Les réunions virtuelles, une alternative aux voyages d'affaires

@ TANDBERG

A la suite de la mise en place de la visioconférence dans vingt-deux de ses filiales à travers le monde, l'opérateur téléphonique Vodafone affirme avoir réduit de 25% ses voyages d'affaires entre janvier 2006 et avril 2008, soit 40000 voyages évités pour la seule année fiscale 2007-2008. Outre une économie de plusieurs millions de dollars sur le budget transport, le groupe britannique insiste sur l'augmentation de la productivité de ses cadres, qui s'épargnent la fatigue et le stress de voyages express. L'impact écologique est également sensible: grâce à la baisse du nombre de déplacements, 17 000 tonnes d'émissions de dioxyde de carbone ont été évitées par l'entreprise l'année dernière.

A l'image de Vodafone, de plus en plus d'entreprises utilisent la visioconférence pour remplacer des déplacements professionnels. L'année 2009 verra-t-elle ainsi une baisse drastique des voyages d'affaires à travers le monde? Pour l'Institut Gartner, spécialiste des prévisions sur le marché informatique, cela ne fait aucun doute. «Dans les conditions économiques actuelles, les entreprises doivent s'interroger sur la nécessité de chaque rendez-vous», estime Robin Simpson, analyste chez Gartner. A l'instar de sa société qui a annulé la moitié de ses conférences à l'international pour l'année en cours, Robin Simpson prédit une baisse globale des voyages d'affaires, particulièrement coûteux pour les entreprises et la planète. Le World Wide Fund (WWF), une ONG agissant pour la protection de la nature, estime ainsi que la moitié des émissions de CO2 des entreprises est générée par les voyages d'affaires. Parmi ces derniers, les déplacements en avion sont les plus polluants.

Dans ce contexte, la visioconférence, encore appelée vidéoconférence, apparaît comme une solution pour réduire les coûts et l'impact environnemental des entreprises. D'ici trois ans, prédit Gartner, les solutions de réunion virtuelle disposeront d'une haute définition telle qu'elles seront en mesure de remplacer 2,1 millions de billets d'avion. Cette prédiction a été classée parmi les dix plus importantes de l'institut pour l'année en cours. D'après un récent sondage commandé par le fournisseur de réseaux Easynet Global Services, 60% des entreprises européennes pensent d'ailleurs que la vidéoconférence permettrait une nette diminution de coûts. Une société sur quatre évalue les économies potentielles à plus de 30% de son budget voyages.

Les principaux prestataires de ce marché en devenir se frottent donc les mains, d'autant que l'actualité est venue apporter une pierre à leur édifice: les réunions virtuelles, quelle que soit la technologie retenue, permettent de se prémunir, dans une certaine mesure, contre les risques de pandémie liés à la grippe A. Des entreprises déjà équipées ont, en tout cas, donné des instructions en ce sens.

Un coût d'installation de 20 000 euros

Pour l'heure, le taux de pénétration des solutions de vidéoconférence sur le plan mondial est encore faible - autour de 5% (source: Gartner Institute). En France, toutes les entreprises du CAC 40 sont équipées et la réunion virtuelle est également accessible aux PME selon Olivier Baraquin, directeur général France de Tandberg, l'un des principaux acteurs de ce marché. «La technologie IP - pour Internet Protocol - a fait considérablement baisser le prix des solutions de vidéoconférence au cours des dernières années. S'il faut plusieurs centaines de milliers d'euros pour la mise en place d'un système de téléprésence [l'évolution la plus récente des systèmes de vidéoconférence, NDLR], des solutions beaucoup moins coûteuses, de l'ordre d'une centaine d'euros par utilisateur, sont aujourd'hui disponibles», explique-t-il. Jean-François Pinchon, directeur d'Iris Ressources, un cabinet de conseil en visio-communication, précise: «L'équipement d'une salle en visioconférence classique - un ou deux écrans installés de manière permanente et communiquant avec le même système sur un autre site - coûte environ 20 000 euros. Rapporté au budget voyage d'entreprises réparties sur plusieurs sites, l'investissement est vite amorti.»

