Les 10 étapes clefs pour réussir l’implémentation de votre solution de Gestion des Contrats

Implication des parties prenantes, procédures de validation, communication... Pour assurer la réussite de l’ implémentation de votre solution de Gestion des Contrats, voici les 10 étapes clés à suivre.

Beaucoup d’entreprises mettent en place des solutions de gestion du cycle de vie des contrats pour optimiser et rationaliser efficacement leurs processus métiers, limiter toutes sortes de risques, assurer leur conformité et atteindre leurs résultats. Les résultats peuvent sembler miraculeux, mais ils sont bien réels dans les organisations qui font les recherches adéquates et mettent en place une stratégie de déploiement bien ficelée en faisant valider les modalités et la feuille de route par les parties prenantes. Pour assurer la réussite de l’ implémentation de votre solution de Gestion des Contrats, voici donc les 10 étapes clés à suivre.

N° 1 : impliquez les parties prenantes clés dans chaque phase du processus de sélection

En impliquant toutes les personnes essentielles dans les processus de planification, de sélection et de déploiement, vous éviterez de nombreux problèmes en aval. Comme les contrats concernent toutes les activités des entreprises, il faudra impliquer des collaborateurs issus de services différents (achats, finance, marketing, ventes, IT, etc.), en plus des services juridiques et de la direction. C’est particulièrement vrai pour les services IT, car tout repose sur leurs relations et leurs interactions avec les fournisseurs de solutions logicielles. Toutes les parties prenantes doivent savoir précisément en quoi la nouvelle solution va pouvoir les aider, qu’il s’agisse d’améliorer la collaboration, d’accélérer les cycles d’achats et de ventes ou de mieux contrôler les dépenses. Avec cette approche, il est également possible de rassembler les contributions budgétaires des différents services pour l’acquisition de la solution. Priorisez vos éléments clés, et assurez-vous que tout le monde puisse assister aux démonstrations.

N° 2 : testez la solution en conditions réelles

Les environnements de test sont très utiles pour les démonstrations de faisabilité et de valeur. Ces essais vous permettent non seulement de montrer le fonctionnement du logiciel et de générer de l’enthousiasme dans l’entreprise, mais aussi de rassurer les parties prenantes. Outre le fait de confirmer l’efficacité de la solution, l’environnement de test vous renseigne également sur la solidité de vos processus pré-déploiement : vous pourrez par exemple déterminer si vos modèles sont fonctionnels ou si votre procédure de validation est suffisamment simple. Votre critère de réussite, c’est l’adoption généralisée de la solution : il est donc utile de permettre à chacun de se familiariser avec le nouveau système.

N° 3 : commencez par le plus difficile

Avant de choisir un outil, vous devez savoir ce que vous essayez de réparer ou d’améliorer. Il faut donc impliquer tous les collaborateurs susceptibles d’utiliser les contrats de manière proactive et leur expliquer (et leur montrer) le déroulement du processus. Identifiez ce qui marche, et ce qui doit être amélioré.  Chaque organisation a ses propres champs de données, modèles, procédures de validation et alertes : il est donc essentiel de les analyser en détail. Pour assurer l’efficacité du processus dès le départ, vous devrez travailler en étroite collaboration avec l’équipe en charge du déploiement.

N° 4 : rationalisez vos procédures de validation

Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? Combien de personnes doivent avoir accès à quels contrats et à quel moment ? Qui est impliqué dans le processus, et qui doit être tenu au courant ? Jusqu’où faut-il faire remonter les problèmes liés aux contrats ? Les solutions de Gestion des Contrats peuvent offrir un contrôle et une granularité considérables. Cependant, il ne s’agit pas de se plonger dans tous les petits détails, mais plutôt de gagner en efficacité et d’améliorer l’expérience utilisateur. Pas besoin de toucher à tout pour exploiter votre plein potentiel.

N° 5 : révisez et standardisez vos modèles de contrats le plus tôt possible.

