Renégocier ses contrats

Christophe Drezet est consultant au sein du cabinet de conseil Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

Si l'environnement économique crée de nouveaux challenges pour les «acheteurs voyages», il génère aussi de nombreuses opportunités, notamment en matière de révision des accords avec les prestataires du secteur (hôtels, transport aérien, etc.). En effet, renégocier un contrat est devenu une pratique commune au sein des entreprises qui cherchent à pérenniser leurs relations fournisseurs tout en rentabilisant au mieux leurs investissements. Cette démarche est la véritable clé de voûte d'une stratégie achats durables. C'est la raison pour laquelle de plus en plus de contrats contiennent une clause de renégociation. Les avantages sont multiples pour les deux parties. Côté entreprise, cela permet de réévaluer les attentes en fonction des besoins exprimés, des dépenses consolidées ainsi que des éventuels retours des clients internes. C'est également la preuve que les contrats sont bien pilotés et qu'une véritable veille du marché est effectuée.

Une opportunité de benchmark pour le fournisseur

Côté fournisseurs, une renégociation est l'occasion de prendre du recul par rapport à l'accord en vigueur et de prouver qu'il est capable de répondre au mieux aux besoins constatés. C'est aussi un moyen d'être force de proposition et d'optimiser les conditions du contrat. Cela lui permettra de prendre un temps d'avance sur les attentes client et, par conséquent, de repousser l'éventualité d'un appel d'offres. Car, sur des marchés comme celui du voyage, il existe une certaine volatilité des clients, due en partie à l'uniformisation de l'off re et à une technologie fluidifiant les processus. Au moment de la révision d'un contrat, deux approches sont possibles: soit renégocier avec le fournisseur déjà titulaire du marché (négociation de gré à gré suite à une relation commerciale établie, etc.), soit se lancer dans un processus d'appel d'offres pour les contrats les plus anciens. La durée moyenne des contrats dans les voyages d'affaires est de deux ans pour l'aérien (avec renégociation des tarifs annuels), entre trois et cinq ans pour l'agence de voyages entre deux et cinq ans pour les loueurs et un an pour l'hébergement.

Cartographie des dépenses et identification des objectifs

Dans le cas d'une renégociation, il est primordial que l'entreprise ait procédé a priori à une cartographie de ses dépenses et de ses besoins afin d'identifier les objectifs à atteindre. Pour cela, elle pourra se baser sur un reporting (centralisé ou multisource) mis à sa disposition par ses prestataires: agences de voyages, cartes logées, compagnies aériennes, hôteliers...

Par ailleurs, elle aura tout intérêt à avoir une bonne visibilité sur les bonnes pratiques marché afin de mener la négociation de manière optimale et obtenir des conditions avantageuses.

Les points de renégociation peuvent être divers, s'adaptant aux besoins fluctuants de l'entreprise: révision des délais de paiement, ajout ou suppression de services, réajustement des éventuels paliers d'incentives... Bien évidemment, la relation préexistante avec le fournisseur est un terrain propice à l'échange et permet d'éviter le superflu tout en se concentrant sur les points-clés et faire un état des lieux des dysfonctionnements du précédent contrat. Le but étant d'atteindre, dans l'idéal, un accord «gagnant-gagnant» où aucune des parties n'est lésée.