Gestion budgétaire: plus de flexibilité pour un meilleur contrôle des dépenses

Dans le monde de l'entreprise, la gestion budgétaire a besoin de plus de flexibilité et les Plateformes Source-to-Pay l'ont bien compris.

Lors de mes vacances d’été en famille en Corse, j’ai été directement confronté à la notion de gestion budgétaire. Pour nos déplacements pendant le séjour, j’avais loué une voiture de taille intermédiaire, mais en arrivant à l’agence de location, j’ai découvert que nous avions un bagage en plus et que tout ne tiendrait pas dans la voiture. L’agent m’a alors proposé de choisir un SUV haut de gamme, deux fois plus cher que le véhicule que j’avais réservé, ou d’attendre le retour plus tard dans la journée d’un SUV moins onéreux.

Après mon vol en provenance de Paris, j’avais hâte de partir et j’ai décidé de prendre le SUV haut de gamme, multipliant par deux le budget initialement prévu pour la location d’un véhicule. J’ai toutefois compensé ce surcoût en utilisant des points afin de réserver un hôtel pour la dernière nuit de notre séjour. Le fait de pouvoir ajuster librement et d’avoir une bonne visibilité quant à mes options m’a permis de respecter mon budget de voyage. Permettre plus de flexibilité n’est-il pas la clef pour une gestion budgétaire réussie ?

Flexibilité, visibilité et contrôle pour relever le défi de la réduction des dépenses

Dans le monde de l’entreprise c’est pareil, la gestion budgétaire est affaire de flexibilité. Qu’il s’agisse des dépenses d’investissement (CAPEX), des dépenses opérationnelles (OPEX) ou d’autres projets en lien avec les budgets, des ajustements par le biais d’achats auprès d’autres fournisseurs ou par le biais des allocations de coûts peuvent être nécessaires. La flexibilité budgétaire est donc essentielle pour :

• Tenir compte de l’incertitude des projets en cours (disponibilité, coût, etc/)
• Offrir visibilité et contrôle à toutes les parties prenantes
• Comprendre l’état actuel d’un budget particulier en temps réel

C’est le manque de flexibilité, de visibilité et de contrôle qui pose souvent problème dans les efforts du service achats pour essayer de se conformer aux contraintes financières. Pour démontrer ce point, une récente étude du cabinet de conseil Protiviti s’est penchée sur ce dilemme. Parmi les principales conclusions de l’enquête 2017 de Protiviti sur les achats, on apprend que près de la moitié des directeurs financiers pensent que seulement 20 % ou moins des économies sur les achats se répercutent sur le résultat net. Par ailleurs, la plupart des responsables achats et financier jugent que le processus de sourcing fournisseur n’est pas « très efficace ».

Gestion budgétaire : quel pourcentage des économies réalisées par la fonction achats est répercuté sur les résultats nets selon vos estimations?

Source : enquête 2017 de Protiviti sur les achats

En outre, les principales causes de la non-répercussion des économies sur les résultats sont le non-respect des budgets et la réaffectation à d’autres domaines des économies ainsi réalisées, ce qui démontre une inaptitude à s’adapter à l’évolution des besoins ou spécifications. Sans véritables flexibilité, visibilité et contrôle, l’ajustement des budgets n’est pas possible, d’où un risque accru de réduction des économies.

Des outils agiles et plus de flexibilité : donner aux achats un avantage «déloyal»

Ce qu’il faut, ce sont des outils de gestion budgétaire pouvant facilement prendre en charge les modifications tout en informant simultanément les parties prenantes concernées. Comme cela a été souligné dans le livre blanc de PayStream Advisors, Budgeting for Electronic Procurement, les Plateformes S2P (Source-to-Pay) comme celle de Determine sont axées sur l’importance de budgets transparents mises-à-jour en temps réel pour les entreprises avec des opérations complexes.

Voici quelques-unes des fonctionnalités de gestion budgétaire avancées qui sont utiles et/ou critiques dans le cadre de la planification budgétaire :

• Pouvoir gérer plusieurs types de budgets : le fait d’offrir des fonctionnalités distinctes pour de nombreux types de budgets, dont les budgets des dépenses opérationnelles (OPEX) et d’investissement (CAPEX), les budgets axés sur les projets et ceux axés sur les contrats, garantit la flexibilité requise pour gérer les divers besoins des différents services.
• Gérer le cycle de vie des budgets de manière fluide : une organisation doit pouvoir personnaliser l’outil en fonction de ses propres stratégies en matière de budget. Cela inclut les méthodes pour l’importation de données budgétaires depuis des systèmes externes (Excel par exemple), la planification, les prévisions, l’exécution, les processus de renouvellement, la mise en place de hiérarchies pour les approbateurs et propriétaires de budget, ainsi que l’élaboration des niveaux, échéances et étapes du budget.
• Simplifier les correspondances et liens entre dépenses et budgets : il s’agit de faire coïncider automatiquement les dépenses avec les budgets en utilisant les informations achats issues des centres de coûts, des catégories d’achats et des comptes comptables pour simplifier la gestion. Chaque propriétaire de budget peut comparer ses dépenses avec son budget en temps réel. De plus, les solutions prennent en charge les renouvellements et mises à jour des budgets.
• Créer des règles d’approbation personnalisées pour la visibilité : en fonction des besoins des propriétaires de budget, le fait de créer des règles d’approbation personnalisées permet une gestion budgétaire selon des exigences différentes. Cela contribue à la visibilité requise pour gérer et superviser étroitement les répartitions qui ont un impact sur le budget.
• Mettre en place des contrôles système pour éviter les dépassements : moyens de contrôle paramétrables visant à protéger les actifs de l’entreprise ; un administrateur peut fixer des seuils stricts ou souples pour certains plafonds et peut désigner les personnes autorisées à approuver le dépassement de ces plafonds.
• Bénéficier d’une visibilité en temps réel sur n’importe quel budget : grâce à des informations en temps réel sur toutes les activités de dépenses, le propriétaire de budget peut effectuer le suivi des dépenses par rapport au budget aussitôt qu’un achat est réalisé ou demandé, et ce en utilisant les outils de suivi budgétaire intégrés aux tableaux de bord des achats et aux KPI.
• Permettre l’intégration avec les systèmes financiers pour une précision accrue: les informations budgétaires doivent également passer par l’ERP, même lorsque l’organisation utilise cette solution pour contrôler les budgets dans différents sites et différentes filiales. Cette possibilité permet non seulement aux approbateurs de prendre des décisions plus éclairées, mais également de renforcer la conformité et la précision des informations financières.

La solution de Gestion Budgétaire de Determine intègre l’ensemble de ces fonctionnalités et contribue aux bonnes performances des entreprises en les aidant à gérer leurs besoins intrinsèques, autrement dit comment définir, surveiller et gérer les budgets pour réduire les dépenses non conformes et améliorer les prévisions.

En intégrant l’ensemble des données achats mises-à-jour en temps réel, ainsi que des rapports et alertes personnalisables, les organisations peuvent considérablement réduire les dépenses non conformes, renforcer les contrôles financiers et prendre de meilleures décisions stratégiques, qui seront cohérentes à la fois avec les Achats et avec la Finance.

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Image : www.thequotablecoach.com