L'Oréal industrialise ses achats de prestations IT

Afin de gagner en performance, l'Oréal a récemment initié un projet visant à industrialiser ses achats de prestations intellectuelles IT en France. Dans ce cadre, les directions IT et achats ont instauré une PSL (Preferred Suppliers List, ou liste de fournisseurs privilégiés) en 2020. Cela concerne les équipes IT basées en France, qui sont réparties dans 12 entités du groupe et représentent 300 donneurs d'ordre. "Il existait déjà une PSL mais ce projet a été relancé il y a deux ans grâce aux achats, au juridique et au VMO (Vendor Management Office, ndlr) dans le contexte d'un cycle de transformation de l'IT nommé "Road to excellence"", précise Fabienne Thomas, responsable performance et compliance du VMO au sein de la direction IT chez L'Oréal.

Lorsqu'une équipe IT a besoin d'une ressource pour une mission, elle saisit sa demande sur un outil digital nommé My PSL (qui s'appuie sur la solution Oalia). "Nous avons un sourcing desk externalisé de trois personnes qui va ensuite prendre en charge chaque demande et qui va lancer des consultations auprès des fournisseurs de la PSL", relate Fabienne Thomas. En amont, des contrats-cadres ont été conclus avec un certain nombre de fournisseurs, pour lesquels les acheteurs ont négocié des TJM (taux journaliers moyens) maximum.

Trois rangs de fournisseurs

Les fournisseurs sont classés en trois catégories : rang 1 pour les fournisseurs principaux, rang 2 pour les fournisseurs de taille moyenne et rang 3 pour les fournisseurs de niche. "Le but est d'avoir dans le rang 1 des fournisseurs qui répondent au mieux à nos attentes", précise Fabienne Thomas. La PSL en recense actuellement un peu moins de 70. "Notre objectif est d'arriver aux alentours de 50 à 60", confie-t-elle. Auparavant, les fournisseurs de rang 1 avaient la primauté de chaque demande durant cinq jours. C'est désormais de l'histoire ancienne, difficulté de recrutement oblige. "Aujourd'hui, l'objectif est de capter les bonnes ressources le plus rapidement possible. Nous adressons donc tous les rangs en même temps" , détaille Fabienne Thomas. Une fois que les fournisseurs ont répondu à l'appel d'offre sur la plateforme My PSL, les équipes IT étudient la liste et font un choix. Le sourcing desk peut alors être amené à réaliser des négociations concernant le TJM en fonction de la technologie maîtrisée ou du nombre d'années d'expérience du chef de projet. "Grâce à notre plateforme, les contrats d'application sont envoyés directement à nos fournisseurs pour signature électronique", souligne Fabienne Thomas. Les équipes IT récupèrent ensuite les contrats et passent leur commande. Le référencement est dynamique puisqu'une évaluation est effectuée chaque trimestre pour faire rentrer et sortir les fournisseurs de cette liste.

Le temps moyen entre la demande et la contractualisation est de 20 jours

Une adoption rapide

Deux ans après la mise en place de ce projet, le bilan est positif. "L'adoption a été très rapide puisqu'entre 2020 et 2022, nous avons doublé le nombre de demandes et de volume de dépenses", se félicite Fabienne Thomas. Fin 2022, la PSL devrait recevoir 1200 demandes de missions. 98 % d'entre elles sont actuellement satisfaites, selon la responsable du VMO. Le temps moyen entre la demande et la contractualisation est de 20 jours. "Nous menons régulièrement des actions de simplification afin de réduire ce temps", indique Fabienne Thomas. Pour le moment, la PSL traite uniquement les prestations en régie. "Le process est assez bien respecté puisque l'essentiel de la régie passe par la PSL. Le montant de dépense dépasse les 100 M€", précise la responsable de chez L'Oréal. Les forfaits sont, eux, pris en charge par les équipes achats (alors que la PSL est gérée par le VMO, qui est rattaché à la direction IT). En 2023, le groupe souhaiterait passer d'un mode sourcing desk régie à un fonctionnement as a service. "Aujourd'hui, le process est industrialisé mais uniquement en régie. Cette étape nous permettra de passer à une industrialisation totale", explique Fabienne Thomas.