La gestion des notes de frais, des opportunités désormais bien réelles

La gestion des notes de frais est un casse-tête pour de nombreuses entreprises. Et pourtant le sujet n’est pas anecdotique car les frais professionnels peuvent représenter plus de 10% des charges opérationnelles.

Si le sujet semble complexe et infructueux pour certains, d’autres ont réussi le pari, en déployant des méthodes d’excellence opérationnelle qui reposent sur des politiques partagées, des technologies innovantes et une expérience utilisateur réussie.

Quelles sont les difficultés fréquemment rencontrées et les risques associés ?

Du point de vue des Ressources Humaines : Celles-ci dénoncent la difficulté à traiter les remboursements et à disposer d’une vision exhaustive des dépenses.  D’une part, car les politiques de dépenses sont souvent définies au niveau local pour des raisons historiques (accords entreprises) ou géographiques. D’autre part, la gestion des notes de frais est souvent éclatée via de nombreux outils (tableau Excel, solution dédiée, etc..) et donc difficile d’y voir clair.

Du point de vue des collaborateurs : Ils dénoncent le manque d’information sur les politiques de gestion des notes de frais. Dans bien des cas, ils doivent naviguer à travers les intranets ou obtenir des informations par des voies informelles. Conséquence - non respects des politiques voyages, erreurs d’imputations achats / notes de frais... C’est ainsi que récemment nous avons trouvé, dans le cadre d’un projet d’optimisation des processus de gestion des notes de frais, des dépenses de lave-vaisselles, micro-ondes et téléphones portables…

Du point de vue de la Comptabilité : Difficile de sensibiliser les collaborateurs sur les risques encourus en cas de fraude. C’est d’autant plus compliqué quand on sait que bien souvent, la personne qui saisit les frais dans les outils n’est pas celle qui les déclare. C’est sans compter sur les erreurs d’imputation de la TVA …Et bien évidement, en cas de contrôle positif il est toujours aisé d’invoquer une méconnaissance des règles mais cela ne suffit plus car les arguments sont désormais bien connus. D’où l‘importance d’impliquer les collaborateurs en engageant leur responsabilité lors de la soumission des frais.

Et enfin, du point de vue de la Direction des Achats : Il parait difficile d’imposer des fournisseurs ou produits référencés car les prescripteurs se montrent généralement réticents à changer leurs habitudes de déplacement.  À titre d’exemple, il est toujours compliqué de demander à un collaborateur de réserver un billet de train en seconde classe quand jusque-là l’entreprise autorisait la première classe. Le constat est le même pour le choix des compagnies aériennes, d’autant plus que les programmes de fidélité incitent à l’immobilisme.

D’après nos estimations qui résultent des différents retours d’expérience d’audit de processus de gestion des notes de frais, 20% des demandes de remboursement ne sont pas conformes aux politiques en vigueur dans les entreprises.

Et ce manque de contrôle coûte cher aux entreprises : la non gestion de la TVA coute à elle seule jusqu’à 20% du montant global consacré aux dépenses professionnelles*.

Quelles solutions pour les entreprises ?

Forts de nos retours d’expérience, voici 6 leviers incontournables pour réussir vos démarches d’excellence opérationnelle

• La définition d’une politique de voyage claire et commune à tous en collaboration avec les achats, la finance, les ressources humaines alignée sur les valeurs et la culture de l’entreprise.
• L’instauration d’une fonction de Travel Manager : il s’agit d’un rôle clé au service de la qualité de service au collaborateur et de la maîtrise des dépenses. En tant que garant de la politique de voyage, il informe régulièrement les collaborateurs sur les règles à respecter et sur les risques encourus.
• La mise en place de plafonds et seuils de validation pour chaque type de dépense pour améliorer les contrôles sur les dépenses engagées.
• La réduction du nombre d’étape de validation pour accélérer le remboursement des collaborateurs.
• La mise à disposition de solutions mobiles et simples pour augmenter l’expérience utilisateur et in fine, le taux d’adhésion des collaborateurs aux politiques voyages.
• L’usage de leviers technologiques innovants pour détecter les incohérences ou les fraudes. Par exemple, l’intelligence artificielle peut être utilisée pour analyser des risques d’erreurs et apprendre des erreurs passées ; l’OCR (reconnaissance optique de caractère) permet d’identifier des incohérences entre le justificatif et la saisie.

A la clef, la bonne gestion des notes de frais peut garantir des économies significatives tout en limitant les fraudes et risques d’erreurs.

Il ne reste plus qu’à sauter le pas !

Prêts à embarquer ?

Michael Rivas
Consultant spécialisé en voyage d’affaire 

* Etude mondiale réalisée par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA