Des besoins insuffisamment couverts par les outils achats

Si les acheteurs jugent que les outils achats sont indispensables à leur activité quotidienne, la plupart d'entre eux estiment que leurs besoins fonctionnels et opérationnels ne sont pas suffisamment couverts. C'est ce que révèle la 7^e édition de l'étude Révélations UX Achats réalisée par Media dell'Arte et présentée le 19 octobre dernier, dans le cadre d'Achats Connect, organisée par Décision Achats. Pour cette nouvelle mouture, Media dell'Arte a exploité 200 questionnaires envoyés à des acheteurs, responsables achats et directeurs des achats. "71 % des répondants ont indiqué utiliser fréquemment, voire quotidiennement un outil eAchats", précise Philippe Grange fondateur de Media Dell'Arte et directeur de cette étude. Celle-ci révèle que les répondants utilisent 1229 outils eAchats, ce qui correspond à un peu plus de 6 outils par personnes répondantes. Parmi ces solutions, 35 % ont plus de cinq ans, 27 % entre 2 et 5 ans et 38 % moins de deux ans. "Certaines solutions, comme les outils de référencement d'articles, de gestion de note de frais et d'e-procurement sont plutôt vieillissantes, quand d'autres sont plus récentes, notamment celles qui traitent de la dématérialisation", pointe Philippe Grange.

Une productivité renforcée

Parmi les points forts des outils, les répondants indiquent qu'ils sont facilement utilisables en télétravail et que les données sont partageables avec leurs collègues en interne. Ils apprécient également leur complétude fonctionnelle. Plusieurs bénéfices ont été mis en avant par l'étude comme le fait qu'ils améliorent la productivité des acheteurs, qu'ils respectent les procédures internes, qu'ils permettent une mise en conformité ou encore qu'ils apportent une aide à la décision. En revanche, les répondants regrettent le fait qu'ils soient peu avant-gardistes (pas d'intelligence artificielle, de machine learning et de prédictions achats) et peu responsives. De fait, 58 % d'entre eux indiquent que les outils mis à leur disposition couvrent moins de la moitié de leurs besoins fonctionnels et opérationnels. Les participants à l'étude ont également fourni des suggestions d'amélioration, à commencer par une meilleure ergonomie pour la prise en main et faciliter l'exploitation de l'outil. Ils souhaiteraient aussi une meilleure adaptabilité aux profils acheteurs et aux différents cas d'usages. Certains proposent de changer la solution pour une autre génération. "Ce n'est pas l'outil qui guide la manière dont nous allons acheter mais celui-ci qui doit s'adapter au process achat", met cependant en garde Xavier Gandiol, responsable ministériel des achats au ministère des Armées, invité à commenter cette étude durant cette table ronde.

S'appuyer sur l'IA pour le sourcing

L'étude a également interrogé les acheteurs sur l'usage de l'intelligence artificielle. La majorité d'entre eux envisage d'utiliser cette technologie pour améliorer le sourcing, réaliser des analyses, des calculs de coût, faire du suivi et de la gestion des risques et des fournisseurs. Par ailleurs, la plupart des répondants estiment que les achats doivent briser les silos et travailler en intelligence collective pour gagner en efficacité. "Cela demande une réorganisation et de s'outiller en ce sens", souligne Philippe Grange.