Garantir l’alignement du budget avec les objectifs de l’entreprise

L’élaboration d’un nouveau budget est l’occasion de réfléchir en profondeur, de fixer des objectifs, de faire des prévisions et de planifier la croissance. Afin que le budget soit approuvé, son gestionnaire doit garantir son alignement avec les objectifs de l’entreprise.

L’élaboration d’un nouveau budget est l’occasion de réfléchir en profondeur, de fixer des objectifs, de faire des prévisions et de planifier la croissance. Afin que le budget soit approuvé, son gestionnaire doit toutefois démontrer la cohérence entre les demandes de financement et les objectifs globaux de l’entreprise. En d’autres termes, il doit garantir l’alignement du budget avec les objectifs de l’entreprise.

Parvenir à cet alignement à l’échelle de l’organisation requiert une évaluation stratégique de la part de l’équipe dirigeante. Cette dernière devra émettre des jugements quant aux domaines susceptibles de créer le plus de valeur et aux priorités offrant un ROI maximum pour l’entreprise dans son ensemble. A l’échelle des différentes entités opérationnelles, cela implique un combat féroce pour obtenir une augmentation du budget, ou parfois le même budget, d’une année sur l’autre.

Tant que les budgets ne sont pas définitifs, des fonds supplémentaires peuvent être alloués à tel ou tel projet. Une fois finalisé, le budget global est fixe même si les circonstances environnantes évoluent. Après cela, l’alignement ne peut être maintenue qu’en procédant à des ajustements sur la demande, les exigences et la date de l’achat.

Heureusement pour les gestionnaires de budget, les Achats sont spécialisés dans la recherche et le respect de la conformité :

• Nos efforts sont-ils cohérents avec la stratégie de l’entreprise (dans l’idéal)?
• Notre compréhension des exigences est-elle cohérente avec les besoins de l’entreprise (c’est à espérer)?
• Notre vision des performances est-elle alignée avec celle du service financier(euh…)?

Garantir l’alignement du budget avec les objectifs de l’entreprise nécessite une compréhension mutuelle et de la flexibilité, des compétences que les Achats peuvent apporter lors des discussions relatives au budget, ce qui aide par ailleurs l’entreprise dans son ensemble et les services individuels concernés.

Les Achats ont trois occasions de contribuer à l’alignement entre les budgets des différents services et les objectifs de l’entreprise : lors de la phase de planification, pendant l’exécution et en cas de divergence.

Garantir l’alignement des dépenses avec les objectifs de l’entreprise

Les dépenses ne sont jamais simplement des dépenses, du moins si elles sont faites correctement. Il n’est pas facile de faire approuver un budget qui comporte une augmentation des dépenses ou des ressources. Le meilleur moyen de réussir consiste ici à montrer que chaque demande de fonds bénéficiera aux capacités des différents services, qui pourront alors contribuer à remplir les objectifs de l’entreprise.

Lorsque le processus d’approbation du budget implique des réunions entre chaque service et l’équipe dirigeante, il est primordial que les Achats y participent, même de manière passive. Les Achats doivent prendre part aux discussions sur la manière dont les investissements peuvent contribuer à remplir les objectifs de l’entreprise. Ils peuvent ensuite à leur tour aider chaque gestionnaire de budget à comprendre en quoi leur périmètre s’inscrit dans la vision globale de l’entreprise et comment faire face aux demandes de budgets supplémentaires.

Enfin, avant la soumission de la demande réelle, les Achats peuvent objectivement évaluer la manière dont les demandes de budget vont être reçues dans le contexte des pressions et de la concurrence du marché. Il s’agit d’une aide précieuse pour les responsables des services au moment de considérer clients et acteurs internes.

Favoriser l’alignement grâces aux solutions achats

L’objectif des Achats consiste à aider chaque service à se conformer à son budget. Nous utilisons ainsi plusieurs de nos outils technologiques pour garantir la conformité des processus achats habituels :

• Sourcing stratégique: la plupart du temps, le fait d’avoir plusieurs options à sa disposition contribue à augmenter la valeur totale créée. Ce phénomène est particulièrement pertinent en ce qui concerne l’entreprise car le budget disponible n’est pas illimité. Pour faire baisser la pression sur les budgets, les services doivent faire des compromis calculés et explorer des options créatives. S’il est loin d’être aisé, ce processus est sain et oblige chaque gestionnaire de budget à catégoriser les dépenses pour une bonne répartition du budget de son service, tout en s’assurant que l’ensemble des services parviennent à un budget équilibré à l’échelle de l’entreprise.
• Gestion du cycle de vie des contrats: le sourcing crée les conditions dans lesquelles l’entreprise obtient ce dont elle a besoin en échange de termes raisonnables. Ce principe n’est toutefois que théorique. C’est via la gestion des contrats que la théorie devient réalité. En surveillant les volumes d’achats réels par rapport aux volumes prévus, les prix facturés par rapport aux prix négociés, et les niveaux de service obtenus, les Achats peuvent superviser les performances et la contribution de chaque fournisseur et leur demander d’assumer leur rôle dans le cadre du respect du budget.
• Gestion des achats: de même que le Sourcing n’a d’impact que via les avantages des contrats, les solutions de gestion des achats (ou solutions Procurement) sont la clé pour mettre à disposition les produits et services appropriés auprès des acheteurs et des demandeurs disséminés. Si la conformité est facile à garantir, ces derniers auront peu de raisons d’abuser de leurs cartes d’achat ou de revenir vers d’anciens fournisseurs, en dehors de tout contrat et sans accord. Le fait que les flux achats soient centralisés permet également aux services de suivre précisément les achats mensuels et trimestriels en fonction du budget approuvé.

Respect des budgets : corrections en cours de route

Malgré les bonnes intentions, il arrive parfois que les services ne respectent pas leur budget. La demande peut augmenter de manière inattendue ou une rupture dans la chaîne d’approvisionnement peut obliger à opter pour une source d’approvisionnement alternative beaucoup plus onéreuse. Quelle que soit la cause, la première considération de l’entreprise doit viser les Achats. En sourçant de nouveaux fournisseurs ou en menant une négociation directe avec le fournisseur, les Achats peuvent ramener les sources alternatives dans les limites du budget ou étudier les pics de demande pour en comprendre la cause. Si rien ne peut être fait pour atténuer les augmentations inattendues dans une catégorie, les Achats peuvent contribuer à réduire l’écart dans une autre catégorie de dépenses couverte par le même budget.

Savoir anticiper pour garantir l’alignement du budget avec les objectifs de l’entreprise

Tandis que nous envisageons généralement le cycle budgétaire comme un processus annuel, il est sage d’anticiper les événements. Les projets sont souvent à cheval sur plusieurs exercices financiers et la participation des Achats, à l’échelle de l’entreprise et au niveau des services, ne peut que permettre d’aboutir à un résultat plus proche des prévisions. Un budget préliminaire, qui se concentre sur les dépenses dont on sait qu’elles vont se prolonger d’une année sur l’autre, permettra d’accélérer les projets de budget à venir et offrira davantage de clarté pour l’année en cours.

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