Arrêtez de jouer au chat et à la souris avec vos dépenses non contrôlées

Au lieu faire la chasse aux achats sauvages comme un chat qui court après une souris…ne serait-il pas grand temps de considérer enfin le problème à une échelle plus stratégique?

Un livre blanc publié récemment par Corcentric et CFO.com, L’impact des dépenses indirectes sur le fonds de roulement, analyse les conséquences des dépenses non contrôlées sur les résultats des entreprises. Outre leur coût énorme, la plupart des entreprises ne sont pas préparées et/ou n’intègrent pas la gestion de ces dépenses à leur stratégie globale. Au lieu faire la chasse aux achats sauvages comme un chat qui court après une souris…ne serait-il pas grand temps de considérer enfin le problème à une échelle plus stratégique?

Selon Spend Matters, la part des dépenses totales, qui n’est pas gérée activement, ne constituent que 5% à 10% des dépenses et concerne généralement 85% à 90% des fournisseurs! Ce problème est d’ailleurs exacerbé par l’usage croissant de la sous-traitance, la prestation de services ou encore l’intérim mais c’est un autre sujet pour un autre jour.

Vos problèmes commencent par ces dépenses qui ne sont “pas gérées activement”

Dans votre entreprise, considérez-vous que bon nombre d’achats (indirects en particulier) sont effectués de manière indépendante, sans l’intervention de l’équipe achats, en dehors de tout processus et de tout contrôle budgétaire ou de conformité? En dehors des coûts, quels sont les risques ici?

Les stratégies expliquées ci-dessous pour ramener sous contrôle toutes les dépenses, vous fourniront les armes pour améliorer l’efficacité des processus, accroître la visibilité sur vos dépenses et garantir que celles-ci sont liées à un contrats et imputent le bon budget

Voici comment la chat peut gagner la souris

Stratégie 1: Commencez par identifier les dépenses pour mieux les gérer !

Pourquoi les dépenses non contrôlées sont aussi appelées achats “sauvages”? Parce que ces dépenses sont justement difficiles à identifier et à attraper! La solution est donc déjà de savoir où regarder et de prendre le temps de toutes les identifier. Le Livre Blanc propose vous propose d’examiner les dépenses sur 1 an. Sur le total de ces dépenses, vous devriez arriver à identifier environ 20% qui ne sont pas conformes.

C’est souvent le résultat:

• de trop de fournisseurs pour de trop petits montants de dépenses;
• d’achats hors catalogues si votre système est inéquat.

Si vous avez trop de fournisseurs, c’est que vous avez peut-être besoin d’une politique achats plus stricte. Que ce soit le problème ou non, les dépenses non contrôlées peuvent également être considérablement réduites par une application plus stricte des directives achats, ce que la plupart des entreprises ont du mal à mettre en place.

Une entreprise au chiffre d’affaires d’1 milliard d’euros gaspillera environ 15 millions d’euros par an en raison d’un manque de contrôle de ses processus achats. — Getting a Grip on Tail Spend, Accenture

Stratégie 2: Automatisez pour mieux optimiser !

En dehors des processus établis pour les achats, le traitement des factures ou le paiement, les dépenses hors contrôle demandent beaucoup plus de temps de gestion que les autres dépenses…Et encore si elles sont gérables!
A l’inverse, l’autormatisation des processus rationalise chaque étape du processus achats-finance, accroît la visibilité et améliore l’efficacité. Sans visibilité, il y a peu de contrôle et sans contrôle, il y a forcément des impacts négatifs sur le fonds de roulement.

Grâce à l’automatisation:

• les tâches manuelles sont réduites voire éliminées, ce qui diminue le risque d’erreur;
• les données sont plus fiables et donc plus facilement utilisables par l’équipe Achats pour la réalisation de ses objectifs: négociation avec les fournisseurs, accélération des processus, contrôle plus stricte des dépenses…tout ce qui améliore la gestion du capital.

Stratégie 3: Collaborez pour mieux influencer !

Sans surprise, une approche collaborative et une communication ouverte et continue avec les fournisseurs, les clients internes et les partenaires permettent de fluidifier les processus, de rationaliser les dépenses et d’améliorer les flux de trésorerie. Cette “ouverture” permet de rendre les achats sauvages plus visibles et ainsi plus difficiles à dissimuler…C’est également une stratégie clé pour les Achats afin qu’ils puissent élargir leur champ d’influence auprès des autres services et de la direction.

La synchronisation entre les services, en particulier les Achats, la Finance et la Comptabilité est déjà un défi en soi. Défi, qui, si réussi, peut vous apporter des résultats exponentiels. Comme nous avons pu le constater chez Determine, cela est particulièrement vrai dans les secteurs les plus complexes, tels que la Santé et la Finance. Mais c’est une stratégie qui fonctionne quel que soit le secteur pour aider à gérer davantage de dépenses, ce qui aura un effet positif sur le fonds de roulement. Cessez de vous focaliser sur quelques prescripteurs peu scrupuleux et réfléchissez à une stratégie applicable pour l’entreprise.

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