La carte carburant, un outil de gestion utile

Comptabilité simplifiée

Avec cette carte, la facture des dépenses de carburant et d'autres services consommés (lave-glace, lavage, aspirateur) est envoyée mensuellement à l'entreprise, en version papier ou sous format numérique, via un fichier de données. "Ce procédé évite de saisir un nombre important de tickets, gomme les risques d'erreurs de saisie et permet aux fleet managers et aux services comptabilité de gagner un temps énorme", souligne Julien Rittener, directeur associé du cabinet Five Conseil, spécialisé dans l'optimisation des performances des entreprises. Cette facturation détaille également l'affectation des différents carburants suivant le type de véhicule (utilitaires ou voitures de tourisme), ce qui simplifie la gestion des déclarations de TVA. Enfin, les cartes carburant offrent le même avantage qu'une carte de paiement classique, à savoir le débit quasi immédiat. "Cela évite le paiement condensé de toutes les notes de frais à la fin du mois. Il est ainsi possible de gagner jusqu'à 15 jours de trésorerie", poursuit Julien Rittener.

Les services affectés aux cartes carburant peuvent aussi se matérialiser par la connexion à une interface Web, qui permet d'accéder à l'ensemble des informations concernant chaque véhicule de la flotte en temps réel. C'est un outil de reporting efficace pour être alerté rapidement sur les éventuels abus d'un collaborateur. Voire pour vérifier que des véhicules d'entreprise ne sont pas utilisés le week-end, conformément à la réglementation fiscale.

Piloter précisément la gestion de sa flotte

Le kilométrage, saisi par l'utilisateur sur le terminal de paiement lors de chaque approvisionnent en station, est également remonté par ce biais. Des erreurs ou des approximations peuvent toutefois fausser les données. Afin de s'en prémunir, les gestionnaires de flottes peuvent paramétrer l'utilisation de la carte contre les abus ou les utilisations frauduleuses en cas de perte. Le montant mensuel peut ainsi être prédéterminé, tout comme la zone géographique et les plages horaires d'utilisation. "Nous adaptons également le niveau de services aux besoins des entreprises", indique Thierry Forien, directeur adjoint de Siplec, la filiale des centres E.Leclerc, spécialisée dans les carburants. "Si notre carte est facilement paramétrable, les ETI ou les grands comptes peuvent avoir besoin de l'accompagnement d'un commercial afin de paramétrer les cartes avec leurs logiciels de fleet management et leurs systèmes de gestion."