Mettre en place une vraie politique papier en 5 points

4. Optimiser aussi ses systèmes d'impression

Impossible de parler optimisation des achats papier sans prendre en compte le poste impression. La vraie bonne idée, selon Frédéric Métaireau, responsable administratif et d'exploitation à la Confédération générale des Scop, c'est de réaliser un audit de son parc impression afin de vérifier s'il est en adéquation avec ses besoins. Pour mener cet audit, la structure, qui représente 2500 sociétés, a fait appel à un cabinet conseil. "En plus du diagnostic réalisé, le cabinet CLB avec qui nous avons travaillé, nous a permis de réaliser de belles économies, en proposant des machines à des prix ultra compétitifs", résume le responsable.

Aujourd'hui, la Confédération générale des Scop, qui a renouvelé entièrement son parc, estime avoir dépensé quasiment 70% de moins que le coût initial. Un bon investissement. Car couplée aux préconisations organisationnelles du cabinet sur l'utilisation des copieurs, cette solution permet de réduire le coût du poste papier sur le long terme.

Autre idée qui a fait ses preuves: faire disparaître les imprimantes personnelles. L'Ugap a intégré ce paramètre dans sa politique papier. "Moins de copieurs, quasiment aucun en couleurs, un réglage systématique des machines en noir et blanc et recto verso, voilà ce qui a fait diminuer le coût des achats papier", illustre Wilfried Boudas.

5. Externaliser

L'externalisation des impressions se développe également, notamment pour les entreprises ayant recours à des papiers de communication externe. L'avantage: l'imprimeur se charge de gérer les quantités, évitant ainsi la gâche.

Le reprographe Electrogeloz propose d'ailleurs à ses clients de gérer leurs propres impressions et d'en suivre la consommation. Après avoir passé commande sur Internet, il édite des statistiques permettant à l'entreprise de surveiller sa consommation de papier certes, mais aussi de couleurs, les finitions... Le client peut même vérifier l'utilisation de l'impression service par service et ajuster en conséquence.

Certains prestataires aident à aller encore plus loin. Chez EPSA, cabinet de conseil expert en achat hors production, il est possible de diminuer non seulement ses coûts de papier, d'impression mais aussi de transport et de distribution. "Nous prenons en compte le coût total de production d'une brochure. Nous aidons notre client à optimiser le format de son produit pour éviter la déperdition de papier et lui permettre de payer moins de taxes Écofolio", dévoile Élise Duffour, consultante en achats du groupe. Une politique papier globale qui permet de réaliser des économies au-delà de la simple consommation.