Réduisez les dépenses hors contrôle: Economisez et augmentez le bénéfice net de votre entreprise

Dans la deuxième partie de cette série d'articles, nous allons étudier de plus près les composantes du problème comme le fait d’être “surapprovisionné” et nous verrons quelles stratégies et mesures vous pouvez adopter pour mieux contrôler les dépenses.

Dans la première partie de notre série d’articles sur les achats hors contrôle, nous avons listé l’ensemble des défis que ces derniers génèrent pour la fonction Achats.
Dans la deuxième partie nous allons étudier de plus près les composantes du problème comme le fait d’être “surapprovisionné” et nous verrons quelles stratégies et mesures vous pouvez adopter pour mieux contrôler les dépenses.

Trop de fournisseurs = Trop de problèmes et litiges

Regardez votre base fournisseurs: Combien sont sollicités pour des transactions de faibles montants et non récurrentes? Pourriez-vous définir lesquels sont les plus pertinents pour les besoins de votre entreprise afin de créer une liste plus restreinte de fournisseurs sélectionnés? Ce faisant, vous réduiriez non seulement leur nombre mais vous obtiendriez un effet de levier plus important en accroissant le volume d’achats effectué auprès des fournisseurs que vous gardez.

Voici la liste des problèmes générés par une base fournisseurs trop grande:

• De nombreux fournisseurs ne figurent pas dans la liste des fournisseurs identifiés comme les plus pertinents: le risque est qu’ils ne répondent pas aux exigences de l’entreprise et aux KPIs
• Trop de transactions qui se traduisent par trop de factures: le temps passé sur le traitement (approbation, litiges, paiement, etc.) engendre des coûts élevés
• Ressources sur-utilisées pour la gestion de ces fournisseurs: votre équipes passe beaucoup trop de temps à gérer ces fournisseurs non stratégiques et pas assez sur des tâches à plus haute valeur ajoutée
• Des économies potentielles ne sont pas exploitées: le faible volume acheté par fournisseur réduit d’autant les possibilités d’obtenir des réductions sur volume e/ou pour paiement anticipé

En résumé: si 2/3 ou plus de vos fournisseurs ne concernent que 5% des dépenses, si moins de 70% des commandes sont négociées par les Achats et si moins de 50% des transactions sont conclues avec des fournisseurs sélectionnés par les Achats, vous avez un problème de dépenses hors contrôle.

Les ressources et la technologie: vos leviers pour reprendre le contrôle !

Trois raisons principales expliquent pourquoi le problème des achats sauvages est encore aujourd’hui peu adressé:

• La fonction Achats est encore considérée dans certaines organisations comme une fonction tactique et non stratégique
• La mise en place d’une politique de gestion des achats indirects est peu prioritaire comparée aux achats directs
• Le manque de ressources explique pourquoi les achats hors contrôle ne sont pas priorisés

Vous souhaitez réduire les achats sauvages? Voici les étapes à suivre:

• Commencez par identifier les catégories/types d’achats concernés
• Créez un plan pour prioriser et adresser ces catégories/types d’achats
• Préparez un budget
• Désignez quelqu’un de l’équipe achats qui sera en charge de ce budget
• Sélectionnez les fournisseurs qui contribuent à la réalisation des objectifs fixés par votre entreprise et répondent le mieux aux besoins de vos clients internes
• Négociez des contrats avec ces fournisseurs
• Digitalisez l’ensemble du processus achats dans un outil

Même avec la meilleure volonté du monde, il vous sera presque impossible de gérer les dépenses hors contrôle sans l’aide d’un outil adapté. En automatisant l’ensemble du processus achats, les SI Achats permettent de capturer, de quantifier, d’analyser et de contrôler l’ensemble des achats directs et indirects réalisés chaque jour. Les entreprises gaspillent des milliers voire des millions en dépenses non contrôlées chaque année, alors que les solutions de gestion des dépenses peuvent permettre de réduire ces achats sauvages de 90%.

Au-delà du contrôle, les SI Achats vous aident aussi à négocier les contrats fournisseurs en offrant à toutes les parties impliquées la visibilité sur les prix et les conditions négociés. Les litiges, les retards de paiements et les exceptions sont également fortement réduits du fait de l’automatisation et de la visibilité qu’offrent ces outils.

Pour aller plus loin, ces solutions disposent pour la plupart de fonctionnalités d’analyse permettant aux équipes achats de prendre plus rapidement des décisions pour réduire les achats hors contrôles.

Combien pouvez-vous espérer économiser en réduisant les dépenses hors contrôle?

Visibilité, conformité et contrôle: au final, tout se résume à combien d’euros vous avez réussi à faire économiser à votre entreprise. Et ces chiffres peuvent être impressionnants lorsque vous mettez en œuvre des processus automatisés, sans papier et des contrats bien négociés. Le groupe Hackett estime qu’en gérant mieux les dépenses hors contrôle, les entreprises peuvent réaliser une économie moyenne de 7,1%. Même une économie de 5% peut être équivalente à une augmentation de 10% du bénéfice net…. Il est donc grand temps de contrôler vos achats sauvages! Contactez notre équipe d’experts pour en savoir plus sur les stratégies et les outils qu vous permettront d’y parvenir!