Budget: mettez-vous la Daf dans la poche!
Encore peu d'outils collaboratifs
Qui dit organisation collaborative dit outils pour bâtir cette collaboration. Car, comme le fait remarquer Patrice Pourchet, responsable pédagogique du mastère spécialisé gestion des achats internationaux de l'Essec, "la dimension managériale est la clé des compromis et des négociations qui doivent être menés pour élaborer un budget, mais des outils apportent de la visibilité". En effet, des outils performants fluidifient, notamment, le suivi de l'élaboration budgétaire et de la bonne tenue du budget déterminé. Or, aujourd'hui, Excel est encore trop souvent de mise pour élaborer et suivre son budget, même si des outils existent, comme celui de Synertrade qui émet, par exemple, des alertes si les clients internes passent par un autre fournisseur que ceux avec lesquels des prix ont été négociés. De quoi mieux maîtriser le budget achats.
Chez Acticall, à la suite d'une remise à plat de la politique achats, l'outil proposé par l'éditeur Determine a été choisi afin d'automatiser le processus achats et d'améliorer la visibilité du circuit d'achats pour l'ensemble des acteurs, ce qui a circonscrit les dérives. Mais, aujourd'hui, Bruno Senico souhaite trouver un outil qui marie l'ensemble des outils informatiques des différents services: "Les outils des achats, de la comptabilité, du Daf, du contrôle de gestion doivent pouvoir dialoguer. Afin d'apporter visibilité et contrôle aux différents interlocuteurs et ce, en temps réel, de manière automatisée et surtout collaborative".
Mais peu d'outils réellement collaboratifs existent sur le marché. Les éditeurs s'y mettent, flairant l'intérêt des utilisateurs. Chez Determine, un outil d'élaboration budgétaire trace qui fait quoi et quand mais donne aussi des échéances. "Quand c'est à leur tour d'intervenir, les personnes reçoivent une sollicitation par e-mail qui les renvoie vers l'application afin de modifier les montants", décrit Xavier-Pierre Bez, director value engineering and alliances chez Determine. Du côté du suivi, les clients internes sont responsabilisés: à chaque dépense, il est rappelé le budget alloué (budget qui peut être présenté de manière annuelle ou mensuelle, avec des différences possibles d'un mois à l'autre). Les grands éditeurs se sont également mis sur le créneau, intégrant des fonctions d'élaboration et de suivi budgétaire. Mais, "les outils qui existent sont assez peu collaboratifs, note Serge Dautrif. Nous nous attendons donc à voir émerger des outils collaboratifs qui simplifieront les échanges d'informations", comme il en existe déjà pour échanger des documents avec les fournisseurs et les clients externes. Un outil collaboratif en interne pour élaborer le budget verra sans doute le jour: l'aspect collaboratif dans l'élaboration et le suivi budgétaire est sans aucun doute en train de faire sa place au sein des entreprises.
Des réunions mensuelles chez Kerneos
Céline de Bruijn, responsable du contrôle de gestion de Kerneos.
Chez Kerneos, fabricant de produits de spécialités à base d'aluminates de calcium (chimie du bâtiment, réfractaire, génie civil, mines, tuyaux et réseaux d'assainissement), la collaboration entre les directions finance et achats n'est pas qu'une intention. Premier indice: les bureaux de Jean-Marc Novène, directeur général adjoint en charge des achats, de la supply chain et de l'IT, et de la directrice financière, Marielle Raulin-Foissac, sont côte à côte. Surtout, un contrôleur de gestion rattaché à la fois aux achats et au contrôle de gestion assure la réalisation et l'analyse des performances pour les deux directions, et son rôle est clé pour les réunions mensuelles rassemblant productions, achats, supply chain et finances, au cours desquelles elles échangent sur de nombreux sujets.
Une collaboration qui aide, notamment, à élaborer plus facilement le budget. "Chez Kerneos, l'élaboration budgétaire est de type "bottom up": on part des hypothèses locales, qui sont revues et challengées par chacune des directions et la consolidation et synthèse, responsabilité de la finance est présentée au Comex, raconte Céline de Bruijn, responsable du contrôle de gestion de Kerneos. Le travail se fait par grands postes du compte de résultat et du bilan: ventes, transports, frais variables, frais fixes, stocks, capex... Des spécialistes de chacun des postes apportent leurs données analysées et corrigées et la synthèse globale me revient. Je m'assure que les informations sont au bon endroit au bon moment", décrit Céline de Bruijn.
Un fonctionnement qui est possible grâce au contrôleur de gestion, lequel fait le lien entre les deux directions et prépare les données dans le cadre de l'élaboration budgétaire. Les réunions mensuelles sont, à ce titre, également indispensables. "Ces réunions, qui viennent compléter le processus sales & operations planning (S&OP ou plan industriel et commercial, qui coordonne achats, supply chain, ventes et finance - Ndlr), améliorent le pilotage", décrit Jean-Marc Novène. Lors des S&OP, chaque partie apporte son savoir-faire : volumes pour les équipes opérationnelles et valeurs pour les équipes financières. Des réunions qui peuvent parfois être animées, marquées par les désaccords, mais qui aboutissent, ensuite, à un consensus indiscutable. "Les réunions mensuelles sont l'occasion de vérifier les stocks, frais variables, prix, techniques... L'objectif est d'être sûrs que nous partageons tous bien les mêmes analyses", souligne Céline de Bruijn. Cela sert à bien préparer les prévisions de ventes et budget qui sont élaborées en trois temps avec une revue de la prévision de l'année en cours et le budget de l'année suivante définis au 3e trimestre et une revue de la prévision du budget au mois de février suivant.
Côté outils, Kerneos est en train de mettre en place un système informatique intégré. "Pour l'instant, les ventes réalisent leur budget, puis les transports, puis les achats, puis les frais variables, puis les frais fixes... Il faut donc attendre que les premiers aient fini pour poursuivre. Nous réfléchissons à adosser le processus budgétaire au processus sales & operations planning afin de travailler de manière plus collaborative entre les équipes finance et métiers", indique Jean-Marc Novène. "Cet outil sera la colonne vertébrale de données brutes partagées par tous les métiers dans lesquels on demandera à chaque acteur de faire leur budget en associant risques, stratégies opérationnelles...", se projette Céline de Bruijn. Car, aujourd'hui, Excel reste l'outil majoritaire de cette élaboration budgétaire; une solution plus intégrée sera un véritable atout.
Kerneos
Activité: fabrication de produits de spécialités à base d'aluminates de ca lc ium
Forme juridique: SA
Siège: Paris La Défense
Création: 1908
Président: Jean-Marc Bianchi
Effectifs: 1 500 collaborateurs
CA 2015: 420 M€
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