Le vrai coût des achats sauvages ou l’arbre qui cache la forêt

Augmenter le chiffre d’affaires n’est pas suffisant pour atteindre et conserver la rentabilité. Désormais, chaque fonction d’une organisation doit rendre des comptes sur chaque euro dépensé. C’est déjà un défi pour les équipes Achats lorsqu’on parle d’achats indirects, ça l’est encore plus lorsqu’on parle d’achats sauvages.

Internet et la mondialisation ont rendu le monde de l’entreprise plus compétitif que jamais. Augmenter le chiffre d’affaires n’est pas suffisant pour atteindre et conserver la rentabilité. Désormais, chaque fonction d’une organisation doit rendre des comptes sur chaque euro dépensé. C’est déjà un défi pour les équipes Achats lorsqu’on parle d’achats indirects, ça l’est encore plus lorsqu’on parle d’achats sauvages.

Les achats directs ou de production (les produits et services entrants nécessaires à la production de l’offre de l’entreprise) sont généralement bien gérés car faisant l’objet de procédures et de contrôles de la part de l’équipe Achats. En revanche, les achats indirects ou hors production (les produits ou services non nécessaires à la production de l’offre de l’entreprise mais utiles à la bonne marche de cette dernière), ne font pas toujours l’objet de procédures ou de contrôles. Si vous pensez que ce n’est pas vraiment problématique, voici une statistique qui pourrait vous faire changer d’avis: Selon l’enquête Deloitte CPO Survey 2018, la transparence globale de la chaîne d’approvisionnement est médiocre: “65% des décideurs achats ont une visibilité limitée ou inexistante au-delà de leurs fournisseurs de niveau 1”.

Ce manque de visibilité, peut coût beaucoup plus qu’on ne le croît à une entreprise, selon une étude comparative de ProcureCon, pour 40% des entreprises, les dépenses indirectes représentent plus de 40% de leurs dépenses totales. Pour les grandes entreprises ayant plusieurs sites, les achats décentralisés et le manque de supervision peuvent entraîner des dépenses excessives, des achats en double, inutiles ou non-conformes.

Comment différencier les achats sauvages des achats indirects?

Les achats sauvages sont une sous catégorie des achats indirects. Comme expliqué plus haut, les achats indirects couvrent les dépenses relatives aux biens et services non nécessaires à la production de l’offre de l’entreprise. Bien que le suivi de telles dépenses ne soit pas aussi précis que ce qu’il devrait l’être dans beaucoup d’entreprises, les Achats disposent toujours d’une liste de fournisseurs privilégiés et de contrats que les employés sont censés utiliser pour leurs achats indirects.

Les achats sauvages (aussi appelés achats hors contrôle) se produisent lorsqu’un employé, même avec les meilleures intentions du monde, ne suit pas le processus achats standard pour acquérir les biens ou services dont il a besoin. Nous voyons plusieurs raisons à cela:

• Le processus standard ne couvre pas les besoins pour ce type de demande
• Les collaborateurs impliqués sont souvent dispersés à plusieurs endroits et ne font pas partie du même département: unités de production, acheteurs, comptables, contrôle de gestion, etc. La lourdeur du processus et/ou son manque de contrôle, incitent bien souvent les prescripteurs à passer outre les procédures en place.

Ainsi, à une époque où les entreprises sont tenues de vérifier chaque euro dépensé, les achats sauvages eux, ne sont toujours pas bien identifiés et gérés dans beaucoup d’organisations.
Ces achats “hors du radar” rendent difficiles voire incorrectes toutes prévisions et ne permettent bien entendu pas de bénéficier de remises pour paiements anticipés.

Identifier l’étendue de vos achats hors contrôle

Si vous n’avez pas de visibilité sur le processus achats, comment savez-vous que vous avez un problème? L’un des moyens les plus rapides pour mesurer l’étendue de votre problème consiste à consulter la liste de vos fournisseurs et d’appliquer la règle des 80-20. Cette règle affirme que si 80% des dépenses d’une entreprise proviennent de 20% de ses fournisseurs, la conclusion logique et réaliste est que 20% de ses dépenses proviennent de 80% de ses fournisseurs.

Dans son étude intitulée Fix the Tail to Propel Procurement: Attacking the Tail Spend Problem in B2B, Spend Matters indique que le problème des achats sauvages est beaucoup plus vaste qu’on ne croit. En effet, l’étude a révélé que 35% des personnes interrogées considèrent les achats sauvages comme une priorité majeure, notant que “le plus gros problème est qu’en moyenne, la fonction Achats dédie la majeure partie de son temps aux 80 à 90% des fournisseurs représentant moins de 5 à 10% des dépenses.”

Qu’il s’agisse du 80-20 ou du 90-10, le fait est que les achats sauvages prennent beaucoup plus de temps et de ressources qu’ils ne devraient. Heureusement, il existe des méthodes pour mesurer l’ampleur du problème.

Dans la partie 2, Reggie Petereson regardera de plus près les problèmes communs liés aux achats sauvages et vous proposera des stratégies pour y remédier.

Si vous souhaitez comprendre comment une solution achats peut jouer un rôle crucial pour le contrôle et le suivi de vos dépenses, contactez-nous pour une démonstration personnalisée et gratuite.