La courbe de maturité du service Achats (partie 2) – Exploiter les outils et les informations pour générer des économies

Dans cette deuxième partie, nous verrons comment les Achats progressent dans la chaîne de valeur et étendent leur contribution et leur influence par l’usage des technologies et l’exploitation toujours plus efficace des données qu’ils génèrent.

La première partie de cette série sur la maturité du service Achats portait sur la façon dont les Achats abordent aujourd’hui l’objectif de génération des économies sous un nouvel angle pour apporter toujours plus de valeur à l’entreprise.

Dans cette deuxième partie, nous verrons comment les Achats progressent dans la chaîne de valeur et étendent leur contribution et leur influence par l’usage des technologies et l’exploitation toujours plus efficace des données qu’ils génèrent.

Troisième étape : exploiter les outils disponibles pour générer des économies

Les Directions doivent reconnaître que, pour obtenir le retour souhaité de la part du service Achats, il ne suffit pas d’investir dans la bonne équipe et les bonnes compétences : l’organisation doit aussi mettre à disposition un ensemble d’outils adapté.

Qu’il vous permette d’analyser les dépenses, de gérer les fournisseurs, d’automatiser les transactions ou les 3 à la fois, un SI Achats permet de centraliser et de digitaliser ces informations, d’améliorer l’efficacité des processus et ainsi contribue grandement à la création de valeur pour votre entreprise.

Cela dit, toutes les solutions ne se valent pas. Seules les Plateformes Source-to-Pay qui combinent l’ensemble des besoins (sourcing, gestion des fournisseurs, gestion des contrats, procure-to-pay et analyse des dépenses), permettent au service Achats d’aller au-delà des approches traditionnelles pour générer des économies.

Si la définition des économies peut être réévaluée, il en va de même des attentes vis-à-vis des SI Achats d’entreprise. Ils doivent offrir des bénéfices supérieurs aux solutions manuelles et être aussi faciles d’utilisation que les applications grand public. Pour qu’une solution Achats et l’équipe qui l’utilise aient un impact au-delà des frontières du service Achats, il faut qu’il soit facile et rapide pour des acheteurs, prescripteurs, fournisseurs et autres acteurs impliqués d’obtenir ce dont ils ont besoin pour ne pas être tentés de contourner le processus.

Étape quatre : exploiter les informations pour générer des économies

Si la réalisation d’économies reste le premier KPI de la fonction Achats, il se traduit par un large éventail de choix en termes d’exécution. Plus le service Achats connaît les produits, services et fournisseurs, plus les options qui s’offrent à lui sont nombreuses.

Les économies devraient toujours être considérées comme une métrique permettant de mesurer l’efficacité. Tous les moyens permettant d’augmenter le taux d’efficacité devraient être considérés comme faisant partie du domaine de compétences du service Achats. Ce dernier peut rationaliser la demande, exploiter les volumes et faire en sorte que ses modèles de tarification soient alignés aussi étroitement que possible sur les modèles de coûts des fournisseurs. Pour pouvoir adopter une approche plus globale en vue de générer des économies, il doit en savoir plus sur chaque catégorie de dépenses, sur les fournisseurs associés et sur la façon dont ces deux aspects affectent la capacité opérationnelle de l’entreprise.

Pour étudier l’impact des économies, il est aussi possible de se pencher sur l’élimination des pertes, c’est-à-dire des domaines où l’entreprise dépense de l’argent, mais n’obtient pas suffisamment de valeur en retour. Pour cela, le service Achats doit recueillir des renseignements sur l’utilisation actuelle des services et matériaux et sur la façon dont ils soutiennent les processus internes. Les capacités analytiques du service Achats ouvrent la voie à des économies purement internes, via l’ajustement des processus inutiles. Ensuite, il convient de faire la même chose avec les fournisseurs qui sont en mesure de faire d’autres recommandations.

Bien que la portée et les capacités du service Achats augmentent significativement, grâce (en partie) aux nouvelles technologies, les économies restent la principale métrique utilisée pour évaluer la contribution des Achats à l’efficacité organisationnelle. Le service Achats est, et sera toujours, une fonction orientée sur les résultats. La différence aujourd’hui, c’est qu’il n’a plus besoin de voir cela comme un facteur limitant.

Alors qu’il applique de nouvelles approches, le service Achats doit continuer à être en mesure d’évaluer et de mettre en avant sa contribution à l’amélioration de l’efficacité. Compte tenu des défis auxquels il fait face actuellement, il a besoin d’outils fiables, lui permettant :

• D’accéder facilement, rapidement et en temps réel aux informations pour améliorer la visibilité et l’analyse qui en découlent
• De rationaliser les transactions et processus pour améliorer l’efficacité
• Le tout pour renforcer la collaboration avec les différents services et garantir la conformité

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