Si vous n’avez jamais utilisé de solution de Gestion des Contrats, vous remarquerez peut-être un manque de cohérence dans vos contrats existants. De nombreuses entreprises ont tendance à s’appuyer sur leurs vieilles habitudes. Passez en revue vos modèles : cela vous permettra d’identifier des erreurs ou des oublis qu’il faut corriger à chaque fois. Quelles données faudra-t-il inclure pour les champs de métadonnées et le reporting ? La collaboration et la contribution inter-départements seront essentielles dans cette phase, pour vous assurer que votre nouvel outil dispose de tous les champs contractuels requis par vos utilisateurs.

N° 6 : reprenez le contrôle sur vos contrats existants.

Comme dans la plupart des organisations, vous enregistrez certainement vos contrats dans une multitude de formats (PDF, Word, e-mails, papier) et dans différents dossiers à la fois. Mais avec cette organisation compartimentée, des risques peuvent survenir. Pour bien gérer vos contrats, vous devez avoir une visibilité complète sur TOUS ces documents. Dans le cadre de votre déploiement, la découverte des contrats existants vous permet de centraliser tous vos contrats, pour pouvoir les consulter et les utiliser facilement. Cette phase doit faire partie intégrante du processus, car elle aura un impact immédiat sur le risque, les relations et le résultat.

N° 7 : optez pour un déploiement progressif.

Quand on découvre tous les avantages d’une solution de Gestion des Contrats (surtout dans le cadre d’un environnement de test), il peut être tentant de se précipiter pour tout lancer d’un coup. Ne tombez pas dans ce piège. Avec un déploiement progressif à l’échelle des différents types de contrats, départements et bureaux, vos utilisateurs se sentiront plus à l’aise, et vos parties prenantes plus rassurées. Et avec les retours que l’on vous fera, vous pourrez affiner le processus et combler les lacunes identifiées. Apprenez, rectifiez le tir et continuez sur votre lancée. Cela vous permettra d’accélérer et d’améliorer l’adoption, de déployer votre solution sans accroc et de générer des résultats pour un ROI plus rapide.

N° 8 : fixez-vous une date de lancement

Choisissez une date de lancement et respectez-la. Rappelez-la autant de fois que nécessaire. Vos collaborateurs doivent connaître l’échéance précise pour pouvoir faire le travail nécessaire ensemble. La date d’implémentation de votre solution de Gestion des Contrats doit être ambitieuse, mais rester réaliste. Votre fournisseur de solutions doit vous fournir une estimation du temps nécessaire au déploiement, pour vous permettre de planifier en partant de cette échéance. C’est particulièrement utile et conseillé pour votre approche progressive. Si vous tergiversez trop longtemps sur la date de lancement, cela pourrait nuire à la confiance et à l’enthousiasme que vous aviez généré.

N° 9 : mais au final, quel problème essayez-vous de résoudre ?

Quel problème voulez-vous résoudre en déployant votre solution ? Ce n’est pas une question piège. Elle a d’ailleurs permis à de nombreuses entreprises de se rendre compte qu’elles essayaient de se débarrasser des symptômes, au lieu de traiter les causes profondes. Pour bien procéder, vous devez encourager la collaboration et vous fixer des objectifs, tout en développant un argumentaire solide. Mais surtout, la question suivante vous permettra d’évaluer la réussite de votre initiative : est-ce que nous pouvons aujourd’hui faire des choses qui étaient impossibles (ou difficiles) à faire avant ?

N° 10 : le mythe de « l’excès de communication »

Les belles paroles, ça ne vaut pas rien, bien au contraire. Il en va de même pour les e-mails, les SMS, la documentation, etc. Comme le déploiement et la gestion d’une solution de Gestion des Contrats sont des initiatives de grande ampleur pour beaucoup d’organisations, il est vital de bien communiquer pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. En interne, vous devez garder le contact avec votre équipe de déploiement et votre chef de projet. Pour garantir la réussite de votre déploiement, chacun doit pouvoir participer, s’exprimer et poser des questions. Pas question de tourner la page après le lancement : ce n’est que le début du processus.

Si vous envisagez de déployer une solution de Gestion des Contrats ou de revoir le système dont vous disposez déjà après avoir lu cet article, passez à l’étape suivante. Le site Determine vous propose de nombreuses ressources, mais le plus efficace pour découvrir comment notre solution peut vous aider à atteindre vos objectifs est de nous demander une démonstration gratuite.