Success Story – Comment les Éditions Lefebvre Sarrut ont outillé leur cycle Procure-to-Pay en mode Blitz?

Les Éditions Lefebvre Sarrut (ELS) ont relevé le défi d’outiller leur cycle Procure-to-Pay en seulement 20 jours. Gilles Grenier, Responsable des Achats Informatiques, nous dévoile ses bonnes pratiques et sa méthode pour y parvenir.

Les Éditions Lefebvre Sarrut (ELS) ont relevé le défi d’outiller leur cycle Procure-to-Pay en seulement 20 jours. Gilles Grenier, Responsable des Achats Informatiques, nous dévoile ses bonnes pratiques et sa méthode pour y parvenir.

Qu’est-ce qui a motivé la mise en place d’un SI Achats chez ELS?

En janvier 2015, tous les achats des Editions Lefebvre Sarrut ont été centralisés pour être gérés par mon service. Ayant un laps de temps très court pour implémenter une nouvelle solution, je recherchais un outil qui soit facile à intégrer et rapide à adopter. Je devais donc trouver une solution ayant une interface utilisateur intuitive.
J’ai rencontré en octobre 2014 au Salon Solutions e-Achats les experts Determine(anciennement B-Pack). J’ai découvert lors d’une démonstration que l’outil proposé pouvait correspondre aux besoins de mes utilisateurs grâce à son interface intuitive semblable aux plus grands sites e-commerce.
Plusieurs solutions indépendantes et interconnectées étaient proposées à la demande: Sourcing, Gestion des Fournisseurs, Procure-to-Pay et Gestion des Contrats. Cette offre modulaire nous a permis de mettre un pied à l’étrier avec l’implémentation du module Procure-to-Pay dans un premier temps. Puis, dans un second temps, cela me permettra d’élargir le spectre fonctionnel de notre application en fonction de l’évolution de notre organisation.
En somme, grâce à l’ergonomie de l’outil, à la qualité des consultants Determine et à la préparation en amont du projet, nous avons réussi à implémenter la solution en seulement 20 jours.

Concrètement , qu’avez-vous fait pour que le projet ne soit jamais ralenti?

Avant le choix de la solution, nous avons effectué plusieurs actions:

• La modélisation de nos processus et notre chaîne d’approbation
• La rationalisation de nos bases fournisseurs
• La récupération de nos nomenclatures comptables
• La modélisation des budgets dans chaque centre de coût

L’enjeu a été d’aligner les centres de coût, les nomenclatures comptables, les processus en place et les circuits d’approbation. Ce travail en amont nous a permis de nous focaliser par la suite sur l’implémentation de la solution. L’équipe projet Determine a rapidement su modéliser et intégrer nos processus dans l’outil grâce à l’import/export Excel. Suite à cela, 40 minutes de formation ont suffi aux utilisateurs pour prendre l’outil en main et être autonomes.

Les utilisateurs ont-ils adhéré et adopté rapidement la solution?

Ayant une grande expérience des SI Achats et de leur implémentation, je craignais que les utilisateurs ne sachent pas utiliser la plateforme et sollicitent souvent mon aide. Mais l’ergonomie de l’outil est si simple que mes utilisateurs ont très vite été autonomes et je n’ai aujourd’hui quasiment aucun help desk à faire auprès d’eux.
A ce jour, 100% des utilisateurs ont adopté l’outil. Determine offre une visibilité totale sur les données achats qui peuvent être extraites rapidement par les acheteurs de manière autonome. Le suivi budgétaire est ainsi devenu plus facile et plus fiable.
De plus, la partie approvisionnement des achats a considérablement été réduite. Ils peuvent désormais se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée telles que les appels d’offre et le sourcing.

Quels sont les ROI observés depuis le Go Live de la Plateforme Cloud Determine chez ELS?

Le ROI d’un SI Achats réside dans son adoption. Celle-ci a été favorisée grâce à l’interface utilisateurs intuitive de Determine sa facilité d’administration.
Gain de temps, outil technologique à jour, visibilité en temps réel sur les budgets, les dépenses engagées et le disponible… Les utilisateurs ont rapidement perçu les bénéfices qu’ils pouvaient tirer de la Solution.
Le service Achats est désormais garant de toute la chaîne d’approbation et toutes les parties prenantes communiquent autour d’un outil commun. Le risque d’erreur est considérablement réduit et nous constatons une éradication totale des dépassements budgétaires.

Pour en savoir plus, lisez également l’étude de cas des Éditions Lefebvre Sarrut.

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