Éliminer les obstacles à la compétitivité avec la gestion des contrats

Les entreprises qui considèrent les solutions de gestion des contrats uniquement comme des bibliothèques pour le classement automatisé de leurs contrats se trompent. En effet, celles-ci peuvent offrir bien plus de bénéfices et par exemple éliminer les obstacles à la compétitivité.

Selon vous, pourquoi les entreprises investissent-elles dans une solution de gestion des contrats ? Il est probable que la première réponse qui vous vienne à l’esprit inclue l’amélioration de la gouvernance et de l’administration des contrats. Les entreprises qui considèrent les solutions de gestion des contrats uniquement comme des bibliothèques pour le classement automatisé de leurs contrats se trompent. En effet, celles-ci peuvent offrir bien plus de bénéfices et par exemple éliminer les obstacles à la compétitivité.

Afin d’obtenir et de défendre un avantage concurrentiel, une entreprise doit être proactive et innovante, et cela vaut pour tous ses processus, tous ses employés et tous les systèmes qu’elle met en œuvre. La gestion des contrats n’y fait pas exception et doit éliminer les obstacles à la compétitivité et être aussi stratégique que l’approche de l’entreprise vis-à-vis de son marché.

La compétitivité exige une optimisation active et constante

Même si le monde évolue plus rapidement que jamais, les contrats sont toujours définis pour une durée de plusieurs années. Il est très peu probable que les conditions de la deuxième ou de la troisième année d’un contrat de plusieurs années soient similaires à celles qui existaient au moment de la réponse à l’appel d’offres. Par conséquent, les entreprises, guidées par leur service Achats, doivent s’attendre à modifier les contrats qui régissent les relations avec leurs fournisseurs. C’est particulièrement vrai pour une équipe active qui souhaite maximiser la valeur de ses contrats. Une solution de gestion des contrats permet à la fois d’amender un contrat plus facilement et de suivre les modifications apportées, même s’il y en a des centaines, tout en indiquant clairement quelles sont les conditions les plus à jour.

Contrats : obtenez-vous les résultats escomptés ?

Il y a deux façons d’envisager la gestion des obligations fournisseurs.

La première consiste à savoir si la société obtient les marchandises, services, livraisons et résultats énoncés dans le contrat à chaque fois qu’elle effectue un achat dans le cadre du contrat.

L’autre est un peu plus complexe et oblige le service Achats à examiner la gestion des demandes d’une façon non conventionnelle. Tout comme une voiture de course, une organisation compétitive doit être alimentée en carburant. Si le service Achats a estimé un certain niveau de demande à un point prédéterminé dans le contrat et que les acquisitions réelles sont en deçà, il est très probable que d’autres critères de performance soient également insatisfaisants. Le système de gestion des contrats peut veiller à ce que les achats se déroulent comme prévu, et si ce n’est pas le cas, il peut alerter le service Achats. Les informations du service Achats deviennent alors un indicateur majeur de performance potentielle, dont l’équipe de direction ne se passera plus.

Soyez vigilant

Afin d’obtenir ou de préserver un avantage concurrentiel, le service Achats peut soutenir des prises de risque, plutôt que de se contenter de surveiller les risques externes de loin. Si une société s’apprête à prendre un risque stratégique, elle doit pouvoir auditer et passer constamment en revue les rapports, pour s’assurer que les critères de performance sont atteints et la conformité garantie. C’est encore plus important si le service Achats saisit les opportunités qui s’offrent à lui pour optimiser et amender le contrat.

Il n’est pas réaliste de s’attendre à ce que toute personne travaillant dans un environnement évoluant rapidement se rappelle les dernières conditions en vigueur. À la place, la gestion des contrats doit supporter cette charge et fournir un reporting (proactif) sur les données contractuelles clés.

Dans une entreprise compétitive, les résultats comptent plus que tout. Les grandes entreprises exploitent les fonctionnalités des solutions de gestion des contrats pour éliminer les risques et maximiser la performance. Si votre entreprise cherche à gagner en compétitivité, vous devez être prêt à faire de même.

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