Les 3 étapes du déploiement d’un SI Achats en entreprise

Le déploiement d'un SI Achats dans votre entreprise peut entraîner l’émergence d’un certain nombre de défis connexes. Comment réussit cette étape du projet?

Le plus souvent, ces défis découlent des incohérences en termes de processus, en particulier lorsque les entreprises s’appuient sur des systèmes manuels et inefficaces et négligent la communication interne. Combiné à d’autres variables comme les risques accrus dans la chaîne logistique, la croissance accélérée de l’entreprise ou les exigences réglementaires strictes, ce problème peut vite remettre en question l’intégralité du déploiement. Il faut garder à l’esprit que l’ampleur de ces défis est généralement proportionnelle à l’importance du besoin. Les responsables achats doivent donc persévérer et mettre en place les changements nécessaires.

Pour pouvoir tirer pleinement parti de leur nouveau SI Achats, les entreprises doivent mettre en place un processus unique et géré de manière centralisée. Heureusement, il est déjà très utile de pouvoir donner aux responsables de budget et aux décisionnaires la visibilité et le contrôle nécessaires sur les données de dépenses de l’entreprise. C’est une belle réussite qui s’avère payante. Voyons comment y parvenir en trois étapes.

Phase 1 du déploiement d’un SI Achats en entreprise : quels sont nos besoins ?

En matière de solutions achats, les entreprises ont l’embarras du choix. Mais pour choisir la bonne, elles doivent d’abord bien connaître leur situation et savoir ce dont elles ont besoin. À cette étape du projet, il faut organiser des discussions en interne sur les sujets suivants :

• Rédiger une liste de fonctionnalités avec la contribution de toutes les équipes et personnes susceptibles d’utiliser le nouveau système.
• Déterminer si l’entreprise accepte d’utiliser plusieurs solutions intégrées simultanément ou si elle souhaite utiliser une seule plateforme de bout en bout.
• Discuter de la potentielle intégration du système achats à d’autres systèmes existants dans l’entreprise.
• Décider s’il faut opter pour un système configurable ou pour une solution entièrement personnalisable.

Phase 2 du déploiement d’un SI Achats en entreprise : comment assurer l’adoption de la solution ?

Il est essentiel de bien présenter aux parties prenantes de l’organisation les fonctionnalités de la plateforme et ses avantages, tout en leur expliquant pourquoi il est important qu’elles commencent à l’utiliser le plus tôt possible.

Pour le service achats, il est essentiel d’assurer un suivi après le déploiement proprement dit, notamment en organisant des formations utilisateurs. Le service doit s’impliquer dans la formation des différents groupes d’utilisateurs en déterminant comment chaque profil interagira avec les informations et les fonctionnalités du nouveau système. En identifiant les cas d’utilisation spécifiques aux différents groupes d’employés (par exemple, la manière dont ils utiliseront le système et les produits qu’ils comptent acheter), le service achats pourra améliorer l’adoption du système dès le départ et cultiver de meilleures relations avec les collaborateurs.

Phase 3 du déploiement d’un SI Achats en entreprise : quelles améliorations attendons-nous ?

En ayant une meilleure visibilité sur les dépenses, sur les achats réalisés et sur les acteurs avec lesquels elles interagissent, les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions. Les collaborateurs sont également tenus de respecter leur budget de projets, et il est possible de rationaliser ou contrôler le nombre d’acteurs impliqués travaillant avec l’entreprise.

Enfin, les avantages des solutions achats ne se limitent pas à la réduction des coûts et à la gestion des dépenses : toutes les transactions réalisées via la plateforme peuvent être suivies, intégrées à des rapports et améliorées. Par exemple, cela peut influer sur la rapidité et/ou sur la précision du traitement des factures. Pour avoir une idée précise de la valeur de l’investissement réalisé par l’entreprise, il est utile d’inclure l’impact de ces gains d’efficacité au calcul du ROI.

Processus de déploiement réussi = résultats métier durables.

Même si les déploiements tendent à prioriser l’évolution des processus et des technologies, les personnes sont au cœur de ces nouvelles opportunités, aussi bien sur le plan individuel que collectif. Le service Achats doit parler du changement à l’échelle de l’organisation et faire le nécessaire pour obtenir le soutien actif des parties prenantes. Cela permet de s’assurer que le déploiement convienne à la fois au service achats et à l’entreprise dans son ensemble.

Rendez-vous sur la Plateforme Cloud Determine pour découvrir comment assurer la réussite de chaque phase tout au long de votre processus de déploiement. Demandez une démonstration personnalisée.