Négocier comme dans le privé

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La négociation est un élément-clé de l'acte d'achat. Les acheteurs privés, qui bénéficient d'une liberté d'action importante et d'un environnement juridique moins restreint, sont souvent rompus à ce genre de pratique, à l'inverse de certains acheteurs publics. Pourtant, cet écart est facilement rattrapable. En effet, l'un des principaux points d'amélioration consiste d'abord à mieux préparer les séances de négociation avec les fournisseurs.

La notion même de négociation n'est pas antinomique avec les principes de la commande publique. Elle est le fruit de décisions rationnelles prises par des acteurs mutuellement dépendants, recherchant des résultats acceptables et durables pour chacune des parties. Ainsi, les principaux critères d'une négociation réussie sont l'efficacité mais aussi la transparence.

Dans ce contexte, trois éléments fondamentaux sont nécessaires pour préparer et réussir une négociation achats. Le premier est la définition d'une stratégie achats. Elle se compose de l'analyse du marché fournisseurs et de l'analyse des leviers achats. Une bonne connaissance du marché fournisseurs permet de cerner au plus juste la position dans laquelle se présentera le candidat lors de la négociation. Toutes les techniques de collecte d'informations sont donc recommandées: recherche Internet, participation à des salons, lecture de revues spécialisées, avis des services techniques...

Concernant l'analyse des leviers achats, il convient d'en distinguer trois: internes, externes et organisationnels. Ces leviers représentent les ressources détenues par l'acheteur pour négocier en sa faveur. Par exemple, l'effet volume permet de déterminer son importance en tant que client; une mise en concurrence régulière agit sur les prix qui seront proposés lors de la négociation tandis que l'amélioration des processus internes permet de réaliser des gains de productivité partageables entre acheteurs et fournisseurs.

Se doter d'une tactique de négociation

Après avoir déterminé la stratégie achats, la deuxième étape consiste à se doter d'une tactique de négociation. Celle-ci doit traduire les objectifs à atteindre. Il faut définir trois points cruciaux: d'abord, le «contrat acceptable» (CA) correspond à un accord a minima selon les exigences de l'acheteur; ensuite, le «résultat souhaité» (RS) s'approche de la négociation la plus favorable aux objectifs de l'acheteur; enfin, la «meilleure alternative à une non-négociation» (MANN), qui pare l'éventualité d'une rupture entre acheteur et fournisseur durant la négociation. Ces trois thèmes réunis constituent un triangle à l'intérieur duquel l'acheteur se situe toujours tout au long de la négociation.

Enfin, en se basant sur les deux éléments précédents, l'acheteur doit également rédiger des scripts de négociation, en formalisant des scénarios. Il peut exister autant de scripts que de points à négocier, chacun d'entre eux, établi en collaboration avec l'équipe de négociation, devant inclure les objectifs à atteindre. Tout au long de la négociation, chaque membre de l'équipe bénéficiera d'un périmètre défini et à respecter, permettant de conserver une ligne de conduite. Ce qui lui assurera un poids accru.

L'expert

David Moore est manager au sein de Factea Sourcing, un cabinet de conseil en stratégie et en amélioration de la performance, spécialisé notamment dans l'optimisation des achats des entreprises et des collectivités territoriales.

Par David Moore, du cabinet Factea Sourcing