Conduite du changement

Malgré cette préparation minutieuse, différents challenges ont dû être relevés. Notamment, l'ampleur du projet, qui n'est pas que PtoP mais bien source to pay (sans la partie facturation) et qui concerne 25 000 utilisateurs. Pour avancer le plus vite possible, les parties prêtes ont commencé, sans attendre que tout soit terminé. Ainsi, le projet Coupa a été lancé l'année dernière et Danone se concentre aujourd'hui sur la partie sourcing. "Le scope du projet a donc sans cesse évolué, ce qui nous oblige à transformer à la fois notre conduite du projet et notre conduite du changement", a résumé Estelle Chambet-Weil.

La conduite du changement est justement le deuxième challenge auquel doit faire face la direction achats de Danone dans le cadre de ce projet. Accenture a mis en place une "training factory" pour faciliter la prise en main de l'outil : les formations sont dispensées dans la langue des utilisateurs pour favoriser une meilleure acceptation. "Il y a un troisième challenge : bien réfléchir à l'organisation une fois le projet terminé. Il faut en effet continuer à l'animer", met en garde Estelle Chambet-Weil.

Enfin, cette dernière a dû passer beaucoup de temps à aller voir chaque direction dans chaque entité afin de persuader tout le monde du bien-fondé d'un tel projet. "La gouvernance est très décentralisée chez Danone, il ne suffisait pas de dire que le projet venait du Comex", a-t-elle expliqué. Et les récentes évolutions n'ont pas simplifié sa tâche. Elle passe désormais beaucoup de temps à convaincre les prochaines régions concernées. Car le projet se poursuit : la moitié du chemin a été parcourue depuis le lancement en janvier 2019.

Des robots ont été mis en place sur la partie des achats directs et Estelle Chambet-Weil espère déployer rapidement des robots sur la partie des achats indirects, afin d'automatiser les tâches répétitives. "Il est important que ce projet source to pay s'accompagne d'une transformation globale des achats : de nouvelles activités émergent, des tâches à faible valeur ajoutée disparaissent... Les acheteurs doivent être accompagnés pour se focaliser sur les activités qu'on souhaite leur faire faire à présent", a conclu Estelle Chambet-Weil.