Comment l’automatisation permet de surmonter les plus grands défis en matière de paiement fournisseurs ?

Un processus de paiement fournisseurs manuel, laborieux, sujet aux erreurs et inutilement lent : une perte de temps qui sape le moral, dilue les ressources et est très coûteuse ça vous dit quelque chose ? Si c’est le cas dans votre entreprise, il est grand temps de réfléchir à comment automatiser ce processus.

Un processus de paiement fournisseurs manuel, laborieux, sujet aux erreurs et inutilement lent : une perte de temps qui sape le moral, dilue les ressources et est très coûteuse ça vous dit quelque chose ? Si c’est le cas dans votre entreprise, il est grand temps de réfléchir à comment automatiser ce processus.

Automatisez votre processus de paiement fournisseurs

Comme le révèle le rapport « 2019 Payables Insight Report » de Levvel Research, si vous voulez que le paiement fournisseurs ne soit plus considéré comme un « centre de coût », il va falloir repenser plusieurs aspects. Il faut que :

• la direction générale adhère au projet et parraine une stratégie digitale à l’échelle de l’entreprise ;
• les équipes achats et comptabilité surmontent toute résistance au changement et adoptent une attitude axée sur l’amélioration continue ;
• un effort collaboratif et concerté soit fait pour rechercher et sélectionner des solutions technologiques optimales pour répondre à une large gamme d’exigences (maintenant et à mesure que les besoins changent).

Mais, le défi est essentiellement le suivant :

« L’automatisation des processus de paiement et de comptabilité fournisseurs illustre parfaitement cette opportunité, car non seulement elle réduit l’empreinte d’un service administratif coûteux, mais elle crée également une occasion de générer des revenus grâce à une efficacité accrue ».

Même si les entreprises gagnent en maturité et utilisent de plus de plus des solutions d’automatisation, une marge de progression est toujours possible. En surmontant les défis liés à l’automatisation des paiements fournisseurs, les entreprises peuvent améliorer leur conformité, économiser du temps et de l’argent, et mieux contrôler leur gestion de trésorerie et leurs finances.

L’automatisation permet de gérer l’efficacité

« Les opérations stratégiques agiles aident les entreprises à obtenir un avantage concurrentiel. »

L’excellence opérationnelle n’est pas un processus manuel. Le plus grand problème du paiement fournisseurs mentionné dans le rapport est la saisie manuelle des données et l’inefficacité des processus. La viscosité inhérente aux flux non automatisés de réception et d’approbation des factures (et 86 % des PME et 65 % des ETI continuent à s’appuyer sur des processus manuels) est un obstacle majeur à l’efficacité, ajoutant des jours, voire des semaines, à ce qui pourrait être un processus accéléré.

De plus, lorsque les factures sont capturées et saisies de manière non électronique, toutes les données tombent dans la catégorie des données « non structurées », ce qui signifie qu’elles doivent être entrées dans le système manuellement. Cela entraîne des erreurs, des doublons, des retards et la nécessité d’affecter beaucoup de ressources à cette tâche. Ajoutez à cela un flux d’approbation manuel (avec plusieurs approbateurs) et vous comprendrez pourquoi l’automatisation (« un environnement de facturation dématérialisé ») est essentielle à la gestion de l’efficacité.

Dans l’ensemble, les améliorations apportées par l’automatisation des paiements aux fournisseurs vont de la réduction de la consommation de papier à une meilleure visibilité, en passant par la réduction des coûts, l’augmentation de la productivité, des économies plus importantes, l’optimisation du fonds de roulement, une meilleure conformité et même l’amélioration des relations avec les fournisseurs.

Faire passer le paiement fournisseurs d’un centre de coût à un générateur d’opportunités financières a de nombreux avantages. Et tandis que les services financiers et les directeurs financiers continuent d’accroître leur influence et leurs responsabilités au sein des entreprises, faire du paiement des fournisseurs un agent de changement aura indubitablement un impact.

Vous souhaitez en savoir plus sur l'automatisation du paiement fournisseur? Nos experts sont là pour répondre à toutes vos questions!