Si les données partagées à l’échelle de l’organisation (et non un processus orienté achat) doivent former l’infrastructure des opérations achats, la technologie doit y être préparée. Choisir la technologie adaptée est essentiel pour que les achats atteignent leur plein potentiel.

Le processus achats est un modèle de flux qui représente l’activité achat et les informations associées, du sourcing et de la gestion de contrat en tant que processus en amont, jusqu’au processus P2P (Purchase-to-Pay) en aval. Un processus achats peut même inclure cinq, six ou sept étapes (voire plus) avec des détails sur l’analyse des dépenses et la gestion des fournisseurs. Quel que soit leur nombre, ces étapes sont la plupart du temps représentées par un motif en chevron.

Représentation linéaire & classique d’un processus achats…

…Très loin de la réalité des achats

Cette représentation ordonnée et familière n’est pas exacte. En effet, la réalité des achats est souvent beaucoup plus complexe : les solutions doivent être capables de gérer des processus non linéaires, incluant des variations ou sous-processus à différentes étapes du processus global et des flux d’informations dans les deux sens.

Un processus achats en étoile

En fait, si nous laissons le schéma se former en fonction des flux d’informations, il ne sera pas du tout linéaire : les achats seraient représentés de façon plus précise par une structure en étoile, avec les données de référence (master data) au centre de toutes les autres activités, et non considérées comme un sous-produit annexe ou un ajout.

On constate une tendance similaire dans la gestion Supply Chain.

Étant donné le niveau d’interconnexion entre les nombreux acteurs de la « chaîne » traditionnelle, des termes comme toile, écosystème et réseau sont à privilégier. Pour appuyer sa théorie selon laquelle le terme « chaîne de valeur » n’est plus approprié, Procurious a récemment écrit ceci :

Dans un monde hyperconnecté et interdépendant, le concept de chaîne ne rend plus justice à la complexité du rôle d’un gestionnaire des achats. Si vous essayez de reproduire un réseau moderne de fournisseurs internationaux, vous obtiendrez systématiquement un schéma regroupant tout un amas de données ou représentant des roues dentées.

Ironiquement, même si nous cherchons à repenser ce schéma, les processus achats n’ont guère changé. Il s’agit plutôt d’une évolution de la perception du rôle des achats, qui place désormais les informations générées au cœur de la vision globale de l’organisation. Nous n’avons plus à subir les checklists de transaction détaillées. Au lieu de cela, nous créons, centralisons et nettoyons les données en sachant qu’elles seront utilisées par différentes personnes pour des usages parfaitement distincts.

Plus nous pouvons réunir les informations, plus nous sommes susceptibles de pouvoir prendre des décisions éclairées et étayées.

Lorsque la structure des informations se base sur les tâches, des données distinctes mais complémentaires sont souvent stockées séparément. Les décisionnaires ont ainsi des difficultés, parfois extrêmes, à combiner des données liées, uniquement parce qu’elles ont été créées et qu’elles existent à différents points du processus. Il s’agit là d’une opportunité manquée majeure.

Par exemple, des informations concernant les profils et montants de dépenses doivent être mises à disposition avec les informations les plus à jour sur les performances des fournisseurs. Poursuivons avec l’exemple des fournisseurs : les niveaux de risque, les certifications en vigueur et les engagements non tenus à ce jour envers chaque fournisseur sont bien mieux mis en évidence lorsqu’on les examine de façon globale dans un contexte précis, plutôt qu’en étudiant trois séries de faits séparées et non connectées.

Si les données partagées à l’échelle de l’organisation (et non un processus orienté achat) doivent former l’infrastructure des opérations achats, notre technologie doit y être préparée.

Personne ne souhaite intentionnellement altérer la visibilité de l’écosystème achat, mais il est si simple de le faire par mégarde.
Les données peuvent être difficiles à déplacer. En revanche, elles peuvent facilement être compartimentées ou se perdre, notamment si vous les considérez comme le résultat de l’activité achats plutôt que comme les ressources principales que nous devons promouvoir.

Le monde des achats évolue, et la technologie associée doit suivre le même chemin.

Choisir la technologie adaptée (notamment avec un noyau de données partagées) est essentiel pour que les achats atteignent leur plein potentiel.

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