Toutefois, la visioconférence présente un certain nombre de limites. De nombreux utilisateurs soulignent, en effet, le manque de contacts personnels induits par ces systèmes, en dépit d'une qualité d'image et de son proche de la télévision. L'écran atténuerait la capacité d'écoute des participants et réduirait la productivité des échanges. En réponse à ces critiques, les fabricants ont mis au point une solution haut de gamme de visioconférence: la téléprésence. Celle-ci nécessite l'aménagement d'une salle dédiée au sein de l'entreprise. Devant un mur d'écrans sur lesquels s'affichent les interlocuteurs en taille réelle, les utilisateurs dialoguent avec eux comme s'ils étaient dans la même pièce. Pas de micro, ni de caméra apparente: l'objectif est d'immerger les participants dans l'échange sonore et visuel, comme lors d'une véritable réunion. Certaines salles de téléprésence sont de véritables mini-amphithéâtres pouvant accueillir jusqu'à une vingtaine de personnes. D'où le coût élevé de leur aménagement - en moyenne 250 000 euros - auquel il faut ajouter un abonnement réseau pouvant représenté plusieurs milliers d'euros par mois. Schneider Electric vient de s'équiper de six salles de téléprésence à travers le monde, d'un coût unitaire de 300 000 euros. Le groupe espère ainsi réduire de 15% ses voyages intersites. «Pour être rentables, les équipements de téléprésence doivent être utilisés de manière quasi-permanente, huit heures par jour voire plus. Ils concernent surtout de très grosses entreprises ou des administrations décentralisées», souligne Jean-François Pinchon (Iris Ressources).

Les entreprises qui manquent d'espace ou ne souhaitent pas réaliser un tel investissement peuvent se tourner vers la location de salles tout équipées, désormais proposée par la plupart des professionnels de la location de salles de réunion ainsi que par certaines chaînes hôtelières. L'équipementier indien Tata Communications s'est, quant à lui, associé au spécialiste de réseaux Cisco pour construire une centaine de salles de téléprésence dans le monde. Coût d'une heure de réunion: entre 200 et 300 euros. «La téléprésence n'est pas une réponse en toutes circonstances, ajoute Robin Simpson (Gartner). Mais de nos jours, tous les rendez-vous ne nécessitent pas de face-à-face. Dans ce cas, les approches visant à créer un espace de travail virtuel seront vecteurs de solutions pour de nombreux professionnels.»

Réduire son impact environnemental

Enfin, un nombre croissant d entreprises font appel a la webconférence, solution plus légère s'inspirant du «chat» sur Internet. Des opérateurs spécialisés comme Webex ou Netviewer organisent et sécurisent ces réunions en ligne moyennant un abonnement mensuel de quelques dizaines d'euros par utilisateur. «Son principal avantage est l absence d'infrastructure lourde. Je peux lancer une webconférence depuis mon ordinateur à n'importe quel moment avec la personne de mon choix», explique Christophe Bouillol, directeur général de Netviewer France. La société Amelkis, un éditeur de logiciels de reporting pour cabinets comptables employant 14 personnes, a opté pour cette solution. «Cela nous a permis de réduire considérablement nos frais de déplacement, assure Adrien Reimann, directeur commercial. Avant, nous étions obligés de réserver des salles et défaire venir nos clients pour leur présenter nos produits. Aujourd'hui, nous pouvons même les former à distance à l'utilisation de notre logiciel. Cela a augmenté notre réactivité.» Pour une centaine d'euros par mois, l'entreprise organise une douzaine de webconférences réunissant en moyenne 50 participants.

L'écart de prix avec la visioconférence tient à la qualité de l'image et du son. «La webconférence permet avant tout un affichage de données, avec en vignette l'image et le son. Elle n'est pas conçue pour un vrai débat interactif. En revanche, elle est tout à fait adaptée pour des présentations à la clientèle ou pour former des collaborateurs», précise Jean-François Pinchon (Iris Ressources). Selon ce dernier, ce sont paradoxalement les plus gros voyageurs qui apprécient le plus les réunions virtuelles. «Cela leur permet de se déplacer moins, explique-t-il. Néanmoins ils continueront à voyager».

