À la diffusion de la culture digitale achats
Une fois les bases de la culture digitale achats plantées, il faut encore que celle-ci se déploie sans se déliter. Construire un écosystème de relais achats permet de maintenir la culture achats et d'essaimer auprès des nouveaux prescripteurs. Car la vraie difficulté concerne le maintien de la compétence dans l'utilisation des outils mis en place. "Un projet de digitalisation achats est une oeuvre collective, souligne Eric Bardet. C'est pourquoi nous avons intégré un volet achats dans le pack RH. Les nouveaux arrivants sont donc informés de la vision, des projets et des outils achats en place."
Pour pérenniser cette digitalisation des achats, cette culture digitale achats, il est nécessaire de remobiliser sans cesse la communauté des utilisateurs autant que celle des fournisseurs. "Aujourd'hui, tous les éditeurs sont sur des stratégies de " continuous delivery " , de mise à jour permanente, donc il faut que tout le monde soit capable de suivre le rythme. Un bon schéma directeur achats consiste à faire en sorte que la tactique de jeu soit toujours la même", estime Eric Bardet. Pour animer l'écosystème, tous les moyens sont bons : lab achats, rencontres achats, ou encore création d'un POC pour donner envie à un DGS ou une direction métier d'embarquer dans la transformation. Catalyser l'attention de tout l'écosystème autour de la vision achat digitalisée fait partie de l'équation pour réussir le passage à l'échelle des achats publics digitalisés.
Témoignage : L'approche brique par brique du CHU de Montpellier
Parce que le CHU de Montpellier est l'un des 10 plus gros CHU du pays et parce que la mise en place des GHT a bouleversé son fonctionnement initial, la direction des achats a dû effectuer une mutation importante pour devenir une fonction support centralisée et adopter une organisation en miroir afin de répondre aux besoins de fonctionnement du GHT. "D'un point de vue périmètre, l'organisation en miroir permet aux acheteurs d'être plus focalisés sur un domaine achat. Et la relation fournisseur est pilotée par les gestionnaires de marché, explique Florence Marquès, directrice des achats et approvisionnements. Cela permet de faire émerger un métier avec une vraie dimension de suivi." L'approche de la directrice achats s'est voulue pragmatique et efficace. "Nous avons abordé ce changement brique par brique plutôt que via un ERP global, car la centralisation de plusieurs établissements hospitaliers est complexe. Le GHT compte neuf hôpitaux sans lien hiérarchique entre eux. Il nous fallait donc avant tout apprendre à acheter ensemble." Dans un souci de supprimer les doublons et de sécuriser les achats, Florence Marquès a mis en place un cockpit achats. "Cela permet de faire ressortir la performance achat en donnant tous les chiffres clés au top management, mais aussi de rassurer les acheteurs en leur donnant de la visibilité sur leur activité. Mais avant de digitaliser au niveau du territoire, il nous faudra consolider notre approche achat commune et donc beaucoup communiquer sur les premiers succès."
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