La gestion budgétaire intégrée à votre SI Achats : pourquoi c’est essentiel ?

Appuyez-vous sur le budget au lieu de simplement le contrôler grâce à la gestion budgétaire intégrée à votre SI Achats! Par où commencer?

Parmi les sujets abordés dans notre webinaire en anglais organisé en partenariat avec Ardent Partners, CPO Rising 2018: The Age of Intelligence, nous avons parlé de l’importance capitale des données dans nos activités. On peut aborder cette idée d’une multitude de manières différentes. Rassurez-vous, cela n’implique pas forcément de verser dans le leadership éclairé poussé à l’extrême, bien au contraire. Pour améliorer considérablement la visibilité des données, il suffit par exemple de simplifier le processus achats grâce à une gestion budgétaire intégrée à votre SI Achats. Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ?

En montrant que vous pouvez vous appuyer sur le budget au lieu de simplement le contrôler, vous obtiendrez facilement le soutien de toutes les parties prenantes. Les hauts dirigeants n’ont pas le temps de surveiller le respect du budget en permanence, et les utilisateurs, eux n’aiment pas être constamment contrôlés par quelqu’un qui vérifie la conformité des dépenses (d’ailleurs, ce n’est généralement pas nécessaire). En intégrant les budgets et les informations de suivi à votre processus achats, tout le monde peut voir facilement quelles sont les modalités en matière de gestion des dépenses.

Qu’y a-t-il dans votre budget ?

Comme chez les pilotes d’avion, il est important d’avoir la situation en main. La gestion budgétaire intégrée à votre SI Achats permet aux utilisateurs d’avoir une vue d’ensemble sur les données budgétaires (budget disponible/engagé/en saisie/facturé) lorsqu’ils souhaitent acheter des produits et services. Le graphique suivant est tiré de notre module Gestion Financière intégré sur la Plateforme Cloud Determine :

Les pessimistes diront que la possibilité de voir le budget restant disponible encourage les utilisateurs à dépenser plus, mais nous avons constaté au contraire que cela les aide plutôt à prendre des décisions plus avisées. Les utilisateurs se sentent responsabilisés et font plus attention avant d’effectuer toute nouvelle demande d’achats.
De toute manière, avec les règles d’approbation intégrées, personne ne pourra dépasser votre budget.

La gestion budgétaire au service des Achats.

Notre approche va au-delà des budgets contractuels classiques (IT, MRO, etc.) et inclut les budgets globaux consolidés, les dépenses d’investissement et opérationnelles et les projets. Pour expliquer le fonctionnement de ce système, le plus simple est d’utiliser un exemple de processus de demande d’achats :

En conditions réelles, l’acheteur ne voit que les informations autorisées par ses paramètres de profil. Dans ce cas, pour acheter des ordinateurs portables, l’utilisateur peut voir la composition du budget pour l’IT et plus spécifiquement celui alloué au matériel informatique.

Si ces ordinateurs sont associés à un projet particulier (par exemple, un projet de construction ou d’agrandissement des locaux), les demandes d’achats peuvent elles aussi être associées à ce projet. La répartition budgétaire est ensuite liée automatiquement au budget global du projet.

Une fois la demande d’achats réalisée, les approbateurs spécifiés dans le workflow reçoivent un e-mail pour valider la demande. Ces utilisateurs auront généralement une vue plus détaillée et étendue des budgets d’achats liés à ces ordinateurs. L’intégration de données permet également d’alimenter ces vues automatiquement et en temps réel.
Dans le graphique ci-dessus, la demande vient imputer le budget IT, le budget capex, le budget du projet et le budget global consolidé. Encore une fois, l’approbateur a parfaitement conscience de la situation, ce qui lui permet de prendre une décision éclairée.

Notre solution achats offre un système de définition des habilitations extrêmement flexible pour les règles d’approbations liées aux budgets. En plus des types de règles (commandes par exemple), vous pouvez choisir qui les verra et à quel moment, spécifier le délai de réaction, les régions concernées, la quantité, et tout autre paramètre dont vous avez besoin dans le cadre de vos processus.

Les alertes intégrées permettent de garantir la conformité, mais aussi de créer des rappels pour les différents jalons de votre budget. Ces alertes sont très faciles à définir et peuvent être associées à des budgets ou événements spécifiques. De plus, vous pouvez définir une multitude de déclencheurs différents de manière extrêmement flexible. C’est un principe similaire à celui des banques qui envoient des SMS en cas de dépassement d’un certain montant d’achats, ou des opérateurs vous signalant quand vous approchez de votre limite de forfait.
Dans notre exemple, l’approbateur veut savoir à quel moment un pourcentage donné de son budget est utilisé. Il est également très facile de choisir les destinataires de ces alertes : en plus des utilisateurs, il est possible de faire remonter ces messages de 10 niveaux dans la hiérarchie.

Enfin, les données intégrées à l’échelle des budgets simplifient et accélèrent le reporting : comme les informations sont traitées en amont et temps réel, les rapports reflètent toujours la réalité. Quels que soient les paramètres de temps/profils utilisateur/services, etc., les rapports peuvent être visibles directement dans Determine ou téléchargeables au format Excel. Avec un meilleur contrôle, l’analyse et la création des budgets sont améliorées, et les processus gagnent en efficacité.

Vos dépenses et transactions achats dépendent de la qualité de vos données budgétaires. L’objectif est d’avoir toutes les informations disponibles en temps réel pour pouvoir prendre de meilleures décisions à tous les niveaux.

Pour plus d’informations sur nos solutions achats et de gestion budgétaire, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information ou demander votre démo gratuite.