[Parole d'expert] Vers une automatisation des notes de frais de l'Hémicycle

Aujourd'hui, les députés de l'Assemblée nationale doivent rendre des comptes, et déclarer toutes les dépenses engagées dans le cadre de leur mandat. Cette évolution réglementaire stipule que ces derniers, à l'image des contribuables, doivent désormais intégrer la gestion des notes de frais dans leurs habitudes quotidiennes. D'ailleurs, cette pratique n'est pas inconnue de certains de nos confrères européens. En Suède, les élus du peuple déclarent leurs frais de mandat et toutes leurs dépenses sont contrôlées pour éviter les dépassements éventuels. Ces derniers mènent un rythme de vie des plus simples : ils voyagent en classe économique et déjeunent à la cantine. Les parlementaires britanniques quant à eux voient leurs notes de frais passées au crible par des autorités indépendantes.

Vers plus de transparence des frais de mandat des parlementaires

Source de polémiques récurrentes, les notes de frais de l'Hémicycle doivent aujourd'hui être justifiées et engagées dans le respect de certaines limites. En effet, une nouvelle loi a été votée en vue d'encadrer le remboursement des frais professionnels des parlementaires. Les notes de frais doivent désormais être justifiées et seront soumises à des contrôles de conformité. Cette évolution réglementaire est une mesure qui va contribuer à installer une meilleure transparence de la vie politique, qui est d'ailleurs une demande très forte des français : d'après un sondage réalisé par l'institut Elabe pour BFMTV, 76 % des Français estiment que la plupart des figures politiques fait passer son intérêt personnel avant l'intérêt général. Il est à rappeler qu'avant cette réforme, aucun encadrement n'était appliqué sur les frais des parlementaires. Alors que maintenant, il existe une liste des dépenses autorisées, les frais engagés sont tenus d'être justifiés, un contrôle aléatoire sera exercé et chaque député sera au moins contrôlé une fois lors de la législature.

Dans le cadre de la loi de moralisation, l'IRFM (indemnité représentative de frais de mandat), qui était jusqu'alors très généreuse, sera remplacée par un nouveau dispositif : une enveloppe en guise d'avance sur frais de mandat, avec un montant mensuel fixé actuellement à 5 373 euros nets. Députés ou pas, la gestion des notes de frais est toujours chronophage ! Il est temps pour les députés de s'atteler à la tâche. Pour cette délicate mission, les élus de l'Hémicycle ne doivent pas oublier leur ticket de restaurant ou le ticket de train, pour justifier les dépenses engagées dans le cas d'un éventuel contrôle. D'ailleurs, certains députés ont exprimé leur mécontentement quant au fait d'être dans l'obligation de garder tous leurs justificatifs.

Cet effort de transparence implique une gestion rigoureuse des frais de mandat, les élus sont amenés à respecter la liste des frais admis et garder précieusement les fameuses pièces justificatives pour chaque dépense engagée. Or, ce processus est fastidieux et chronophage : que vous travailliez dans une entreprise ou que vous soyez représentant du peuple à l'Assemblée nationale, la gestion des notes de frais est toujours une tâche rébarbative et sans réelle valeur ajoutée.

Aujourd'hui, il est plus simple de gérer les dépenses professionnelles via une solution dédiée plutôt que le faire sur un tableur Excel en attachant tous ses justificatifs papiers ! Imaginez le temps que perd chaque député à déclarer toutes les dépenses engagées dans le cadre de son mandat. Qu'en est-il du contrôle ? Réviser les notes de frais de 577 députés n'est pas une mince affaire.

Face à cette problématique, l'automatisation est la clé

La transformation numérique touche tous les secteurs et la vie politique ne doit pas en être épargnée, nos décideurs doivent être à la pointe du progrès technologique. Il existe aujourd'hui des solutions intelligentes pour gérer les dépenses professionnelles. Plusieurs entreprises ont franchi le cap de la gestion automatisée des notes de frais et en sont vraiment satisfaites. La technologie intervient ici pour répondre à cette problématique avec un impact négligeable sur le budget de l'Etat. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises ont migré vers le tout digital pour la gestion des notes de frais. Cette attitude apporte son lot d'avantages pour tous les intervenants. Qu'il s'agisse du député qui doit déclarer toutes ses dépenses ou de l'organisme chargé d'effectuer le contrôle de ces notes de frais.

Par Karim Jouini, CEO d'Expensya