Achats : les 10 meilleurs conseils pour remporter le soutien des parties prenantes

La tâche du service Achats n’est pas facile car il est souvent mal perçu par les parties prenantes internes. Mais ceci ne sera plus une fatalité dès lors que vous suivrez ces 10 conseils!

La tâche du service Achats n’est pas facile. Il est la conscience de l’entreprise en matière de dépenses. Lorsqu’un contrat est sur le point d’être signé, il s’assure qu’un processus de sélection strict a été suivi et que toutes les spécifications ou exigences impliquant des coûts supplémentaires sont utiles. Il veille à ce que la performance des fournisseurs historiques justifie l’attribution de nouveaux marchés à ces mêmes fournisseurs et incite, au nom de l’entreprise, tous les fournisseurs à donner le meilleur d’eux-mêmes. Si ces aspects sont importants, le service Achats est souvent mal perçu par les parties prenantes internes.

Imaginez un instant la situation suivante : vous êtes sur le point de faire un achat important (une nouvelle voiture, de belles vacances, un repas dans un restaurant gastronomique) et quelqu’un n’arrête pas de gâcher le moment en insistant sur les détails qui rendent cette décision excitante. Comment vous sentiriez-vous ?

…Avez-vous vraiment besoin d’une chambre avec vue sur la mer ? Elle est 20 % plus chère… Imaginez ce que vous pourriez faire avec cet argent (vous pourriez par exemple réparer la porte du garage). Le simple fait de partir en vacances n’est-il pas suffisant ?

…Je sais que les performances de cette voiture vous enthousiasment, mais ne vont-elles pas augmenter la consommation d’essence ? Vous ne pouvez pas vous arrêter au prix de cette voiture. Il faut étudier le coût total de possession, en incluant le carburant et les coûts d’entretien.

…Vous allez aussi prendre un dessert ? L’entrée, la salade et le plat ne vous ont pas suffi ? En plus, vous avez pris une deuxième miche de pain, AVEC DU BEURRE ! N’allez-vous pas regretter votre décision demain lorsque vous monterez sur la balance ? Ce n’est pas parce que c’est une occasion spéciale que vous ne devez pas être raisonnable.

Mais si le service Achats est parfois mal perçu par les parties prenantes , ce n’est pas une fatalité.

Inspirez-vous des conseils suivants pour remporter le soutien des parties prenantes impliquées dans les achats, tout en menant votre travail à bien.

1. Soyez honnête. Vous ne pourrez jamais gagner la confiance et le soutien des parties prenantes si elles doutent des motivations, des priorités ou des actions du service Achats. Établissez un dialogue ouvert et constructif, surtout lorsque la vérité est difficile à entendre.
2. Posez des questions. Renseignez-vous bien sur leur besoin et les tenants et aboutissants. Vous devez demander activement aux parties prenantes de participer tout au long du projet, pour qu’elles se l’approprient et aient une bonne raison de le soutenir.
3. Soyez à l’écoute. Outre le fait de ne pas poser de questions, la plus grave erreur que vous puissiez faire, c’est de poser des questions, mais de ne pas écouter les réponses. Faites en sorte de tenir compte des souhaits des parties prenantes et répondez activement à leurs préoccupations.
4. Interagissez. Vous êtes très occupé. Pour mener votre travail à bien, vous avez parfois besoin de vous protéger contre les demandes d’autrui. Malheureusement, les gens savent quand quelqu’un les évite ou les écarte. Le service Achats doit interagir avec les parties prenantes et même leur demander de l’aide lorsque c’est possible, même si cela se traduit par une augmentation de sa charge de travail.
5. Nouez des relations. Appréciez-vous vos parties prenantes ? Évidemment, vous ne vous entendez pas avec tout le monde de la même façon, mais si vous parvenez à créer des liens d’amitié, ou au moins des relations de travail productives, avec vos parties prenantes, ces dernières sont plus susceptibles de nourrir des sentiments similaires à votre égard.
6. Mettez en avant les contributions extérieures. La plupart des processus achats reposent sur une ou plusieurs métriques. Ces chiffres sous-tendent les efforts du service Achats et justifient son existence. Cependant, lorsque les résultats escomptés sont atteints, le service Achats doit mettre en avant les contributions extérieures. Les gens sont prêts à faire des efforts s’ils s’approprient un projet. Si le service Achats s’attribue tout le mérite, il risque de gagner la bataille, mais de perdre la guerre.
7. Soyez agréables avec tous les fournisseurs. Le service Achats peut essayer de garder ses distances vis-à-vis des fournisseurs, en particulier s’il pense que ces derniers ne remporteront pas le contrat. Cela peut amener les parties prenantes à penser que le service Achats a « pris en grippe certains fournisseurs » depuis le début et qu’elles ont donc peu de raisons de soutenir un processus dont l’objectivité pourrait être douteuse.
8. Apprenez. Que savez-vous des défis quotidiens et des priorités de vos parties prenantes ? En faisant l’effort de les découvrir, vous comprendrez mieux ce qui motive leurs demandes et leurs réponses et vous vous attirerez leur sympathie.
9. Jouez le jeu. Aujourd’hui, les politiques internes de nombreuses entreprises pourraient rivaliser avec les intrigues des palais de l’Europe au 16e siècle. Parfois, la décision finale est moins liée à l’opinion que votre interlocuteur a de vous qu’à la façon dont une autre figure influente vous perçoit. S’il y a une ou plusieurs personnes influentes dans votre entreprise, essayez de gagner leur faveur.
10. Soyez digne du soutien des parties prenantes. Pourquoi les parties prenantes ne soutiendraient-elles pas les efforts du service Achats ? À part les changements qui ne leur plaisent pas ou qui rajoutent quelques réunions à leur calendrier, est-il possible que vous fassiez un peu plus d’efforts pour mériter leur soutien ? La réponse à cette question peut être difficile à entendre. Ainsi, en cas de doute, appliquez le conseil n° 3 et soyez à l’écoute.

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