Une mauvaise gestion des dépenses fournisseurs: la porte ouverte à la fraude!

En juin dernier, il a été rendu public que la compagnie aérienne polonaise LOT, la plus importante du pays, a versé en 2018 près de 585 000 euros à des fraudeurs ayant envoyé une facture frauduleuse pour le paiement mensuel d’un appareil à cause d’une mauvaise gestion des dépenses fournisseurs.

En juin dernier, il a été rendu public que la compagnie aérienne polonaise LOT, la plus importante du pays, a versé en 2018 près de 585 000 euros à des fraudeurs ayant envoyé une facture frauduleuse pour le paiement mensuel d’un appareil à cause d’une mauvaise gestion des dépenses fournisseurs.
La facture contenait apparemment de nouvelles coordonnées bancaires, ce qui a permis la réalisation de cette transaction frauduleuse. LOT a versé le montant sur un compte bancaire chypriote, qui a immédiatement été transféré sur un compte en Asie. Suite à cette fraude, la compagnie polonaise a réussi a récupérer environ 30%, ce qui leur a coûté au total près de 410 000 euros.

Des fraudes de plus en plus courantes, souvent le résultat d’une mauvaise gestion des dépenses fournisseurs

Cet incident rendu public n’est pas un cas isolé. J’ai parlé à des entreprises qui avaient rencontré le même genre de problèmes à cause d’une mauvaise gestion des dépenses fournisseurs et les montants volés souvent à 6 ou 7 chiffres concernaient des fournisseurs fictifs, des factures falsifiées ou encore le changement de coordonnées bancaires de fournisseurs existants. Ce type de fraude a bien entendu lieu en interne, mais il est de plus en plus fréquent en externe à mesure que les technologies et la digitalisation des entreprises progressent. Ces fraudes ont souvent lieu dans des pays où les auteurs sont difficiles à trouver et sont libres de toutes répercutions.

Vos processus existants sont-ils infaillibles?

Des exemples comme celui-ci démontrent pourquoi les entreprises ont plus que jamais besoin de mettre en place des procédures solides non seulement au sein du service achats mais aussi au sein du service comptable. Les fraudeurs exploitent de mieux en mieux les failles des processus existants. Il est donc essentiel d’évaluer régulièrement les procédures afin de s’assurer qu’elles sont toujours adéquates.

Le moyen le plus simple de les évaluer est de demander à une personne (en interne ou en externe) de suivre la procédure, d’essayer de la contourner et de voir quelles seraient les conséquences. Comment contrôlez-vous les nouveaux fournisseurs pour vous assurer qu’ils sont en règle? Quel est votre processus d’approbation pour authentifier le nouveau mode de paiement d’un fournisseur? Comment vous assurez-vous qu’une facture provient réellement du fournisseur?

Il est essentiel de mettre en place de telles procédures dans le cadre de la gestion des dépenses fournisseurs pour assurer la pérénité de l’entreprise sur le long terme. La digitalisation de la gestion des factures et des paiements fournisseurs sans une évaluation approfondie des processus peut exposer la comptabilité fournisseurs a des risques non maîtrisés.

L’ajout de procédures appropriées demande un travail conséquent et les récompenses ne sont pas toujours visibles. Cependant, si une équipe comptable devient la victime d’une fraude significative, cela nuira à l’équipe financière toute entière. Une entreprise peut être victime d’escrocs de bien des façons, la cause principale étant des processus qui ne les protégeaient pas bien dès le départ.

Le risque tiers est un problème récurrent pour les entreprises, le processus de facturation et de paiement fournisseurs n’est qu’un des endroits parmi lesquels les risques peuvent s’infiltrer. Si vous souhaitez voir comment améliorer les processus de gestion de vos fournisseurs (référencement, certification, informations, etc.), demandez votre démonstration personnalisée de notre module Gestion Fournisseurs.

Cet article est tiré de Strategic Sourceror, écrit par Benjamin Duffy, consultant chez Source One.