Le coût à la page fait bonne impression

@ Fotolia

Dans la plupart des entreprises, le coût global de l'impression ne cesse de progresser depuis l'apparition et la généralisation des imprimantes bureautiques. Et pourtant, d'après le cabinet d'études de marché IDC, moins d'une entreprise sur trois (28%) est en mesure de calculer le volume de pages imprimées chaque mois par ses collaborateurs. Les raisons de la difficulté à cerner les coûts tiennent essentiellement à l'historique de la commercialisation, divisée en deux grosses segmentations: les achats informatiques et les achats de services généraux. Une séparation qui tend à disparaître sous le signe de la convergence entre le monde de l'impression et celui du copieur. Avec, comme signe annonciateur, l'explosion des ventes de systèmes dits multifonctions (ou MFP). Ces appareils centrali sent sur une même plateforme (une base copieur ou imprimante) quatre grandes fonctions: impression, copie, fax et scanner. Selon l'étude 2006 du cabinet Infosource, le nombre de MFP vendus en France en 2005 a progressé de plus de 25%. Le cabinet Gartner table, lui, sur un triplement des ventes en Europe entre 2005 et 2010.

Jean-Philippe Ménétret ECS.

«Nous avons de plus en plus affaire à des équipes mixtes qui imbinent la compétence des achats et l'expertise réseau des DSI.»

Tendance à la centralisation

L'avènement du numérique et la convergence des marchés des impressions et des copieurs ont rendu incontournable la concertation entre la direction des systèmes d'information (DSI) et la direction achats. «Nous avons de plus en plus affaire à des équipes mixtes qui combinent l'expertise réseau des DSI et la compétence des achats», acquiesce Jean-Philippe Ménétret, directeur du développement des offres Managed Services d'ECS, la filiale de la Société Générale spécialisée dans la gestion locative. Avec pour objectif commun de centraliser les éditions en vue de réduire les coûts de maintenance, de mieux contrôler l'origine des flux d'impression et de rationaliser au maximum le parc des machines. En théorie, la solution est simple: il faut connecter les copieurs ou les MFP et, parallèlement, faire disparaître le parc d'imprimantes individuelles (qui sont les plus chères en consommables) et mettre en place un outil de mesure des impressions lorsque le matériel n'a pas de compteur. C'est donc sur ce segment que s'affrontent des constructeurs issus de deux mondes bien distincts: les fabricants d'imprimantes (HP, Epson, Lexmark, etc.), désormais ouverts à la copie; et les vendeurs de copieurs (Xerox, Ricoh, Konica Minolta...), maintenant connectés au réseau. Leurs approches de la centralisation varient selon leur origine. Poussée à l'extrême chez Xerox ou Canon, historiquement spécialisés dans le haut de gamme des copieurs. Moins prononcée chez HP, qui se positionne en force sur les services d'impression à la copie. «La plupart des gros contrats d'outsourcing se jouent sur le terrain des multifonctions», confie Jacques Rozenblum, responsable communication Grands Comptes, Groupe Imagerie et Impression, HP France. Avec sa structure IPG Services créée il y a un an, le constructeur a ainsi décroché les contrats de gestion de parc de Dassault Aviation et de KPMG.

@ Source: Infosource

En se rapprochant de la notion de «gestion de flotte» utilisée dans le domaine de la location d'automobiles pour le marché professionnel, les fournisseurs de solutions d'impression proposent à leurs clients de raisonner en termes de «coût à la page», avec une reprise en main globale des fonctions d'impression. Une notion héritée du monde du copieur tentant d'établir un prix de revient moyen de la page imprimée qui tiendrait compte de l'usure de l'imprimante, ainsi que de la consommation d'encre et de papier.

Quel contrat pour quels besoins?

