Les solutions e-achats font débat

À peine ont-ils opéré une percée dans les systèmes d’information des directions achats que les outils achats, derniers-nés dans la famille des progiciels, sont déjà propulsés dans les nuages. À l’heure où les outils applicatifs sont de plus en plus hébergés sur des serveurs virtualisés, les acheteurs s’interrogent sur la pertinence d’adopter une solution e-achats. Les principaux éditeurs d'outils métiers achats en mode SaaS (Altaris, Ivalua, Perfect commerce, B-pack software) sont venus dialoguer avec les visiteurs du salon Solutions, qui s’est tenu en septembre dernier, lors d’une table ronde intitulée “e-Achats-as-a-service : réalité, bénéfices et limites de la déferlante SaaS/Cloud dans les achats”.

À l’instar des applications en mode SaaS, les solutions e-achats ont permis de mettre fin à de nombreuses contraintes techniques, notamment l'aménagement de l'infrastructure pour supporter l'usage de la solution et la volumétrie du trafic. « À la différence du mode ASP, qui consiste à héberger la solution sur le datacenter externalisé d’un fournisseur de service et accessible via un site internet, le SaaS s’apparente à la location d'un logiciel plus ou moins personnalisé. On peut ainsi se focaliser sur la partie métier sans se soucier des contraintes techniques », promet Julien Nadant p-dg de B-pack software. Mutualisées sur les serveurs de l’éditeur, les solutions e-achats sont mises à disposition de l’acheteur via un accès à la demande, limitant ainsi les coûts d’exploitation et de maintenance. Les versions on demand de ces outils métiers donnent alors droit à un usage modulable, par exemple à la fourniture d'un accès vers cinq modules destinés à cinq acteurs différents. B-pack software développe d’ailleurs des leviers de personnalisation avec une solution relativement standard, mais reconnaît néanmoins que cette adaptation est encore difficile en France.

Et les éditeurs ne s'arrêtent pas là. Certains déclinent même des outils applicatifs autour de leur solution e-achats. Tel est le cas de SynerTrade, qui vient de lancer ST6 Mobile, une solution d'accès à distance à la suite logicielle de gestion de la relation fournisseur ST6 déjà en mode SaaS. Deuxième avantage : la disponibilité. Selon les éditeurs présents à l’événement, le mode SaaS ne nécessite aucune étude préalable, aucune installation ni livraison de projet. Plus besoin par ailleurs de gérer les nouvelles versions et les mises à jour de l'outil, les solutions e-achats seraient opérationnelles de manière quasi instantanée. « La version 7 de la suite logicielle d’Ivalua Buyer a été élaborée sur la base des recommandations faites par 21 clients qui ont donc participé à ce projet d'innovation », ajoute le directeur marketing Gérard Dahan. À l’instar de ces bêta-testeurs, les adaptations des solutions achats en mode SaaS ou cloud impliquent une participation des clients de ces outils. On parle alors de compatibilité ascendante et les éditeurs admettent qu’il s’agit du seul moyen pour tenir compte de l'évolution de l'entreprise, une condition intrinsèque au mode SaaS.

Comme le démontre l’éditeur Ivalua, la clé de la réussite des solutions e-achats passe forcément par une consultation des clients. Et pour commencer, il est primordial de tenir compte de leurs préoccupations, en tête la performance technique. Ainsi, l’efficacité du mode SaaS du progiciel doit être équivalente à celle attendue pour une solution en ASP, voire hébergée sur le système d’information du client. Ce qui implique de facto trois paramètres : la garantie de l’intégrité de l’écriture logicielle e-achats, la disponibilité et l’efficience des serveurs sur lesquels sont hébergées ces solutions, comme l’a rappelé Gérard Dahan, directeur marketing de l’éditeur Ivalua. Ceux-ci entraînent une prise en compte du volet sécurité, cher à l'acheteur, qui peut prendre la forme d'un interfaçage entre l’outil e-achats et des solutions de cryptage, d’horodatage ou d'archivage électronique pour garantir l'intégrité des données qui transitent sur la plateforme de l'éditeur.

Parmi les autres préoccupations de l’acheteur figure la nécessité de pouvoir traiter avec un seul outil l’ensemble des achats de prestations intellectuelles. Chez B-pack par exemple, l'ensemble des familles d'achats de prestations intellectuelles font l'objet d'un module centralisé. Il est donc plus facile d’exploiter une solution à la demande que de retenir différentes solutions dans le système d'information des achats. Mais d’aucuns reprochent à la solution e-achats un coût d’usage relativement élevé par rapport au prix d’acquisition de la licence. À la décharge des éditeurs, le marché balbutiant de la solution achats en mode SaaS n’a pas encore atteint son point d’équilibre. De plus, ces derniers se défendent de pratiquer des prix élevés en pointant les différents coûts cachés liés au déploiement de la solution en interne (intégration, formation, équipement...).

La réversibilité en question

Reste encore à soulever la question de la réversibilité. Qu'en est-il si l’acheteur veut migrer vers un autre outil achats que celui de son prestataire ? Là encore, le mode SaaS semble résoudre ce problème, dans la mesure où il ne nécessite pas d'intégration, avancent les éditeurs. À condition qu’il n’y ait pas d’adéquation entre l’évolution des systèmes d’information et des solutions e-achats, nuancent-ils. C’est encore une fois la notion de comptabilité ascendante qui est mise en avant. Autre condition et non des moindres, la réversibilité. Les éditeurs affirment que la marche arrière reste possible. Mais encore faut-il que la question soit abordée suffisamment tôt lors de la contractualisation. À ce sujet, Ivalua se vante de n'avoir rencontré aucun client souhaitant récupérer l'ensemble des données hébergées sur ses datacenters pour les réintégrer sur son propre système d'information.

Enfin, pour certains acheteurs, les solutions e-achats semblent remettent en question leur gouvernance. Ils s’inquiètent notamment de perdre leur pouvoir d’administration des données se trouvant dans leur système d’information au profit du DSI, principal donneur d’ordres en matière d’applications hébergées sur les datacenters externes à l’entreprise. En privilégiant le mode SaaS ou cloud pour l’exploitation d’un outil achats, la direction des systèmes d’information “prend le pouvoir”, dans la mesure où elle gère l’accès vers les plateformes collaboratives à la demande. La maîtrise des solutions e-achats nécessite une appropriation par ses utilisateurs, ont rétorqué les éditeurs. L’acheteur ne devrait donc pas se sentir en danger, puisqu’il demeure le garant de l'intégrité des données traitées chez le prestataire et de la compatibilité avec les autres outils métiers.