Procure-to-pay : comment une bonne gestion des taxes peut vous faire économiser beaucoup d’argent

En matière de taxes, le monde est principalement divisé en deux catégories : il y a ceux qui ont adopté la taxe sur la valeur ajoutée, ou TVA, et ceux qui ont une taxe de vente. Il y a de nombreuses différences entre ces deux principaux systèmes de taxe et une gestion automatisée peut simplifier les choses pour le service Achats.

En matière de taxes, le monde est principalement divisé en deux catégories : il y a d’un côté les 166 pays sur 193 qui ont adopté la taxe sur la valeur ajoutée, ou TVA, et les États-Unis, qui sont presque le seul pays au monde à avoir une taxe de vente. Certains pays, comme le Canada, ont encore un système de taxe très complexe, qui n’a pas été unifié d’une province à l’autre ; cependant, la taxe sur les produits et services (TPS) fonctionne globalement comme la TVA. Il y a de nombreuses différences entre ces deux principaux systèmes de taxe. Une gestion des taxes rigoureuse peut simplifier les choses pour le service Achats.

Avec la TVA, la gestion comptable est la principale difficulté des entreprises, qui doivent percevoir la taxe dans le cadre d’une vente et la déduire dans le cadre d’un achat. Au final, cette taxe ne constitue presque jamais un coût, puisque les sociétés sous le régime de la TVA déduisent tous les montants de TVA. Seules les dépenses non stratégiques et imprévues, comme les déplacements et les frais, peuvent générer des coûts supplémentaires si elles ne sont pas bien gérées.

Comment simplifier les achats grâce à la gestion des taxes automatisée ?

Avec la TVA, la gestion des taxes peut être entièrement automatisée à l’aide d’une solution Procure-to-Pay. Lors d’une demande de produits ou de services, les montants nets sont utilisés pour estimer les budgets et les approbations. Parallèlement, il est possible de définir des taux de taxe réduits spécifiques au niveau du produit ou du catalogue ; le fait d’avoir des articles de catalogues génériques prédéfinis permet d’attribuer le taux de taxe approprié pour tout achat.

Dans ce cas, tout se déroule alors généralement très bien. Le service réception déclenche la régularisation, et lorsque l’entreprise reçoit la facture, il n’y a que des différences mineures, qui peuvent être détectées et corrigées automatiquement par le système. Il s’agit le plus souvent d’erreurs d’arrondi de l’ordre de quelques centimes.

Si le système achats comporte un moteur de taxe adapté et est correctement configuré, tous les taux et montants de taxe sont calculés automatiquement selon le pays.  De plus, toutes les entrées de taxe des comptes créditeurs sont générées automatiquement avec les comptes comptables correspondants ; ainsi, le système financier de l’entreprise reçoit les données exactes pour déduire automatiquement la TVA de tous les achats. En outre, le rapprochement des factures ne nécessite aucune intervention, du moment que la facture correspond au bon de commande/à la réception. Le processus est entièrement automatisé et très efficace, ce qui permet aux entreprises de consacrer beaucoup moins de temps à l’administration.

Aux États-Unis, la taxe de vente est un petit peu plus complexe à gérer, car il y a 45 États qui appliquent des règles complètement différentes. Ainsi, il existe plus de 10 000 combinaisons de taux de taxe différents, avec de nombreux éléments variables. Dans la plupart des États, le système est basé sur le lieu de livraison ou d’expédition, mais dans certains États, c’est la localisation du commerçant qui compte. C’est assez simple pour les produits provenant de points de vente physiques. Mais c’est plus compliqué pour les achats de services ou les achats en ligne, car tous les fournisseurs en ligne ne sont pas forcément présents dans l’État de destination (on parle alors de « nexus »).

Une amélioration de la conformité et des flux de trésorerie.

La plus grande différence avec la TVA tient au fait que tous les achats de produits impliquent de payer une taxe, à l’exception des produits qui font partie d’un processus de production, ce qui oblige les entreprises à gérer des certificats d’exonération de taxe. Il est indispensable d’intégrer un moteur de taxe dans la solution achats, avec des règles pour ajouter automatiquement les certificats de taxe applicables aux bons de commande, afin que les fournisseurs sachent quand il ne faut pas appliquer de taxe à l’achat. Cela peut permettre aux entreprises d’économiser beaucoup d’argent.

Ainsi, ces dernières n’ont plus à récupérer la taxe facturée par un fournisseur sur des produits exonérés, ce qui peut être fastidieux et coûteux et aboutir à une situation où les entreprises finissent par payer plus de taxe que nécessaire et où les remboursements en espèces sont retardés. En gardant une trace de tous les certificats qui ont été utilisés sur toutes les lignes achats, un SI Achats simplifie la vérification fiscale et réduit les risques de non-conformité, ce qui permet d’éviter d’éventuels intérêts et sanctions.

Les entreprises doivent également s’assurer qu’une taxe non perçue par un fournisseur est correctement enregistrée comme une taxe d’utilisation. Cela concerne particulièrement certains achats en ligne ou entre États. En termes de gouvernance d’entreprise, la loi Sarbanes-Oxley s’applique aux taxes. Il faut donc garantir une transparence parfaite et fournir une piste d’audit complète.

Pour les entreprises internationales, il peut être difficile de combiner la gestion des taxes à l’échelle de tous les pays et les solutions achats sont souvent conçues pour gérer les taxes de façon générique. Le moteur de taxe doit gérer des codes de taxe génériques avec des taux par défaut, notamment le pourcentage de la partie récupérable. Des règles spécifiques peuvent être définies pour appliquer des taux différents selon le lieu et le type de produits. Des comptes comptables spécifiques doivent être mis en correspondance avec les montants de TVA pour automatiser les montants de taxe à déduire et les exceptions doivent être gérées pour les produits ou transactions spécifiques, comme les échanges intracommunautaires ou entre États aux États-Unis.

Une plateforme ouverte permettant de se connecter à un fournisseur de gestion des taxes en ligne peut également faciliter l’obtention de meilleures estimations fiscales, en particulier si l’entreprise compte de nombreux sites d’expédition.

L’utilisation d’une solution achats adaptée avec un moteur de taxe performant et un module de génération des écritures comptables permet de ne pas intervenir dans la facturation, ce qui réduit les erreurs de rapprochement, renforce la conformité et simplifie les vérifications fiscales. Cela permet également de faciliter la gestion budgétaire, qui est plus précise puisqu’elle repose sur les coûts réels en temps réel, de simplifier la gestion des achats pour les entreprises opérant dans plusieurs pays et d’automatiser entièrement la génération des écritures comptables. Enfin, cela permet aussi d’optimiser les taxes qui peuvent être exonérées ou déduites, ce qui se traduit par des économies importantes et de meilleurs flux de trésorerie.

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