Investir dans la gouvernance d’entreprise pour assurer la conformité : Soyez proactifs !

Dans un monde parfait, une bonne gouvernance conduirait à une conformité respectée. Dans le monde réel, il n’y a souvent qu’un lien ténu entre les deux.

En tant qu’acheteur nous utilisons souvent les termes gouvernance et conformité pour décrire le volet «légal et contrôle» de nos responsabilités. La gouvernance établit les règles en matière d’achats et de gestion des dépenses, tandis que la conformité vérifie dans quelle mesure les différentes parties impliquées se plient à ces règles.
Dans un monde parfait, une bonne gouvernance conduirait à une conformité respectée. Dans le monde réel, il n’y a souvent qu’un lien ténu entre les deux.

La conformité d’abord

Historiquement, la plupart des services Achats se sont principalement concentrés sur la conformité. Cela peut être dû à l’une des raisons suivantes:

• La non-conformité laisse une trace: la preuve de la non-conformité aux normes ou procédures convenues est visible dans les rapports de gestion des dépenses.
• Gestion par exception: en se concentrant sur la non-conformité, les Achats peuvent concentrer leur attention uniquement sur les achats qui ne relèvent pas des processus établis, qui, espérons-le, concernent la minorité des dépenses.
• Nous reconnaissons la non-conformité quand nous sommes mis devant le fait accompli: il est dans certains cas plus facile de détecter la non-conformité quand celle-ci a effectivement lieu que de prédire quand elle arrivera. Par exemple, si nous changeons de fournisseur de fournitures de bureau, quels éléments peuvent potentiellement pousser les prescripteurs et acheteurs à ne pas commander chez lui? Un fournisseur de catalogues en ligne et non plus papier? Un mauvais service client? La qualité de leurs stylos?

Se concentrer sur les preuves de non-conformité et sur la gestion des exceptions permet de gagner du temps et de conserver les ressources nécessaires à d’autres activités. Malheureusement, cette approche réactive signifie que nous nous concentrons uniquement sur ce qui ne va pas et ne prenons pas le temps de voir d’où vient le problème et comment le résoudre sur le long terme.

Cela est dû en partie au fait qu’il n’y a pas ou peu de gestion proactive des contratssignés. Des efforts importants sont investis dans la sélection des fournisseurs, l’attribution et la négociation des termes de chaque accord. Mais une fois que les contrats sont en place, ils ont tendance à se perdre dans une montagne de documents, d’informations et de tâches. Il en va de même pour toutes les conditions d’applications et modifications négociées au moment de la signature.

La gouvernance ensuite

Pour que les entreprises bénéficient d’une bonne gestion de leurs dépenses, les efforts investis pour mettre en place une gouvernance d’entreprise dès les premiers jours de la signature d’un nouveau contrat doivent être équivalents (sinon supérieurs à) aux efforts consentis pour faire respecter la conformité. Le contrat est actif. La gouvernance ne devrait plus être le partenaire silencieux de la conformité. La gouvernance devrait être au centre des efforts de mise en œuvre des contrats, la conformité ne devenant un objectif que si les circonstances le jugeaient nécessaire.

Voici trois moyens par lesquels les entreprises peuvent passer de la conformité à la gouvernance:

Communiquez

La plus grande opportunité pour investir dans la gouvernance est lors de l’initiation d’un nouveau contrat. Personne n’aime le changement, mais qu’un nouveau fournisseur soit référencé ou qu’un accord avec un fournisseur en place soit modifié, ce changement a été fait pour une bonne raison: apporter des bénéfices mesurables pour l’entreprise. Bien souvent, le problème de non-conformité vient d’un manque de communication des nouveautés et changements. Il est primordial de communiquer clairement ce qui change, quand et quels avantages sont obtenus en contrepartie des perturbations éventuelles.

Anticipiez

Bien que toutes les équipes achats n’aient pas toujours besoin, dans le processus d’exécution du contrat, de réfléchir aux détails ou aux conditions qui présentent le plus grand risque de rejet, il n’est généralement pas difficile de déterminer où des problèmes risquent de surgir. (Astuce: le risque provient généralement des parties du processus achats qui changent le plus ou des équipes de l’entreprise qui ont déjà résisté au changement par le passé.) Grâce à une réunion avec les parties impliquées, les points de blocage peuvent être identifiés à l’avance et donc anticipés ou résolus rapidement lorsqu’ils se produisent. Vous passez ainsi d’une approche réactive à une approche proactive.

Régulez

La mesure des contributions à la gouvernance à un double effet. D’une part, cela permet à l’équipe achats de mettre en place un plan quantitatif pour assurer la gouvernance. D’autre part, cela permet de faire un examen interne et de s’assurer que ces dispositions sont réellement efficaces et n’ajoutent pas simplement plus de «règles» que nécessaire, source de frustrations et contre productives. La conformité devrait être le résultat naturel d’un contrat bien exécuté et de processus faciles à respecter et faisant sens pour toutes les parties impliquées.

Bien que la conformité soit une tâche importante de toute équipe achats, nous ne nous faisons pas beaucoup d’amis bien au contraire. En déplaçant les efforts plus tôt dans le processus, nous permettons d’ouvrir la discussion avec les parties prenantes sur les avantages et les changements sans signaler des comportements ou des personnes spécifiques. Cet investissement dans la gouvernance est plus positif, il permet d’établir des relations et crée un canal de dialogue ouvert en amont – ce qui contribue au succès de tous.

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