Comment (bien) acheter la participation de son entreprise à un salon?

Bien rédiger l'appel d'offres

Un bon appel d'offres à destination des agences de design d'espace, c'est partager le maximum d'informations sur la vision et les valeurs de l'entreprise. "Il est important que les agences comprennent qui vous êtes pour pouvoir imaginer votre marque en volume et mettre en scène votre état d'esprit. Parlez des produits et/ou des services que vous souhaitez mettre en avant sur votre stand", insiste-t-il.

Et pour réaliser des économies, il vaut mieux limiter le nombre de candidats, pour une économie pouvant aller jusqu'à 5%. En effet, les agences de design augmentent les coûts de leur prestation - et donc des stands - pour rentabiliser le temps passé sur des projets non-retenus. De plus, les meilleurs candidats ont tendance à ne plus répondre aux appels d'offres très concurrentiels. Pour l'annonceur, ce n'est donc que perte de temps en interne, dans la sélection des candidats, pendant la rédaction du cahier des charges et la période d'échanges avec les agences en lice.

FG Design recommande donc de respecter "la règle de trois": solliciter 3 agences par appel de projet, passer 3 jours maximum sur l'étude des dossiers, et établir des contrats de 3 ans. "En respectant cette règle, vous faites baisser les frais d'études et donc le coût de votre stand. Vous prenez également en compte la charge de travail pour vos collaborateurs qui participent au projet", souligne Xavier Pommier. Il est aussi important de recevoir les agences et de ne pas "acheter sur le papier", et de définir les budgets pour orienter les designers et éviter le "trop" ou "pas assez".

Une fois les délais donnés aux agences, reste encore à finaliser le projet. La signature du contrat ne signifie pas que le stand est prêt à sortir, il y a toujours du temps avant la livraison et donc des détails à régler.

Optimiser son ROI salon

Dans un premier temps, il convient de définir un objectif "smart", c'est-à-dire spécifique (il concerne un salon), mesurable, acceptable en interne, réaliste et temporellement défini (sur la durée du salon ou bien après). En effet, le CA généré par la présence sur un salon peut se mesurer très tard après sa clôture. Par exemple, un objectif "smart" serait l'augmentation du nombre de prospects chauds de 15% sur le salon Y, par rapport à l'édition précédente. Car pour prétendre augmenter son taux de prospects, encore faut-il savoir combien il y en a eu la fois dernière.

Pour mesurer les résultats, il convient de mesurer les résultats par des outils: des fiches contact, une appli reliée au CRM, le tracking des zones froides et chaudes, et d'en dégager des indicateurs de performance qu'il faudra étudier pour savoir si le salon a fonctionné. "Selon les outils que vous utilisez, vous obtiendrez des indicateurs de performance quantitatifs ou qualitatifs. Tous les indicateurs possèdent des temporalités différentes qui peuvent être utilisées avant, pendant ou après le salon", ajoute Xavier Pommier. Des mesures correctives pourront alors être définies pour le prochain salon.