Trois sortes de contrats, qui intègrent à la fois la location, la maintenance et les coûts variables (hors papier), sont proposés. Le contrat à la page du style «copieur» s'appuie sur le nombre réel de pages consommées et un prix à la page négocié pour chaque type d'équipement avec l'infogérant. Les contrats pay-peruse ( «à l'utilisation» ) sont liés aux coûts réels des consommables (toner, pièces d'usure), souvent associés à un lissage de la consommation sur une période ou à un système de paliers. Enfin, certains fournisseurs proposent des forfaits mensuels, réévalués chaque année en fonction de la consommation réelle. «Le choix du mode de facturation dépend de la connaissance du parc, précise Bénédicte Bouyer, qui chapeaute les offres de contrats de services chez HP. Le forfait convient aux entreprises qui n'ont pas de visibilité sur leur consommation et qui souhaitent budgétiser leurs coûts d'impression», ajoute-t-elle.

@ Source: Infosource

Toutefois, les contrats «à la page» ou «à l'utilisation» comportent la plupart du temps des parts forfaitaires (destinées à couvrir la location du matériel et des services), ainsi que des clauses de nombre de pages minimum. «Cette approche ne couvre qu'une partie du coût total de possession (TCO) du parc d'impression bureautique, objecte Yves Dubus, président de Nextwork, un cabinet de réduction de coûts d'impression indépendant des constructeurs. Il n'existe pas de formule mathématique miracle capable de déterminer un volume d'encre consommée qui soit constant d'une page à une autre», précise le président de Nextwork. Car contrairement à la méthode d'impression des copieurs, les imprimantes bureautiques exploitent l'intelligence embarquée des cartouches, qui décident elles seules de la quantité d'encre à utiliser pour obtenir le rendu souhaité d'une image JPEG, d'une présentation PowerPoint ou d'un document Word. Avant de négocier un prix à la page, l'acheteur a donc tout intérêt à mieux connaître son parc, analyser les comportements d'impression de ses utilisateurs, mesurer la complémentarité des différents services mis en place, traquer les doubles emplois, voire tenter des simulations afin de comparer les différentes possibilités. Tout un programme.

Jacques Rozenblum, HP.

«La plupart des gros contrats d'outsourcing se jouent sur le terrain des multifonctions.»

L'audit incontournable

Tous les grands fournisseurs (HP, Xerox, IBM, Ricoh, NRG, Lexmark, Océ...) proposent aujourd'hui des services d'audit. De même qu'un certain nombre de SSII et de sociétés de conseil ou de distribution informatique, évidemment plus objectives. Parmi les rares offres indépendantes des constructeurs, celles d'ECS associé à Nextwork: «Un partenariat sous le signe d'une complémentarité de nos expertises et de notre positionnement constructeur», souligne Jean-Philippe Ménétret, d'ECS. Il s'agit non seulement de déterminer les volumes imprimes, mais également d'identifier et de classer les imprimantes existantes par type, par fonctionnalités, par ancienneté et même selon leur rôle. Les serveurs d'impression bureautiques et les postes de travail PC accédant aux imprimantes individuelles sont capables de produire ces informations sous la forme de journaux d'activité. Cette première phase de l'analyse se concentre sur la structure du parc d'imprimantes et sur ses conditions d'exploitation. Les données collectées renseignent non seulement sur la topologie du parc d'imprimantes et sur son degré d'hétérogénéité, mais aussi sur le coefficient d'utilisation individuel de chaque équipement.

En comptant le nombre de pages imprimées par équipement ou par catégorie d'équipements (imprimantes locales ou en réseau, par exemple), une analyse rapide permet d'identifier des axes-clés d'amélioration. «Telle entreprise constatera ainsi que plus d'une imprimante sur deux est utilisée à moins de 50% de sa capacité, commente Yves Dubus. Tandis qu'un petit groupe d'imprimantes sont sollicitées en permanence, entraînant une surconsommation et un vieillissement plus rapide.» Il est fréquent que la société auditrice intervienne pour accompagner l'entreprise dans la mise en route d'un nouvel environnement. Parfois, ce partenariat débouche sur un contrat d'exploitation de plusieurs années. Car tout projet d'optimisation des systèmes d'impression est l'occasion pour l'entreprise de revoir les contrats avec ses fournisseurs et le mode de facturation, mais aussi l'organisation de ses flux documentaires.