Piloter avec un tableau de bord

Choisir des indicateurs pertinents n'est pas toujours une tâche aisée. Les indicateurs doivent découler de la stratégie et être associés à des objectifs clairement définis. Un bon objectif est un objectif quantifiable et mesurable. Par exemple : effectuer 20% des achats en LCC dans les trois ans à venir. L'indicateur qui lui est associé doit alors être simple, compréhensible, fiable et accompagné de leviers d'action. Il doit également être suivi et mis à jour de manière régulière. En fonction de ses besoins, la mise à jour peut être hebdomadaire, mensuelle, annuelle. L'ensemble de ces indicateurs sont regroupés pour former le tableau de bord achats.

C'est un outil précieux qui permet aux acheteurs ainsi qu'aux managers de disposer d'informations permanentes et claires sur les résultats obtenus et ce, par rapport aux objectifs fixés. C'est aussi un outil de communication auprès des clients internes, de la direction mais aussi des fournisseurs. Ce tableau doit être suffisamment simple pour permettre un pilotage opérationnel au jour le jour. Il doit également être complet pour permettre une analyse stratégique fine.

Avant de mettre en place un tableau de bord de suivi de la performance, il est nécessaire de le définir avec précision afin que les indicateurs soient en cohérence avec les objectifs du service achats mais aussi de la stratégie globale de l'entreprise. En effet, la stratégie achat est avant tout au service de celle de l'entreprise. Le tableau de bord s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue et est orienté vers la performance de la fonction achat mais aussi de la compétitivité de l'entreprise.

Les indicateurs servent à identifier les actions prioritaires et l'allocation des ressources pour une bonne gestion notamment à travers la mise en place d'actions anticipatives et non curatives. Les indicateurs les plus souvent utilisés sont ceux qui décrivent les économies générées. Il ne faut toutefois pas se contenter uniquement de données quantitatives. Le service achats doit montrer sa capacité à créer de la valeur à travers des indicateurs qualitatifs mesurant son aptitude à optimiser et adapter les dépenses aux besoins de l'entreprise. Ces indicateurs permettent également de montrer la capacité du service achats à répondre aux besoins de ses clients internes ainsi que sa capacité à manager ses fournisseurs. Pourront être utilisés des indicateurs reflétant la prise en considération du TCO, ou encore la capacité à introduire des solutions innovantes, mais aussi montrant la gestion du risque fournisseur.

Le tableau de bord recense un nombre restreint d'indicateurs pertinents et favorisant la cohésion et l'action tout en étant un outil de partage d'informations. C'est un outil d'aide à la décision, qui se doit d'être dynamique et capable d'évoluer selon le contexte et les changements dans l'organisation.

Nous connaissons tous le risque majeur des indicateurs achat : que les acheteurs passent plus de temps en reporting qu'en actions face à leurs clients internes ou fournisseurs. Mais n'oubliez pas, quoi qu'il arrive, on ne pilote que ce que l'on mesure.