Réhumanisez votre relation avec vos fournisseurs

Sébastien Taupiac, directeur délégué à l'innovation au sein de la direction de l'offre de l'Ugap

"Plus la relation est équilibrée, plus l'acheteur a de chances de parvenir à un accord gagnant-gagnant"

Face à l'émergence des centrales, quelle valeur ajoutée les acheteurs apportent-ils dans le secteur public?

Leur fonction est encore assortie d'a priori négatifs parce qu'ils représentent un passage obligé pour leurs collègues, parce qu'ils incarnent ceux qui tirent les prix vers le bas et parce qu'ils représentent une variable d'ajustement aux yeux de leur direction, mais la situation évolue dans le bon sens. Le nombre d'acheteurs publics, qui sont environ 130000 en France, se réduit, en raison de la multiplication des structures de mutualisation.

L'organisation bicéphale, avec d'un côté les acheteurs publics et de l'autre l'Ugap, a vécu. Désormais, nous devons faire face à la concurrence des centrales d'achats, qui sont notamment implantées en région, ou devenir leurs partenaires. Dans les deux cas, nos clients sont gagnants, car nous créons davantage de valeur ajoutée. L'Ugap considère en effet l'apparition de ces structures comme une nouvelle opportunité.

Par exemple, grâce à une convention passée entre les deux centrales, les adhérents d'Approlys achètent leurs véhicules par l'intermédiaire de l'Ugap, dont les résultats sur le sujet sont plus performants. En résumé, dans le secteur public, les centrales d'achats apportent à leurs clients des performances économiques -même si cela est moins vrai car, dans de nombreux domaines, nous avons atteint des seuils planchers-, ainsi qu'une large palette de services (outils de dématérialisation, conseil, solutions financières, etc.).

Le cost killer semble céder la place à l'acheteur expert. Comment définiriez-vous la mission de celui-ci?

Les achats deviennent de plus en plus complexes. À l'Ugap, un acheteur dédie 30% de son temps au sourcing, 40% aux procédures et 30% aux suivis de l'exécution des contrats. Il est en permanence en relation avec les fournisseurs. Aujourd'hui, les contrats ne sont plus figés, ils évoluent souvent avant que l'échéance n'intervienne. Le rôle de l'acheteur consiste également à s'adapter aux aléas industriels. Par exemple, il faut savoir se montrer compréhensif lorsqu'un fournisseur fait face à une crise passagère. Dans d'autres cas, le rôle de l'acheteur est aussi de veiller à la bonne exécution des pénalités.

Comment faut-il challenger les fournisseurs?

La question est mal posée. Qui dit challenge, dit création d'un déséquilibre. Or, pour être réussie, une négociation doit déboucher sur un accord gagnant-gagnant. Plus la relation est équilibrée, plus l'acheteur a de chance d'y parvenir. La sélection des fournisseurs en amont exige du professionnalisme. La compétence d'un acheteur se mesure à sa connaissance du marché et de ses acteurs, mais aussi à sa capacité d'obtenir des informations de la part des entreprises. Cela est primordial pour enrichir les appels d'offres de critères qui donneront envie aux soumissionnaires d'y répondre. Ils considéreront alors que l'acheteur a pleinement conscience des spécificités de leur secteur d'activité. En cela, les acheteurs apportent de la valeur ajoutée à leurs clients internes, à leurs fournisseurs et à leur établissement.

>> Pour aller plus loin, consultez l'article "La relation acheteur/fournisseur au coeur des dernières Rencontres Décision Achats"