Fournitures : comment lutter contre le pillage en interne
Limiter les stocks
S'approvisionner en grande quantité contribue, d'une certaine manière, à augmenter les pillages de petites fournitures, surtout si le stock est facilement accessible au personnel. Ainsi, dérober un cahier lorsque la pile est bien garnie est effectivement plus aisé et moins visible que lorsqu'elle ne compte que deux ou trois exemplaires.
De même, si une personne est en charge des fournitures, elle peut être moins regardante dans ses dotations lorsque les volumes restants sont conséquents. " Acheter des produits en vrac constitue un moyen de diminuer le stock et d'améliorer la gestion ", résume Abdelilah Chaoui.
Limiter les stocks, en calculant un seuil minimal pour chaque produit, est également une mesure à envisager, " d'autant qu'elle réduit le temps dédié aux inventaires ", ajoute Thierry Grimonprez. De même, il convient d'éviter les promotions incitatives. " Le salarié en charge de la commande peut être tenté de commander plus que nécessaire, appâté par le cadeau offert passé un certain montant ", met en garde Thierry Grimonprez.
Se cantonner à des références basiques est également recommandé pour limiter les tentations. " Un stylo est avant tout un outil de travail et non un gadget ", rappelle Abdelilah Chaoui.
Idéalement, les fournitures de bureau sont stockées dans un local dédié. Pensez à investir dans des armoires qui ferment à clé pour les ranger. Cela implique de nommer un responsable fournitures, voire un suppléant en cas d'absence. " Il peut choisir de ne distribuer les fournitures qu'une à deux fois par semaine à heure fixe, afin de ne pas être dérangé en permanence ", explique Thierry Grimonprez.
Autre possibilité : affecter une dotation initiale à chaque collaborateur, complétée au besoin et tracée dans un reporting. " Ce suivi aide aussi à identifier les salariés qui "perdent" le plus de matériel tout au long de l'année ", signale Thierry Grimonprez.
Autant de petits gestes anodins qui peuvent permettre de réduire la facture des services généraux...
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L'outil d'e-procurement, pour responsabiliser les collaborateurs
Permettre à chaque salarié de commander soi-même ses petites fournitures de bureau via un outil d'e-procurement (module de gestion électronique des approvisionnements) est la solution préconisée par Anne-Marie Guillemoteau (Effixens).
" Cela permet de soulager l'acheteur de cette tâche et de responsabiliser les collaborateurs, toute commande individuelle venant s'implémenter au suivi collectif. Je conseille de ne pas leur donner accès au catalogue complet du fournisseur mais plutôt de les restreindre aux quelques références que vous aurez sélectionnées au préalable. "
De cette manière, après s'être identifié sur une plateforme électronique par le biais de son réseau interne ou Internet, le salarié consulte les articles mis à sa disposition, constitue son panier virtuel et soumet sa commande, qui n'est expédiée que lorsqu'elle aura suivi le processus de validation interne.
" Un contrôle a posteriori me paraît plus pertinent et moins coûteux qu'un contrôle a priori, recommande Anne-Marie Guillemoteau. Prévoir une autorisation de signature au-delà d'un certain montant de commande, par exemple, est suffisant. Grâce à un contrôle post-commande, l'entreprise peut identifier les collaborateurs en surconsommation et ainsi les rappeler à l'ordre. "
À défaut d'outil d'e-procurement en interne, " vous pouvez déporter celui de votre fournisseur, voire le prévoir lors de la passation de votre appel d'offres, rappelle Anne-Marie Guillemoteau. Tous les grands fournisseurs proposent ce type de solutions et peuvent jouer un rôle de conseil. "
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