Flex office : la méthode Schneider Electric pour accompagner le changement

Publié par Sonia Puiatti le 21 sept. 2017

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Des collaborateurs intégrés aux groupes de travail

18 groupes de travail ont été formés sur la base du volontariat. 160 collaborateurs se sont proposés. "Les salariés pouvaient être pour ou contre le projet, avec une expérience en la matière ou non, précise Marie Jouvray. Travailler avec de vrais utilisateurs nous a permis d'entrer au coeur des demandes des uns et des autres". En effet, les groupes de travail ont dû se pencher sur la transformation externe du bâtiment et le cas du parking. Des règles d'urbanisme ont contraint Schneider Electric à diminuer ses places de parking. L'objectif était de rendre ce changement viable pour tous. Résultat, l'entreprise a accepté de participer aux abonnements de transports à 75% et des véhicules électriques ont été installés pour les déplacements inter-sites dans la région de Grenoble. Pour ceux qui ne peuvent pas se passer de la voiture, la solution proposée a été de constituer des trios de collaborateurs aux profils différents (sédentaire, commercial, utilisateur des transports) de collaborateurs. Aujourd'hui, ces trios doivent se mettre d'accord sur qui utilise la place quel jour de la semaine.

Un suivi plusieurs mois après le déménagement

Des groupes de référents sur les espaces en flex office ont été formés pour discuter de ce qui se passe bien ou ce qui doit être amélioré. Chaque plateau a un référent, tous se rencontrent toutes les 6 à 8 semaines avec le directeur du site pour échanger sur des questions pratiques. "La notion de communauté et d'échange est fondamentale dans un projet aussi lourd de conséquences", avertit Marie Jouvray.

Grâce à cette préparation d'un an et demi, le jour de l'arrivée dans les nouveaux locaux, managers et collaborateurs se sont approprié les différents espaces. "L'équipe projet, ainsi que les managers promoteurs du projet, ont montré l'exemple en s'installant dans des endroits atypiques, pour montrer que travailler et boire un café n'était pas incompatible" relate la manager du changement. Une enquête de satisfaction a été menée jusqu'à fin juin avec un taux de participation de 60%. Parmi les premiers résultats, 90% des collaborateurs recommandent le site à leurs collègues. Sur la plupart des indicateurs, le taux de satisfaction est supérieur à 80%: impression d'avancer plus vite, gain de temps pour se rencontrer, bien-être dû à la possibilité de changer d'espace de travail... "L'adhésion n'était pas gagnée au début, cela nous a demandé du temps et beaucoup d'écoute", conclut Marie Jouvray.