La visibilité sur la gestion des contrats ou la quête du Saint Graal

Avoir la visibilité sur la gestion des contrats et sur toutes les informations disponibles à un moment donné est ce qui permet de prendre des décisions éclairées.

Avoir la visibilité sur la gestion des contrats et sur toutes les informations disponibles à un moment donné est ce qui permet de prendre des décisions éclairées. Aux Etats-Unis par exemple, Il semble que le gouvernement fédéral ait ressenti ce besoin à propos des emballages de bacon en 1974. Auparavant, les supermarchés s’attachaient à montrer combien le bacon était délicieux et peu gras avec des emballages conçus pour donner cette impression. Mais les consommateurs étaient privés d’une partie de la vérité. Le Département de l’Agriculture des États-Unis est alors intervenu pour combattre cette « fausse impression de produit peu gras ». La solution ? Une fenêtre à l’arrière, avec « une ouverture transparente… visant à exposer la surface découpée d’une tranche ». Autrement dit, toute la vérité.

Qu’y a-t-il dans vos contrats ?

Le parallèle avec les contrats est moins saugrenu qu’il n’y paraît. Les affaires que font les entreprises entre elles sont basées sur des contrats. Depuis de simples accords de confidentialité tenant sur une page jusqu’à de complexes contrats valables dans plusieurs juridictions et applicables à l’échelle mondiale. Que contiennent ces contrats ? Comment sont-ils gérés ? Sont-ils gérés tout court ? Quelle visibilité sur la gestion des contrats avez-vous ? Examinez ces chiffres relatifs aux contrats :

• On estime que 80 % des transactions inter-entreprises sont régies par des contrats (Gartner).
• Les moyennes et grandes organisations ont entre 20 000 et 40 000 contrats en vigueur à un instant T (PwC).
• Plus de 10 % de l’ensemble des contrats exécutés sont perdus (Faulkner Information Services).
• L’inefficacité de la gestion des contrats peut coûter jusqu’à 9,2 % de leurs revenus annuels aux entreprises (IACCM).

Si on parvenait à calculer la valeur totale représentée par ces ressources contractuelles et le coût lié à la perte d’informations, au manque de gestion, etc. les entreprises seraient certainement beaucoup moins nombreuses à continuer de se passer de solutions de gestion de contrats. Lors d’un récent webinaire que nous avons organisé, les participants (de très grandes entreprises) ont indiqué les systèmes traditionnellement utilisés pour gérer leurs contrats. 60 % ont déclaré utiliser Word, Excel et des solutions « maison ». 20 % ont déclaré ne pas savoir. Ne pas savoir !

Visibilité sur la gestion des contrats : Abandonner les solutions « maison » de gestion des contrats

Si les raisons spécifiques n’ont pas été précisées, notre expérience tend à montrer que les entreprises au chiffre d’affaires se situant entre 2 et 5 milliards d’euros se trouvent souvent à un carrefour technologique. La croissance organique et par acquisition s’est opérée à un rythme gérable, où les processus existants étaient suffisants. Mais soudain, les besoins de l’entreprise et la réalité du marché changent et dictent une nouvelle approche.

Pour d’autres entreprises, une partie du problème se concentre également sur le début du processus : créer le contrat, le faire approuver et le mettre en place. Selon Forrester, ce processus peut prendre parfois plus de trois semaines et demie. Sans gestion dynamique des contrats, la lenteur du processus génère une certaine impatience et, entre-temps, d’autres projets arrivent, de nouveaux accords sont conclus et les affaires continuent. Lorsque la signature du contrat arrive enfin, il est presque aussitôt oublié au fin fond d’un dossier sur une étagère.

Si l’efficacité de la phase de création des contrats est une chose, la conformité et l’exécution constituent un tout autre problème. On dit souvent qu’il est impossible de gérer ce qui est caché. Si vous n’avez pas de visibilité sur la gestion des contrats, vous n’avez aucun moyen de surveiller (et d’exploiter) efficacement leur contenu. Et si personne ne prête attention aux multiples clauses, pièces jointes, termes, conditions et engagements, une zone grise se développe dans laquelle le risque augmente.

Voici un parfait exemple illustrant ce danger : il y a quelques années, Powdr Corporation, propriétaire de la station de ski Park City Mountain Resort, a laissé passer de deux jours la date de renouvellement de son bail. L’augmentation du paiement annuel de près de 25 millions de dollars a obligé l’entreprise à cesser son activité. Combien d’autres renouvellements de bail manqués ou de renouvellements automatiques surviennent chaque jour en l’absence de visibilité sur la gestion des contrats ?

Du contrat au pacte social

Le mot clé en matière de gestion du cycle de vie des contrats est « cycle de vie », autrement dit le document ne dort pas au fond d’un tiroir ou dans un dossier; c’est un élément vivant destiné à être utilisé. Comme Tim Cummins, PDG de l’IACCM (International Association for Contract & Commercial Management), l’a déclaré dans un récent podcast OutLoud, on prend de plus en plus conscience de l’aspect fondamental des contrats, non seulement pour les relations commerciales, mais aussi pour les relations humaines en général. Dans ce cadre, l’IACCM travaille avec le Forum économique mondial sur la façon d’améliorer le rôle des contrats afin de développer la confiance sociale.

Cette importance grandissante des contrats a fait naître chez les dirigeants un intérêt croissant pour une meilleure visibilité sur la gestion des contrats. La technologie joue un rôle essentiel à ce titre. Outre la transparence des contrats, le fait de pouvoir y accéder à tout moment et depuis n’importe quel appareil est primordial. Le développement de compétences demandées autour des contrats suppose la mise à disposition de fonctionnalités du type « libre-service » ou « aide personnalisée » afin que la création de contrats ne soit pas réservée au service juridique et qu’une plus large base d’utilisateurs ait les moyens de s’y attaquer également. En l’absence de solution avancée de gestion de contrats permettant la centralisation et le partage des données, ainsi qu’un contrôle intégré, cette ambition n’est ni réaliste, ni réalisable.

L’avenir des contrats passe par l’abandon de la complexité au profit d’une simplicité et d’une clarté absolues, avec une situation où la visibilité sur la gestion des contrats élimine l’incertitude et favorise la prise de décisions éclairées.

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