Une réflexion globale de long terme
Pour les entreprises qui n'avaient pas ou encore très peu acté le télétravail, il est certain que son recours va influer sur le taux d'occupation des locaux. Il amène à réfléchir à l'équipement du télétravailleur et à la prise en charge des frais inhérents. Plus largement, il peut conduire à l'aménagement du flex office. Cette stratégie doit être préparée en amont et les collaborateurs écoutés, sensibilisés et formés pour faciliter leur adhérence. "Il faut leur expliquer que les espaces de travail sont redessinés, non pas dans une optique de réduction des coûts, mais pour coller avec leurs nouvelles habitudes de travail et mieux concilier l'équilibre entre leur vie privée et professionnelle", met en avant Amélie Berruex.
Le flex office est un moyen d'optimiser l'utilisation et le réaménagement des espaces, voire de réguler les coûts. "Partager un poste de travail entre deux collègues concède des économies de surface de l'ordre de 45%, selon la configuration à mettre en place et le référentiel de besoins. En réalité, le ratio réel doit se situer entre 1,1 et 2 collaborateurs par poste, dégageant entre 20 et 40% d'économies", rappelle Bruno Amsellem. Complexe et pluriel, l'immobilier d'entreprise est ainsi une thématique qui doit être abordée de concert avec la DRH, les directions immobilières et financières et la DSI.
"C'est une décision qui ne doit pas être guidée par une stratégie opportuniste court-termiste prise sous un seul prisme. Au contraire, elle doit résulter d'une réflexion globale de long terme sur l'environnement de travail et son adéquation avec les besoins des métiers", rappelle Laurie Bellaïche. Le directeur achats peut être le sponsor de cette mutation, en maîtrisant les drivers et en créant de la valeur, pour la conduire jusqu'à son terme. "Il ne doit pas se cantonner à la maîtrise des dépenses mais doit être producteur et porteur de données intelligentes pour les métiers afin d'aider à la prise de décisions et à la finalisation du projet de transition", considère Laurie Bellaïche.
Mal calibré, l'allègement de la facture immobilière peut avoir de lourdes conséquences sur la productivité, la fidélité et le bien-être. Et les économies peuvent se voir rapidement réduites, voire carrément épongées si des aménagements, des accompagnements ou des services devaient être instaurés pour retrouver un niveau d'efficience acceptable. En bref, accorder sa stratégie immobilière est une mission plus périlleuse qu'il n'y paraît. Cela va nécessiter sans doute des tâtonnements mais surtout un élan collectif.
Zoom - Monétiser ses m² excédentaires
Le contexte économique renverse le rapport de force entre bailleur et locataire. Négocier une rupture anticipée d'un contrat de bail n'est pas une mince affaire, "à moins que le bailleur ait un besoin immédiat de cash", selon Bruno Amsellem, associé Real Estate Advisory chez Deloitte. À défaut, il peut être envisagé de sous-louer une partie des locaux, un entrepôt ou des places de parking jusqu'à la prochaine échéance triennale via un broker, un intermédiaire ou une plateforme de mise en relation.
Amélie Berruex
"Cette manoeuvre sied à la tendance d'ouverture des entreprises qui se veulent moins centrées sur elles-mêmes", remarque Amélie Berruex, partner chez Axys Odyssey. Toutefois, le contrat de bail doit le prévoir. "L'autorisation du bailleur n'est pas forcément nécessaire lorsque le contrat se présente sous la forme de prestations de services, incluant l'immobilier et des prestations associées significatives", avertit Bruno Amsellem. La sous-location peut aussi être envisagée sur de courtes durées, en contractualisant avec des acteurs du coworking par exemple. Dans tous les cas, l'offre étant largement supérieure à la demande, la politique tarifaire doit être prévue pour attirer le chaland. "Il faut offrir un discount de 20 à 40% et témoigner d'une offre de dernière génération dans un secteur géographique privilégié pour faire la différence", indique Bruno Amsellem.
"Le développement du flex office, qui n'est pas dans notre culture d'entreprise, devra être accompagné en interne"
Thibaut Massiet du Biest
Chez Metro, le télétravail est désormais autorisé à raison de deux jours par semaine (hors Covid). "Le flex office n'est pas naturel dans notre culture d'entreprise. Nous devrons accompagner son développement en mettant l'accent sur les conditions de travail pour qu'elles contribuent au bien-être, à la créativité et à la productivité des salariés concernés lorsqu'ils sont sur site", explique Thibaut Massiet du Biest, directeur des services et achats internes chez Metro France.
La question des mètres carrés disponibles va évidemment être à l'étude de manière collégiale courant 2021, mais l'entreprise se concentre aujourd'hui sur la qualité de vie au travail de ses employés, repensant les aménagements. "La dématérialisation des documents nous permet de libérer les zones de stockage", cite en exemple Thibaut Massiet du Biest. Les salles de réunion et les zones de pause se veulent plus attractives, les espaces collectifs plus nombreux et conçus pour le design thinking. Le bureau assis/debout et le ballon ergonomique y ont ainsi fait leur entrée.
Le recours aux outils numériques devrait parfaire l'organisation du travail, notamment pour réserver des espaces individuels ou collectifs. Une fois tous les réaménagements opérés et validés par les équipes, Metro pourrait se pencher sur l'optimisation immobilière de ses sites. L'enseigne ne devrait toutefois pas réduire la surface de son siège social puisqu'elle y déploie de nouveaux métiers pour parvenir à une stratégie omnicanale. "Pour le moment, nous nous adaptons au jour le jour à la crise sanitaire et étudions en parallèle plusieurs solutions immobilières pour les années à venir. Nous ne pourrons les évaluer et veiller à leur validité qu'une fois la période Covid terminée et la visibilité retrouvée", conclut Thibaut Massiet du Biest.
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