risques qui y sont liés? Et même quand la direction achats est à l'origine de la sous-traitance, le suivi du contrat n'est pas assuré: "Les acheteurs se retrouvent souvent complètement déconnectés du marché une fois le contrat signé, ils sont passés à autre chose", observe Bruno Frel, responsable développement sur la thématique achats responsables au sein du groupe Afnor. Autre problématique: selon Jacky Dubuisson, dirigeant de la société d'assistance à la maîtrise d'ouvrage et d'oeuvre Asfalys, beaucoup de dirigeants décident de fermer les yeux quand le fournisseur sélectionné tarde à remettre les documents ou transmet des documents non valides. "Recommencer tout un processus de sélection d'un fournisseur fait perdre du temps à un projet. Et le service risque, de plus, de perdre le budget qui lui était alloué", avance-t-il.

De la bonne gestion des contrats

C'est donc avant tout d'une question d'organisation dont il s'agit. Collecter les documents contractuels ça ne s'improvise pas. Première chose à mettre en place : une bonne gestion des contrats. "Il est impératif d'avoir une rédaction attentive des contrats de prestation de services, notamment quant au régime de responsabilité et à la vérification de l'intégration, souvent en annexes, des exigences techniques qui s'imposent au prestataire", insiste Flore Maunier, responsable juridique chez In Extenso. Ainsi, dès le contrat, doit apparaître la liste des documents que le prestataire est dans l'obligation de fournir ainsi que la fréquence avec laquelle il doit les transmettre. "Des pénalités financières en cas de non-transmission régulière de ces documents doivent être prévues, estime Bruno Frel. Et aucun projet ne doit débuter si l'ensemble des documents demandés n'ont pas été récupérés." David Museur, fondateur de la société de gestion des risques Riskattitude, conseille d'appeler les assureurs avant même de signer les contrats, pour être sûr que le prestataire est bien assuré.

Cette bonne gestion des contrats passe également par de la pédagogie en interne pour faire prendre conscience des risques à nouer des contrats sans que les services juridiques et/ou achats soient au courant. Ensuite, l'ensemble de ces contrats doit être centralisé afin d'avoir une vision exhaustive des prestataires avec lesquels l'entreprise est liée et quelles sont les obligations des deux parties. Il s'agit ensuite non pas de simplement les stocker dans une contrathèque mais bien de gérer chacun de ces contrats tout au long de leur vie. "Un contrat se gère dans le temps: il faut des indicateurs, une équipe dédiée. Cela permet de minimiser le risque dans la gestion de la relation avec le prestataire externe", pointe Stéphane Jullien, directeur de la stratégie informatique chez In Extenso. Notamment en s'assurant de la bonne collecte des documents contractuels. Mais aussi en analysant chacun des documents reçus. "Ces documents sont une photo à un instant T. Ce qui est important, c'est de les analyser afin d'identifier les risques, de prévoir des plans de sauvegarde", pense Hicham Abbad Andaloussi. Par exemple, stocker une attestation d'assurance dont le montant d'indemnisation n'a pas été analysé ne sert à rien.