(Tribune) eSourcing : la démarche pour des appels d'offres en ligne réussis

4. Le sourcing

Cette étape est optionnelle mais dans la mesure du possible, il convient d'élargir son panel fournisseurs. Il s'agit de l'étape de sourcing et préqualification de nouveaux entrants.

Le sourcing, bien que chronophage peut se révéler très utile pour relancer la compétition vis-à-vis des fournisseurs dans le panel. Prenons l'exemple d'un appel d'offres réalisé par une société sous-traitant dans le domaine de l'automobile. Celui-ci concernait l'achat de joints, une étape de sourcing avait permis de qualifier un nouveau fournisseur. Après négociation en enchère inversée, ce fournisseur a permis de réaliser une économie de 30 % sur les prix historiques. Les fournisseurs historiques ont eux-mêmes baissé leur prix de près de 30 %. L'acheteur a indiqué que cette consultation lui a également donné des informations importantes pour négocier auprès des fournisseurs historiques d'autres familles de produits non concernées par le premier appel d'offres.

5. La création des éléments structurants pour recueillir les offres techniques et prix :

Deux types d'éléments sont identifiés : les questionnaires et les grilles de cotation.

- Le questionnaire est utilisé pour valider les éléments techniques et la capacité du fournisseur à répondre au besoin. Il s'agit d'une étape préliminaire qui doit être suivie de vérifications par l'acheteur par exemple lors d'un audit.

- La grille de cotation est principalement utilisée pour recueillir les éléments financiers, prix produits, transport, emballage... Bien souvent, par manque de temps ou toute autre raison, l'acheteur se contente de demander les prix des produits sans décomposition du prix. Hors c'est grâce à cette décomposition de prix que l'acheteur va disposer des clefs pour réaliser une bonne négociation. De plus, pour comparer efficacement les offres, l'acheteur doit prendre en compte le coût d'acquisition global et pas uniquement le prix produit. Les éléments de ce coût sont soit des réponses fournisseurs (prix produits, packaging) soit des éléments connus de l'acheteur et intégrés comme données masquées ou visibles des fournisseurs et prises en compte pour le calcul du coût complet (exemple : frais d'approche usines).

Si cette démarche en 5 étapes ne peut garantir un succès, l'acheteur aura au moins mis en oeuvre tous les éléments pour y parvenir et bien souvent son appel d'offres permettra le choix de fournisseur(s) efficace(s), répondant au besoin et aux attentes des clients internes et proposant des conditions attractives voir de réaliser des économies.