François Delatouche, directeur de ['immobilier et des services aux collaborateurs, Bouygues Telecom

Témoignage
«La visioconférence nous a fait économiser 300 000 euros»

L'opérateur Bouygues Telecom a équipé 28 salles en France d'un système de visioconférence haute définition de marque Polycom, installé par Orange Business Services. Coût d'une salle: environ 15 000 euros. «Nous utilisons déjà la visioconférence de première génération, mais pour des réunions entre sites très distants, explique François Delatouche, directeur de l'immobilier et des services aux collaborateurs. La qualité du son et de l'image n'était pas bonne, le système ne permettait pas de partage de documents.» La haute définition a résolu tous ces problèmes. Dans chaque salle sont installés deux écrans: l'un permettant de voir son interlocuteur, l'autre servant à la mise en commun de documents. Outre une meilleure qualité d'image et de son, le nouveau système se révèle plus facile d'utilisation. «Le taux d'adhésion ne cesse de progresser. Pour l'heure, les salles sont utilisées à 37-38% sur une journée de travail ordinaire, mais nous visons une occupation de 70%», indique François Delatouche. Le groupe, l'un des principaux opérateurs téléphoniques et internet en France, passe parson réseau interne pour l'organisation de ses réunions virtuelles. A la suite à l'équipement de ces 28 salles début 2008, Bouygues Telecom a enregistré une baisse de 10% de ses voyages en métropole et économisé près de 300 000 euros. L'usage de la visioconférence permet également de réduire les déplacements entre sites proches. A la fin 2010, deux salles de téléprésence devraient équiper le siège du groupe à Issy-les-Moulineaux et son Technopôle à Meudon-la-Forêt (Hauts-de-Seine). «L'objectif est que nos collaborateurs ne sautent plus dans leur voiture entre les deux sites», précise François Delatouche.
Bouygues Telecom::
ACTIVITE: Opérateur téléphonique et internet
CHIFFRE'D'AFFAIRES 2008: 5,089 milliards d'euros
EFFECTIF: 8 650 salariés
VOLUME D'ACHATS 2008: 1,84 milliard d'euros
EFFECTIF ACHATS: 80 collaborateurs

Jean-Francois Petrignani, responsable projets Internet & Intranet au sein de la DSI du groupe Air Liquide

Témoignage
«En utilisant la webconférence, nous avons économisé un grand nombre de voyages»

Depuis 2003, Air Liquide utilise la réunion sur Internet comme outil de travail collaboratif. «Nous sommes un groupe très décentralisé, présent dans 75 pays à travers le monde. C'est pourquoi nous avons choisi ce système souple et accessible à tous», souligne Jean-François Petrignani, responsable du projet au sein de la direction des systèmes d'informations (DSI) du groupe.
L'entreprise a passé un contrat-cadre mondial avec le fournisseur de solutions de web conférence Webex, qui sécurise ses réunions en ligne. Elles sont ouvertes aux collaborateurs mais aussi aux clients et fournisseurs. Ils peuvent y prendre part dès lors qu'ils disposent d'une ligne téléphonique, d'un ordinateur, d'Internet et du mot de passe de la réunion. «Notre espace de réunion peut accueillir jusqu'à 100 participants», précise Jean-François Petrignani. L'image est très peu présente au cours de ces rendez-vous. «Dans 98% des cas, nous n'y avons pas recours. En revanche, la webconférence permet de partager et de travailler sur des documents, ce qui s'avère très utile, soit pour des présentations à un grand nombre de personnes, soit pour un vrai travail collaboratif avec un nombre plus restreint de participants.»
D'une centaine de réunions virtuelles par mois en 2003, le groupe est passé de 1 000 réunions par mois en 2008 à près de 2 000 aujourd'hui. «A l'automne 2008, dès les premiers signes de ralentissement économique, Air Liquide a mis en place des mesures de réduction des coûts, dans le cadre de son programme stratégique Aima. L'utilisation de la webconférence a permis de remplacer de nombreux voyages, sans augmenter significativement notre abonnement», précise Jean-François Petrignani. Actuellement limité à 100, le nombre de licences utilisateurs pourrait augmenter cette année.
Air Liquide
ACTIVITE: Distribution des gaz pour l'industrie, la santé et l'environnement.
CHIFFRE D'AFFAIRES 2008: 13,1 milliards d'euros.
EFFECTIF: 43 000 salariés.
VOLUME D'ACHATS 2008: 7 milliards d'euros.
EFFECTIF ACHATS: 450 collaborateurs