Enjeux RSE et nettoyage peuvent faire bon ménage !
Un cahier des charges fonctionnel, un outil qui sied aux enjeux RSE ?
Pour faire émerger des solutions innovantes et créatives, rédiger un cahier des charges fonctionnel semble indiqué et propice à l'atteinte des objectifs RSE. Au rédacteur d'identifier différentes typologies de besoins (bureau de la direction générale, bureaux de passage, locaux techniques...), en recueillant pour chacune le niveau d'exigence fonctionnelle attendu.
"Agrémenter le cahier des charges de photos d'une salle que vous jugez propre permet au prestataire de mieux appréhender vos attentes", conseille Pierre Ravenel. Pour optimiser le contrat, il s'agit de jouer sur les niveaux de propreté selon les locaux et la perception des usagers.
"Il faut inciter le prestataire à entrer dans une nouvelle démarche, en lui adressant un cahier des charges fonctionnel qui détaille poste par poste le résultat avec le niveau de performance attendu et en l'invitant à proposer des solutions innovantes. Cela peut le conduire à optimiser l'encadrement et les plages horaires, en recourant à une même équipe sur deux sites ou en confiant des tâches annexes au nettoyage à l'équipe en poste, par exemple. Ou encore à utiliser de nouveaux types de matériel ou à optimiser le taux d'utilisation des produits en définissant des ratios. Avec une telle démarche, on peut réduire les budgets de 10 à 15 %, sans dégrader le service rendu ni affecter les marges du prestataire", détaille Alain Alleaume. Reste, ensuite, à opérer l'arbitrage le plus avantageux entre les candidats en lice.
Certains directeurs achats misent sur un unique interlocuteur national, là où d'autres privilégient une myriade de pme locales pour encourager l'emploi. Il n'y a pas une solution meilleure qu'une autre si ce n'est celle qui tient compte de la culture de l'entreprise, de son organisation et de ses emplacements géographiques. "L'allotissement des contrats de facility management est parfois un bon levier qui ne se traduit pas forcément par un surcoût d'achat", rappelle Pierre Ravenel. Actuellement, les grands groupes cherchent plutôt à globaliser leurs contrats de FM. Les établissements de taille intermédiaire semblent eux aussi souvent emprunter cette même direction. À juste titre ? Selon Pierre Ravenel, "cela peut se révéler bénéfique pour diminuer les coûts directs et réduire le temps alloué à la gestion des contrats lorsque vous occupez un très vaste immeuble sur Paris ; à condition que le prestataire choisi soit mature et à même de proposer des plans de progrès sur le long terme."
Enfin, une réflexion doit être menée sur les moyens de contrôle à mettre en place pour un pilotage efficace des prestations, d'après Alain Alleaume. "Inclure dans le contrat un système de bonus/malus doit être envisagé pour garantir sa bonne exécution. Courante dans d'autres domaines, cette pratique est bien plus récente sur cette famille d'achat." En bref, tout doit être mentionné et décrit, le plus en amont possible.
Témoignage
Rémy Peltier, directeur des achats au sein de CNP Assurances
"Nous avons un unique interlocuteur tout en faisant travailler de petits artisans en régions"
En 2014, suite à la passation d'un appel d'offres nettoyage et hygiène, CNP Assurances retenait le groupe Challancin pour son approche humaine et son management d'équipe. Depuis, le prestataire assure le nettoyage du siège parisien - qui s'étend sur 40 000 m²- et de deux sites secondaires en régions - qui représentent respectivement 20 000 m² et 2 500 m² ; les antennes en régions éloignées étant confiées à des partenaires locaux. "Nous avons un unique interlocuteur tout en faisant travailler de petits artisans en régions", se réjouit Rémy Peltier, directeur des achats. La rédaction du cahier des charges s'est faite collégialement pour garantir l'adéquation entre les besoins exprimés par le client, la Direction de l'exécution des travaux, les impératifs à respecter selon l'activité (locaux de bureaux, parties communes, sanitaires, restauration, locaux informatiques, auditorium...) et la part RSE. "Prochainement, nous allons ouvrir une discussion afin d'étendre les prestations en journée pour contribuer au bien-être social", précise Rémy Peltier.
Régulièrement, la qualité du nettoyage est appréciée d'après une grille d'évaluation objective et exploitable, établie par le client et le prestataire. "Au final, cette relation qui se tisse au fil du temps au travers du dialogue et de l'échange devient le gage de la bonne moralité du contractant. Cela ne dispense pas pour autant des contrôles et des obligations légales", nuance Rémy Peltier. Sur cette famille d'achat, le prix doit être appréhendé au plus juste, d'après ce dernier. "Il ne faut pas commettre l'erreur de chercher à faire des économies à tous crins sur cette prestation. Il faut en faire, bien entendu, et c'est le travail de l'acheteur. Mais ne perdons pas de vue que les salaires représentent la part la plus importante des charges de ces prestations. Pour en réduire le coût, il convient d'activer d'autres leviers."
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