Le défi des Achats en 2020 : améliorer le P2P en investissant dans les deux « P »

Quel est le défi des Achats en 2020 ? Etre capable de mesurer l’amélioration de l’ensemble du processus Procure-to-Pay (P2P).

Quel est le défi des Achats en 2020 ? Etre capable de mesurer l’amélioration de l’ensemble du processus Procure-to-Pay (P2P). Pour ce faire, nous devons bien sûr améliorer la façon dont l’entreprise achète les biens et les services, mais aussi la façon dont elle gère les paiements fournisseurs. Bien que cela semble simple et logique, il faut savoir que dans beaucoup d’entreprises, ne sont pas celles qui effectuent les paiements. En tant qu’acheteur, nous nous retrouvons dans une situation où nous devons autonomiser les personnes qui effectueront le travail.

Collaborer avec les prescripteurs, les acheteurs disséminés et la Comptabilité

Il s’agit d’une situation de management assez classique. Un chef d’équipe ne peut accroître son impact que de manière limitée sans prendre d’ampleur, produisant un effet multiplicateur en soutenant et en récompensant les actions des autres. Que peut faire le service Achats pour augmenter l’efficacité des prescripteurs, des acheteurs disséminés dans différentes entités et de la Comptabilité qui gère les paiements? Nous pouvons leur fournir :

1. les informations dont ils ont besoin ;
2. des processus cohérents ;
3. une compréhension complète des fournisseurs pour répondre au défi des Achats en 2020.

1. Des informations cruciales

La raison pour laquelle on parle de « P2P » plutôt que de « P&P » est que le Procure-to-Pay offre le meilleur ROI lorsqu’il est géré comme un processus global. Et qu’est-ce qui en fait un processus ? Le fait que toutes les transactions effectuées dans le cadre de ce processus contribuent à créer un ensemble de données centralisé. Le service Achats détient et gère cet ensemble de données, et nous pouvons donc faire office d’intermédiaire, en nous assurant que chacun dispose des informations dont il a besoin et que les informations de chacun sont capturées par le système.

• Procure (Les prescripteurs ou clients internes par le biais des acheteurs) : Ils doivent savoir où s’adresser pour faire des achats, comment fonctionne le processus d’approbation et que faire lorsqu’ils ont un besoin nouveau ou atypique.
• Pay (La Comptabilité) : Ils doivent savoir quelles sont les conditions de paiement en vigueur pour chaque fournisseur, quand il y a des problèmes de performance qui peuvent affecter les calendriers de paiement et quand il y a des remises sur paiement anticipé.

2. Des processus cohérents

J’ai déjà fait allusion à l’importance du processus dans mes commentaires sur la centralisation des informations, mais un processus efficace ne se met pas en place tout seul. Les différents acteurs impliqués doivent être conscients du flux global ainsi que de l’alignement entre le P2P et les autres processus opérationnels. Le service Achats a l’avantage car nous comprenons ce que le processus P2P est censé apporter à l’entreprise dans son ensemble. On pourrait dire que nous sommes « au-dessus de la mêlée », et c’est un point de vue très puissant.

• Procure: Les prescripteurs doivent savoir comment demander de nouveaux contrats de produits ou de services et modifier leurs demandes ou en émettre de nouvelles.
• Pay: Le service Comptabilité doit savoir si des documents sont nécessaires pour justifier le paiement, ce qui pourrait retarder l’approbation d’un paiement, quels nouveaux fournisseurs doivent être intégrés pour le paiement.

3. Une bonne compréhension des fournisseurs

Bien que je me sois principalement concentré sur les interactions internes associées au P2P, les deux P sont en fait des activités tournées vers l’extérieur. Il est essentiel de pouvoir facilement accéder aux informations les plus récentes sur la sélection, le statut, la performance et la diversité des fournisseurs afin de s’assurer que les décisions d’achats sont bien informées et que les paiements sont effectués au bon moment.

• Procure: Les prescripteurs doivent savoir quand des fournisseurs sont ajoutés à la base de données, même si c’est principalement pour le compte d’autres entités opérationnelles, quand des problèmes de qualité ou de performance sont identifiés et quand ils sont résolus, quand des fournisseurs sont désignés comme stratégiques, certifiés ou locaux, et quand il est préférable d’acheter chez eux en raison de ce statut.
• Pay: Le service Comptabilité doit savoir quand les fluctuations du marché des matières premières justifient une renégociation avant le paiement, quand des problèmes de performance ou la résolution de problèmes nécessitent un paiement différé, ou quand (comme dans le cas des petits fournisseurs) les paiements doivent être émis le plus tôt possible pour protéger la trésorerie et la solvabilité du fournisseur.

Au service Achats, nous consacrons tellement de temps à l’analyse des dépenses, au sourcing stratégique, à la gestion des contrats, à la transformation digitale, à la gestion des relations/performances fournisseurs et au suivi des résultats qu’on oublie parfois que c’est dans l’application de la politique achats et paiements que notre travail se transforme en résultats tangibles. Bien que ces activités soient le domaine d’autres personnes au sein de l’organisation, nous avons un intérêt direct à nous assurer qu’elles sont faciles à exécuter et que toutes les activités liées aux achats ont du sens dans le contexte plus large de l’activité de l’entreprise.

Nous l’avons vu le principal défi des Achats en 2020 sera de maximiser le ROI du P2P ainsi que les deux « P » indépendamment, nous devons tirer parti du fait que nous sommes objectifs et que nous pouvons avoir une vue d’ensemble, en nous assurant que les processus et la technologie nécessaires sont en place pour que nos « clients » P2P se sentent satisfaits et autonomisés.