Trois approches pour maximiser la valeur des contrats

Mettre à profit ses contrats, ce n’est pas seulement en tirer de la valeur, c’est aussi minimiser les risques qu’ils représentent. Voici pour vous trois approches pour maximiser la valeur de vos contrats.

La gestion des contrats transforme les documents commerciaux en actifs exploitables.

Réalisée suite au webinar L’intégration des processus et le partage des données sont vos meilleurs alliés pour maximiser la valeur des contrats, une étude de PayStream Advisors est assez révélatrice des problèmes rencontrés par les entreprises. Le plus flagrant (et néfaste) est le fossé qui demeure entre les entreprises qui tirent le meilleur profit de leurs contrats grâce à une solution de Gestion des Contrats et celles qui se bornent à utiliser des classeurs. Mettre à profit ses contrats, ce n’est pas seulement en tirer de la valeur, c’est aussi minimiser les risques qu’ils peuvent représenter. Et cela n’a pas de prix.Notre blog regorge d’articles sur les avantages de l’intégration de la gestion des contrats à tous les postes et services d’une entreprise. Parmi les résultats avérés : minimisation des risques liés aux tiers, identification des économies sur les achats, accélération des cycles de vente, maximisation de l’efficacité des processus et bien d’autres.

Alors pourquoi tant de réticence à renoncer à l’approche isolée ? « Nous faisons comme ça depuis toujours » et « Tant que cela fonctionne, continuons ! » sont deux des excuses les plus répandues. Nous laisserons l’étude des raisons plus profondes aux comportementalistes, mais les avantages d’une intégration complète sont trop intéressants pour être ignorés.

1. Maximiser la valeur des contrats via une approche holistique

Lors de ce dernier Webinar, les participants ont été questionnés sur leur approche de gestion actuelle. Il était majoritairement question de documents Word, de feuilles de calcul, d’e-mails et de Sharepoint. Bien sûr, toutes ces solutions sont efficaces. En quelque sorte. Mais sans un accès aux données des contrats, ou au moins à une base centralisée de contrats, il n’est aucun moyen de les utiliser au profit de l’entreprise. Il s’agit simplement d’instantanés de modalités et conditions à un instant T.

Cette séparation des données représente une brèche de connaissance où s’accumulent les risques et d’où s’évaporent les opportunités. À l’inverse, une approche holistique exploite une unique source de données vérifiées interconnectant toutes les solutions d’une entreprise : gestion des fournisseurs, sourcing, analyse des dépenses, etc. Cette approche ne laisse aucun doute sur la cohérence des données d’un contrat à l’autre ou d’un bureau/service/site à l’autre. Regardez au-delà de l’aspect purement légal des contrats et commencez à identifier leurs profits potentiels.

2. Maximiser la valeur des contrats en voyant plus loin que la conformité

L’objectif premier des contrats sera toujours de protéger les entreprises et leurs intérêts. C’est une évidence et c’est pourquoi la conformité est bien sûr primordiale. (Et pour assurer cette conformité, une approche ad hoc de la gestion des contrats et de l’intégration des solutions à l’échelle de l’entreprise est décisive.)

Cependant, la structure et la finalité des contrats évoluent au-delà de la simple GRC, leur conférant un rôle clé dans des domaines aussi variés que l’établissement de relations, la définition et l’achèvement d’objectifs de durabilité, la prise d’initiatives sociales et bien plus. Il s’agit d’efforts ambitieux, et l’exploitation d’un processus de gestion manuel, décousu (et à certains égards, contrôlé de manière centralisée) entrave leur réussite.

Tim Cummins, PDG de l’IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) l’exprime dans un podcast OutLouden anglais, « nos méthodes archaïques d’élaboration et de gestion des contrats inhibent considérablement un potentiel latent d’une plus grande confiance et d’une meilleure communication. » Touché. Voir plus loin que la conformité signifie élaborer des contrats plus flexibles et versatiles et les gérer au moyen de solutions intégrées. Les feuilles de calcul ne vous y aideront pas.

3. Maximiser la valeur des contrats via la réussite partagée.

Selon PayStream Advisors, la pression qui pèse sur les coûts de traitement et de gestion des contrats, dépasse largement la pression exercée pour une meilleure visibilité des statuts, conditions, échéances, etc. Cela tient d’une part à un manque de vision à long terme et d’autre part à une simple incompréhension. La vérité c’est qu’il n’existe pas une bonne raison universelle d’adopter une approche ou une solution de gestion du cycle de vie des contrats évolutive, flexible et plus intégrée. Chacun y trouve son intérêt, interne comme externe.

Le « manque de budget » est souvent brandi comme écueil (plutôt ironique, considérant l’exigence de réduire les coûts des contrats), mais c’est là qu’intervient le concept de réussite partagée. Bien que les services juridique, achats, financier ou commercial, ne disposent pas respectivement du budget pour prendre en charge la mise en œuvre d’une solution de Gestion des Contrats plus efficace, l’expérience nous l’enseigne, il suffit de combiner les budgets pour faire avancer le projet.

Toutes les parties prenantes doivent être impliquées au tout début du processus de planification ou d’exploration. Plutôt que de parler à n’importe quel service de son propre intérêt uniquement, il est essentiel de signaler comment une solution intégrée contribuera non seulement à ces intérêts, mais, à une plus large échelle, aux objectifs de l’entreprise. La vieille maxime selon laquelle on ne peut pas plaire à tout le monde ne s’applique pas à la gestion des contrats intégrée. Tout le monde y trouve son compte et le potentiel de réussite partagée est au final l’atout essentiel qui permettra de dégager de la valeur des contrats.

Pour en savoir plus sur comment maximiser la valeur des contrats, visionnez notre Webinar avec PayStream Advisors et Watermark Retirement Communities, client estimé de Determine, Gestion des contrats: l’intégration des processus et le partage des données sont vos meilleurs alliés. Et prenez rendez-vous pour une démonstration pratique personnalisée pour découvrir comment la gestion des contrats via la Plateforme Cloud Determine peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs.