Le manque de visibilité sur les données est le plus grand facteur de risque contractuel

Une bonne gestion des contrats rime avec visibilité, contrôle et conformité. Si vous ne disposez pas de données entrantes fiables, unifiées et partagées au sein de votre organisation, la gestion efficace de vos contrats s’avèrera être une tâche difficile voire impossible et sera facteur de risque contractuel.

Une bonne gestion des contrats rime avec visibilité, contrôle et conformité. Si vous ne disposez pas de données entrantes fiables, unifiées et partagées au sein de votre organisation, la gestion efficace de vos contrats s’avèrera être une tâche difficile voire impossible et sera facteur de risque contractuel.

Les problèmes liés aux données peuvent résulter de divers phénomènes : implémentation de plusieurs systèmes au fil du temps, spécificités régionales et fusions-acquisitions rapides et/ou répétées. Les fusions-acquisitions jouent un rôle très important, en particulier dans les secteurs pour lesquels les données sont au cœur de leur activité, telles que les services financiers par exemple.

Les données sont partout. Mais où les trouver pour éviter le risque contractuel?

Prenons l’exemple de la banque X. Comme beaucoup d’autres, cette banque a effectué de nombreux rachats au cours de la décennie précédente. Elle a notamment acquis de petites banques régionales et diverses sociétés financières. Cela a entraîné une hausse spectaculaire des systèmes déconnectés au sein des différentes régions, ainsi qu’une multiplication des produits et services dans le portefeuille de la banque.

Cette banque avait un énorme portefeuille de prêts hypothécaires, de prêts automobiles et personnels, de services bancaires et de services de cartes de crédit. Dans un tel contexte de désagrégation de données, qui aurait pu identifier les activités réelles et les risques liés aux tiers ?

Voici la première règle de gestion des contrats : il est impossible de gérer ce que l’on ne voit pas.

Si les contrats sont les piliers de l’entreprise, leur valeur dépend des données. C’est vrai d’un point de vue purement commercial : les obligations, attentes et paramètres de toutes les parties déterminent la valeur d’un contrat. Cet aspect revêt également une importance critique du point de vue des risques : tous les points de données doivent être centralisés afin de minimiser les risques pour l’organisation. D’un point de vue réglementaire, la visibilité et la maîtrise des données d’entreprise vont généralement au-delà du simple impératif commercial : il s’agit d’une obligation légale.

Dans le récent rapport de Forrester Research, « Predictions 2018: A year of reckoning » (« Prévisions 2018 : l’heure est venue de rendre des comptes »), 80 % des organisations interrogées ont admis qu’elles ne seraient pas conformes au RGPD lors de son entrée en vigueur le 25 mai. De plus (et c’est encore plus troublant), 50 % des organisations ont déclaré ne pas s’en préoccuper. Elles préféraient encourir d’importantes amendes et mettre en danger leur réputation (les amendes pour non-conformité étant fixées à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel), plutôt que de tenter de maîtriser les données de l’entreprise, tâche herculéenne s’il en est.

Si une entreprise ne maîtrise pas ses données, que valent les contrats qu’elle crée ?

La mise en œuvre d’une solution de gestion des contrats doit être précédée d’une phase de préparation faisant l’objet d’un engagement clair en amont. Determine peut implémenter un système de gestion des contrats dans un délai de huit à douze semaines, selon l’entreprise et sa complexité. Mais cela implique que tout le travail de fond ait été effectué, que tous les commanditaires soient d’accord et que toutes les budgets soient sous contrôle. Autre élément tout aussi important, il faut que toutes les données d’entreprise soient disponibles, même si leur contenu n’est pas connu. Sinon, vous risquez de mieux gérer vos contrats, sans pour autant mieux gérer vos risques.

Vous trouverez de nombreuses autres ressources (études, livres blancs et webinaires) sur la gestion des contrats, les fournisseurs, etc. dans notre bibliothèque de ressources. Si vous êtes prêt à découvrir directement comment gérer les contrats sur la Plateforme Cloud Determine, planifiez une démonstration personnalisée.