La mairie de Clamart, en quête d'agilité

> Vous avez été nommé il y a un peu plus de 6 mois directeur de la commande publique de la ville, comment s'est passée votre prise de poste? Quelle a été votre première action?

Il faut savoir que la ville de Clamart compte 900 agents et gère un budget global annuel de 190 M€ dont un volume d'achats d'environ 70 M€ par an. Je suis arrivé il y a à peu près 6 mois avec pour mission de faire évoluer la fonction en développant l'aspect économique de l'acte d'achat. Ma première action a donc été de reconstituer les équipes en recrutant des juristes acheteurs c'est-à-dire des profils qui ne soient pas uniquement juriste marché mais aussi doté d'une palette de compétences économiques pour mener une activité de sourcing, de négociation et de suivi fournisseurs. L'équipe, composée de huit personnes, est donc passée d'un pilotage très juridique à un pilotage beaucoup plus axé achat pour améliorer notre performance et gagner en agilité. Aujourd'hui entre 80% et 90% de la dépense est couverte par la commande publique or l'une des volontés de l'équipe municipale est d'avoir 100% des dépenses couvertes à horizon 2020, sans oublier la sécurité juridique de nos procédures.

> Comment instiller plus d'agilité malgré la contrainte réglementaire?

Le haut niveau de sécurisation juridique que nous recherchons n'est pas contradictoire avec la performance économique. Afin de mettre plus d'agilité dans nos processus achat nous allons déployer une démarche de simplification des procédures. Ce sera l'un des gros projets de la fin de l'année. L'objectif est de faire en sorte de respecter le cadre réglementaire mais sans aller au-delà de ce qu'impose le Code des Marchés Publics afin d'aller plus vite et d'être plus efficace. Nous devons mieux exploiter les différents outils achats dont nous disposons. Cela veut dire par exemple mieux utiliser la PCN (une procédure concurrentielle avec négociation). Nous allons doter la ville d'un outil de gestion de la relation citoyen (GRC) pour donner la possibilité aux citoyens de faire leurs demandes et démarches en ligne. Pour ce marché là nous avons pu utiliser la PCN ce qui nous permettra de négocier et de rencontrer les candidats. Mais c'est une procédure un peu lourde qui nécessite de poser un cadre. L'agilité se trouve aussi dans notre capacité à intervenir le plus en amont possible en faisant des études marché et du sourcing afin d'apporter un meilleur service. Ce n'est pas dans la culture du secteur public tout l'enjeu est donc d'arriver à faire monter à bord les prescripteurs et les services.

> Justement comment comptez-vous vous y prendre?

Je mise sur la preuve par l'exemple. C'est à mon sens en réalisant du sourcing pour certaines directions, sur certains projets que la pratique du sourcing entrera dans les pratiques courantes. Un bon exemple est le sourcing régional et européen que nous avons réalisé sur un marché de travaux dans le cadre d'un projet d'école. Il y avait sur cette famille d'achat un réel besoin d'élargir le spectre des entreprises qui répondent habituellement. car soyons clair il ne s'agit de faire du sourcing systématique sur tout. La stratégie de sourcing sera utilisée dans les cas particuliers où cette technique est opérante. Par exemple sur des familles d'achats où il existe de fortes contraintes à l'achat et sur des marchés où il y a une moindre concurrence.

> Pourquoi avoir entrepris une démarche de certification ISO 9001?

Ce projet a été initié avant mon arrivée mais c'est aussi un moyen de gagner en agilité. L'objectif est de faire certifier la management de la commande publique de la ville autrement dit de sécuriser nos processus. Pour le prescripteur c'est une marque solidité avec la garantie de la mise en oeuvre d'un système d'achat fiable. Et pour les fournisseurs c'est un signe fort de transparence et de confiance. C'est un chantier important qui aboutira en fin d'année et se sera étaler sur un an. Nous sommes en train de voir quelle famille d'achat nous allons faire certifier en premier, celles sur lesquelles l'impact sera le plus important pour contribuer à développer la confiance fournisseurs qui est un axe majeur à travailler.

> Comment comptez-vous développer la relation fournisseurs?

Nous allons travailler à la mise en place d'une stratégie globale pour améliorer la relation fournisseurs. Le premier objectif est bien sûr de se faire connaître par le biais de salons, de la pratique du sourcing, par la communication à travers différents supports, etc. Notre volonté est de faire en sorte que nos fournisseurs ne se positionnent pas ou plus en simple exécutants mais en partenaires. Pour cela nous devons les motiver à faire partie de notre coeur de panel. Cela passe par des contrats établis sur des durées importantes, des délais de paiement respectés mais aussi par la création de revues de contrats régulières avec les fournisseurs stratégiques. Il est important de leur faire un retour d'expérience et de partager avec eux la stratégie de la ville. Nous allons aussi travailler les modalités d'accès des PME à nos marchés. La question de la motivation des fournisseurs est centrale. C'est une réflexion globale à mener. Il faut également trouver le meilleur moyen de les inscrire dans une logique d'évaluation afin de pouvoir mesurer leur performance et ne plus se limiter au simple suivi de la bonne exécution d'un marché. En somme accentuer l'exigence au même titre que la transparence pour créer un climat de confiance.

> Cela fait beaucoup de conduite de changement, les équipes sont-elles réceptives?

Les équipes achats sont très intéressées par ce programme de changements. Même si les acheteurs ont une formation de base essentiellement juridique ils sont animés par cette volonté de prendre le train de la transformation. Étant donné les contraintes et les baisses de financements à venir, la quête de performance n'est plus une option. Nous sommes tous conscients que nous allons devoir faire autant avec moins de ressources. Pour la ville de Clamart on parle de 130 à 140 marchés annuels, ce n'est pas rien. Bien sûr, tous ces changements seront expliqués par le biais de formations à destinations des prescripteurs et des services ainsi qu'à travers un guide de procédure interne.